高校财务信息化之投递式报销相关问题探讨

王川

【摘要】投递式报销的产生给高校财务和报销人员提供了便利。文章对于投递式报销的现状及利弊进行分析，并针对现存问题提出改进建议，对于提高高校财务核算服务质量有着重要的意義。

【关键词】高校财务；信息化；投递式报销；审批系统

【中图分类号】G647.5

一、高校财务信息化建设的重要性

随着高校的不断扩招和国家对高校科研经费投入的增加，高校的经济活动越来越复杂而且金额越来越大，给高校的财务核算服务工作带来了巨大的挑战。现场报销的方式经常会出现大量的人员排队，因为单据不齐全重复跑路等问题，消耗了财务经办人员大量的宝贵时间，传统的手工报销方式已经不能满足日益增长的会计核算服务需求。高校会计信息化改革迫在眉睫，会计信息化建设在高校财务工作中的重要性日益凸显。会计信息化不仅可以提高会计核算服务的效率和质量，保障高校的科研教学等经济活动的顺利开展；同时也有利于实现财务信息公开透明，对高校的经济活动进行有效监督；改进财务的预决算分析，提升高校的预算管理水平；促进学校各部门之间财务信息共享，提升高校的财务管理水平，对于服务高校的各项管理决策工作具有重要意义。会计信息化建设涉及财务工作的方方面面，在财务工作量逐年增加，但是财务人员数量有限的情况下，如何提高基层财务的工作效率，提高会计核算的服务水平，提升高校师生的财务服务体验成为亟待解决的问题，而会计信息化建设在解决这些问题方面起着不容忽视的重要作用。

二、投递式报销的现状及利弊分析

目前高校财务的报销方式主要为取得相关票据，填写报销单，找到相关负责人逐级签字审批，将审批完的票据及报销单交至财务，等待现场审核报销。在这个过程中，一方面经办人员由于排队、签字耗费了大量时间；另一方面财务的审核人员在处理现场报销业务的同时还要接听并回复大量的咨询电话，随着报销单据及报销排队人数的增加，工作压力也越来越大；当报销业务出现问题，不符合报销规定，经办人员不能理解的时候，双方都面临着很大的压力，很容易出现矛盾冲突。为了提高财务核算的服务质量，很多高校采取了投递式报销的方式，开发并使用自助投递机成为了众多高校的选择。

（一）投递式报销的优势

投递式报销，主要是由经办人员登录学校的财务报销系统，输入相关的院系及项目编号，填写报销事由及金额，提交并打印之后，找到相关领导签字，然后将纸质材料投递至自助投递机，财务部门每天定期取单、分发，由财务审核人员复核纸质材料，确认无误后，通过扫描二维码进行系统接单、制单，并通过网银进行付款。

在投递式报销下，经办人员填写报销单不受时间和空间的限制，无论在家还是在学校都可以操作。自助式投递机可以投放在学校不同的位置：教学楼、办公楼、甚至校内的银行等金融机构，24小时开放。投递式报销方便师生随时随地投递，打破了空间和时间的限制，满足了师生使用零碎时间就近投递报销的需求，并且解决了大量人员排队等待的问题，大大节省了报账的时间。另一方面，对于财务审核人员来说，在制单的过程中，可以减少部分手工录入的工作，提高了工作效率；同时因为减少了面对面办事的接触，财务人员可以专心核算或者接听电话，不需要同时做几件事情，大大降低了出错率；对于不符合财务规定的报销事项，可以通过发信息和打电话沟通，减少了面对面发生冲突的机会，既提升了师生的服务体验，又减轻了财务人员的心理压力。

（二）投递式报销的问题分析

1.问题单据往返跑路

由于投递式报销不需要经办人员到现场办理，而很多投递报销单的师生并不是专业的财务人员，对于国家的财经政策和学校的报销规定不是很熟悉，经常会出现一些不符合报销规定的单据，例如：发票少签字、少验证真伪、审批手续缺失、报销材料不齐等，在投递过程中遇到这种情况都需要财务审核人员逐一通知经办人员，经办人员再次来到财务部门，拿回单据，补充完整后重新投递，增加了问题单据的往复次数。

