国际货运代理企业的内部控制

崔梦奇

摘要：我国国际货运代理行业发展对于促进国内消费市场升级、助力对外投资合作、推动我国对外贸易和外向型经济发展起到了不可磨灭的作用。然而，随着国际货运代理市场规模的不断扩大以及行业竞争的加剧，货运代理企业内部控制能力薄弱这一问题也逐渐显现，并严重制约了企业的长期发展。面对我国国际货运代理行业市场竞争的日趋激烈，企业只有不断建立健全自身的内部控制体系，并在日常经营管理中严格执行内部控制制度，才能为其业务水平的长足发展提供根本支撑。

关键词：国际货运代理企业;内部控制;对策与建议

一、前言

国际货运代理一词在联合国亚太经济合作组织中是这样被定义的：货运代理本身并不起运输的作用，而是代表客户安排运输。国际货运代理业是指从事由进出口业务的收货人、发货人委托办理的国际货运及其他相关服务。国际货运代理业务至今已经经历了较长时间的发展，并且随着国家经济水平的提高，国际货运代理这一行业逐渐显现出蓬勃的生机。我国国际货运代理行业的飞速进展得益于20世纪80年代国家对于国际货运代理行业限制的大幅减少。根据《商业部：2017中国国际货运代理行业发展报告》，我国已备案的国际货运代理企业数量已达4.2万余家，行业相关从业者达250万人。随着国际货运代理行业从业主体的不断增加，行业内部的竞争也日趋激烈。

当前我国国际货运代理行业正处于重要的变革转型期，如何依托企业的专有技术、专有设备、专有人才来强化企业流程管理、服务能力管理成了国际货运代理企业面临的重大问题。我国的国际货运代理企业要想在全球贸易的大舞台上始终屹立不倒，就要一步步加强并完善其内部控制体系建设。

二、我国国际货运代理企业内部控制现状

（一）内部组织结构分工混乱

企业合理的内部分工能够使得每个部门各司其职并相互牵制，并推动各个业务流程高效运转。但是国内大多数国际货运代理企业都存在把重心放在不断扩展业务领域，而忽视对于流程的管控问题。有些公司为了提高效益，认为全员都兼任销售职能，这使得员工既要完成自己的工作任务，还要负责揽货和出货。员工既授权业务又执行业务，整个操作流程缺乏应有的管控，出现错误不能够被及时发现。同时还会出现多人管理简单的事务，却无人管理复杂事务的混乱局面。

（二）缺少内部审计

企业的内部控制十分重要的一部分就是内部审计，它能够影响内部管理的实施效果。企业的内部审计是一项相对独立的活动，它并不影响企业其他经营活动，但是能有效监督审查各项活动的每一环节，起到加强管理、防止舞弊、提高效率等作用。

国际货运代理企业往往有多个分支机构，那么对于分支机构的监督管理就成为国际货运代理企业内部控制的重点工作。分支机构是受托总部而建立的，内部审计需要定期监督各个分支机构的经营目标是否与总部相一致。内部审计能够确保受托责任的顺利履行，确保各受托单位顺利开展受托活动。

目前，一些国际货运代理公司只注重经营目标的实现以及业务的扩展，但却不注重对于分支机构的管理，这使得公司面临无法持续健康发展的隐患，增加了其经营过程当中的风险。

（三）应收账款管理漏洞

国际货运代理行业的业务特性使得企业资产中很大一部分是应收账款。企业应收账款的内部控制不仅影响企业整体的资产水平，同时影响着企业最为重要的现金流。国际货运代理企业的注册资本最少要500万元，但是大多数企业在成立以后把注册资金用于投资别的项目，只留下经营周转所必需的资本。企业因为流动资本的减少，使得经营风险增大。企业在经营过程中如果遇到失误，需要支付大额赔偿金和违约金，就有可能导致由于资金无法周转而无法继续经营。

（四）绩效考评控制不足

相对于西方较为成熟的内部控制体系，我国的内部控制还存在许多不足之处。其中比较重要的一点就是绩效考核与激励机制不完善，没有建立起有效的考评与奖惩机制。虽然国际货运代理公司会设置有利的计划，但是如果缺乏有效的管理考核与绩效考评，就会导致计划执行的效果不利。国际货运代理公司的员工会因为公司没有建立全面的绩效考核与奖惩制度而缺乏工作的积极性，从而影响公司整体的盈利状况和长远发展。

（五）电子信息化水平较低

国际货运代理业的健康发展依赖于强大的网络支撑，良好的网络环境能够促进企业的快速发展。国际货运代理公司的分支机构间的信息共享需要利用网络信息技术，完备的电子信息系统能够帮助企业了解最新的物流信息以及运输信息，有助于企业合理了解市场行情而提供准确的报价，并掌握货物的运输状态。如今大多数企业只注重业务网络的建设，却忽视了电子信息系统的建设。这导致了各个分支机构问的信息很难共享，无法掌握最新的市场状况，公司的业务系统和财务系统没有形成统一整体，企业的管理层对于企业的盈亏状况了解滞后。不完善的电子信息系统制约了国际货运代理企业的正常发展。

三、改善国际货运代理企业内部控制的对策与建议

（一）组织结构控制

权责划分对企业内部控制的实施、经过与结果以及企业的组织结构产生影响。国际货代企业应根据自身业务特点采取扁平化的结构，以尽量加快决策响应速度，加强业务质量与水平。在企业里的不相容职务一定要分开，即在每个事项里要做到记录者与管理者分离，实施者与授权者分离，记录者与实施者分离。使得至少有一人或是多人来审批监察每项业务。在计算机信息系统中，要明确分离各个模块的权限，并且要安排好每个部门的具体职责分工，例如客户资料的审批和保管应当与客户资料的录入和使用分离开，数据统计分析与业务数据的输入权限相分离。

（二）内部审计控制

内部控制中很关键的一步就是内部审计。内部审计的作用是提升企业的运行效率，从而优化企业的经营活动。内部审计的方法一般具有规范化和系统化的特点，在风险识别和管控以及优化治理的基础上，大力推动了企业实现自身的目标。企业的内部审计控制可以加强企业的管理工作，通过企业的治理结构的优化加强企业对于风险的管控，完善企业的自身价值。

（三）资金控制

企业需要通过有不同的控制措施和各种各样的资产类型来实现资产安全。合同的管理控制一般存在于无形资产的管理中;对于实物资产的控制依赖于盘查制度的建立，良好的绩效考核与激励机制能够保障企业人力资产的整体水平。并且因为资金资产的流动性强、不易控制，成了资产安全需要控制的重点内容。企业为了加强资金的合理管控，要设计完善资金的循环控制。

（四）员工及绩效考核控制

内部控制作为管理活动，人是其进行管控的主要目标。内部控制制度要靠公司人员来具体操作，其对于内部控制度的订立和实施起到关键作用。对于国际货运代理这种员工众多的行业来说，加强人员控制理应是放在首位的。

首先，内部控制要想发挥应有的作用，就要提高员工的整体水平。在选择和聘用员工时，不仅要看重他的个人专业能力，而且还要看他的团队合作、交流水平以及个人品质，技术水平和道德品质都是选择员工的关键。

其次，公司要加强培训员工。通过培训，公司可以向员工传输有用信息，员工会更加明确自己在公司中的职责，并且员工的专业技术水平也会大大提高，使得未来他们的工作质量上升，工作效率提高。通过对员工培训，企业的文化和经营理念能很好地传达给员工，员工在工作中的能力得到改善。通过培训来激励员工，员工将更加忠诚于公司，并且对于员工的个人发展也有益。

最后，建立完善员工的绩效考核机制对于企业来说也是十分重要的。众所周知，员工的个人目标一般不能完全符合于企业目标，因此可以通过绩效考核机制来引导员工，使得员工的个人目标不断向公司目标靠近。完整有效的考核机制既能够让员工完成企业既定的经营目标又能满足自身需求，推动了企业和个人的进步。

（五）电子信息系统控制

在当代，国际货运代理企业的经营也比较依赖于IT信息技术和网络。由于信息是企业的重要资产之一，所以也越来越受到人们的重视。通过企业的业务部門，大量信息被IT系统迅速、精确地加工。处理过后的信息能够被迅速利用，有利于企业的开放化，并且加深了各个部门问的联系，改善了企业的内部控制环境，这一过程即企业资源规划（ERP）的实施。ERP系统在内部控制中发挥着重要的作用，它通过高效的计算机程序，使得企业的各个部门随时获取分类信息。