2.审批签字流程复杂，等候时间长的问题没有解决

投递式报销中，相关票据的审批签字需要相关领导提前在报销单据上签好字才可以投递报销。高校的财务政策性强，管理规定比较复杂，审批流程比较多，在报销过程中，区分不同的业务类型、不同的金额大小、不同的部门等，都需要不同的审批人签字，比如，一笔大额设备费用付款，很可能需要项目负责人审批，院系主管领导审批，设备处审批，财务处领导审批等。但是因为高校负责审批签字的人有一部分并不是专职的行政人员，而是担任教学科研工作的一线教师，经常会出现出差不在单位或者开会不方便签字的情况，并且不同的审批签字人的办公地点也不同，如果一项业务涉及几个领导的审批签字，经办人员就需要跑几个地方找不同人签字，遇到找不到的情况还需要长期等待，最后完成审批签字的时间很长，一项业务从发起到完成需要经过漫长的等待和重复跑路。如果在提交财务审核后，发现签字不对或者缺少签字的情况还需要取回单据，重新申请，再次等待，开始再一次艰难的签字之旅。这种情况下，从发起报销事件到最终报销完毕，还是需要比较长的时间。

3.借款冲账无法实现完全的投递

对于部分办学规模较大的院校，由于学校的教学办公地点分散，为了方便师生办理业务，财务的办公场所不只一个。对于老师提前办理了借款需要冲账的业务，由于借款的时候填写了纸质的报销单并提交了相关的合同协议等材料，所以冲账的时候，需要老师到当时借款的财务办公场所查找自己当时的借款材料，才能冲账报销。在此类业务当中，投递式报销失去了其随时随地投递报销的优势。

三、解决投递式报销相关问题的对策

（一）减少问题单据往返跑路

自助式投递报销产生往返跑路的原因主要是单据不符合财务的相关规定。高校财务的政策性强、专业性强，而且财务制度主要是文字形式表现，对于大多数从事报销的非专业财务人员来说理解困难，同类型的经济业务对于不同的经办人员可能就会产生偏差，产生不同的理解，出现反复补充修改材料的情况。建议可以使用流程图、视频教学、举例示范等多种方式使财务制度更加通俗易懂，减少因为理解错误产生问题导致的重复跑路。此外，高校从事财务报销的人员很大一部分并非专职的财务，还有繁重的科研工作或者其他的行政工作，而且部分报账人员的年龄偏大，财务知识缺乏并且老化、业务素质不高，同时由于工作量大，且种类复杂、繁多，没有时间参加财务举办的各种培训，以至于不能及时了解学校财务的相关规定和变化，对于报销的手续和流程不能掌握。针对这个问题建议开展经常性的线上或者线下多种方式的培训，可以采用线上打卡、微信推广、现场签到等方式增加被培训人员的参与度；此外还可以在报销系统增加报销材料说明等方式提升报账人员对于财务规定的理解，减少出错率。

（二）提高签字审批效率，减少签字审批的等待时间

1.财务签字审批系统的开发

由于财务对外付款是经办人员在办理对外付款业务过程的终端環节，一旦经办人员完成了投递，意味着已经经历了各种漫长的签字审批和材料准备的过程，这时候如果被财务人员通知由于材料不齐，签字不全等原因退回，需要重新签字审批，很容易将矛盾集中在前台的财务审核人员和经办人员之间，既降低了师生的财务服务体验，也会降低财务人员的工作效率。鉴于高校的财务管理相对严谨的状况，为了减少经办人员在签字过程中的重复跑路，针对线下审批签字等待时间漫长的问题，建议开发线上审批系统，并且将线上审批系统与财务系统对接，减少重复跑路的问题。

针对线上审批签字系统的开发，笔者设想如下：报销人员在自助报账系统填写相关的财务报销事项，并上传发票、合同等相关附件，提交至相关院系领导及校级相关部门审批，等事项审批完成后，由系统反馈至经办人员。审批意见分为两种，同意与不同意。同意的情况，经办人员可以将报销单据在网上提交并打印，通过自助投递机进行投递，此种情况在报销单和财务系统均可体现签字审批的意见，财务收到报销单后直接进行处理；不同意的情况，审批人员会将审批意见及需要补充的材料通过审批系统反馈至经办人员，由经办人员进行补充完善后重新提交审批，直至审批通过之后再打印报销单，提交财务。

审批系统建立的困难除了在于需要全校院系师生及部门的全力配合，还在于不同金额、不同业务类型、不同院系的财务规定可能不尽相同，要财务经办人员完全掌握比较困难，如何将各个院系的特殊财务规定和学校乃至国家的财务规定都融合进入审批系统，减少财务经办人员的记忆成本，实现审批流程的标准化，减少审批的往复过程，提高工作效率，减少等待时间等非常重要。针对以上困难提出以下建议：对于全校不同部门的特殊规定，可以搜集整理，并嵌入到财务报销系统；对于不同院系的领导签字审批，建议搜集有关人员的电子签名，开发多种签字方式，分为电脑端和移动端、手写、上传图片附件等；对于不同院系报销规定的特殊之处，建议区分一般规定（即所有院系都要遵守的财务规定）和特殊规定两部分，一般规定直接在报销系统中锁定，对于特殊规定，各个院系提交需求，分类别嵌套进入整体的审批系统，而报销系统除了一般分类日常报销、差旅费报销、借款等，在此分类的基础上根据需要下设特殊审批类别，例如：固定资产和材料类、后勤类、会议类、学生相关类、人工劳务类、科研类等，每个类别再根据金额进行分级，每个金额的层级需要哪些领导签字分别嵌入系统。根据经费使用的项目所属院系，系统筛选是否显示以及如何逐级显示审批层级。具体操作流程可以简单用流程图列示（见图1）。

在整个审批流程中，审批意见的反馈以及提醒可以通过微信、短信以及APP等方式实时推送，提高审批效率。审批系统的上线可以大大节省经办人员在学校复杂的审批制度规定下的跑路时间以及等待时间，同时，使用审批系统可以规范签字流程，减少经办人员由于不熟悉财务规定而漏签、少签发生的错误，降低出错率和返工率。审批人员无论是否在学校，无论任何时间都可以进行审批，彻底解决了传统财务报销中由于领导出差开会等不能及时审批的情况，完全打破了时间空间的限制，提高经办人员的办事效率。

2.合同审批系统的开发

在财务报销过程中，领导签字审批需要大量的往返跑路和时间成本，另外合同的签署和盖章需要消耗大量精力，合同审核盖章所需要经历的流程复杂，时间漫长。经办人员在合同签署的过程中需要往返多次，奔波于多个部门之间，一笔科研业务的对外支付可能因为合同签订的复杂流程而延长了付款时间，然而对于大额支付业务，财务人员又不能在没有合同的情况下进行办理，最后付款时间长、办事效率低的矛盾集中在了财务。针对此种情况，建议可以实现合同的网上审核及盖章，并将最终审核通过、盖章完成的合同扫描件上传并且关联至财务系统，便于财务查看和备案，减少经办人员因为合同问题的等待时间及往返跑路成本，提高办事效率。

（三）借款材料电子化，实现冲账业务的投递式报销

现在的高校借款，大部分是网上申请、打印、投递纸质材料，财务留存纸质借款单及合同协议等相关材料，冲回借款的时候需要持查验的发票及真伪等相关单据到财务找到相关的借款卡片和借款单据进行冲账。不能完全实现投递式报销，对于大型的院校，财务部门分区核算报销的情况下也不能跨区报销，提高了财务经办人员报账的时间成本。

针对这种情况，建议在借款业务中，在实现了线上的签字审批和线上的合同审批的前提下，可以将两个审批系统与财务系统相互关联，在借款业务发生时，财务人员可以在财务系统中查看借款业务相关的线上审批情况，同时要求经办人员上传借款业务相关的合同协议等附件以及审批签字的电子版材料，并且在财务报销系统中生成电子借款单，借款业务不留存合同协议等纸质材料。在冲账业务发生的时候，由财务经办人员在网上填写冲账业务的日常报销单，并投递发票以及所有的纸质附件材料，包括合同协议及相关的审批手续的纸质材料；同时给所有的财务审核人员进行授权，打破院系和财务分区的限制，任何一个审核人员都可以在系统中调取相关的电子借款单和合同协议等电子版借款材料，收到纸质材料的审核人员复核电子版材料和纸质版材是否一致，没有问题就可以进行冲账，从而实现冲账业务的自助投递报销。

四、结语

在日新月异的现代化进程中，随着工作节奏的日益加快，高校财务有许多需要改进的地方，而财务的电子化、信息化的不断进步是大势所趋，这也是提升师生的财务服务体验的重中之重，给现代高校的财务核算服务工作带来了巨大的挑战和机遇，相信随着改革的逐步深入，我国高校的财务核算服务工作一定会实现质的飞越。

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