高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

周胜

【摘要】高校建设离不开各个环节。当前在“互联网+”背景下，高校数据化建设工作也在不断发展完善，而档案管理工作更是高校必不可少的基础环节，积极推动高校建设好档案管理数字化是适应社会发展必然要求。该文拟简单探讨高校档案管理数字化发展过程中遇到的问题和解决对策。

【关键词】高校建设;档案管理;数字化

伴随着信息网络技术的不断发展和广泛应用，高校的发展也在不断适应社会发展，包括教学方式、人事管理、教研研究和档案管理等一系列工作，都在由纸质管理模式逐渐转向数字化管理模式，档案管理作为高校建设的重要组成部分有着重要意义。然而随着信息技术的快速发展，在推动高校档案管理数字化发展进程中，也存在着不少问题。

一、推动高校档案管理数字化的意义

21世纪是一个信息爆炸的时代，信息技术不断发展，并伴随着互联网平台广泛应用在人们的生活中，实现信息社会数字化建设是必然趋势。而高校档案信息数字化对我国高校建设进一步提高起着重要的作用。高校档案作为记录高校发展的第一手资料，涉及许多方面，种类多、信息量大是它的主要特征。高校建设离不开档案管理，它是最能直接表现和反映高校发展的历史进程和真实情况，包含着许多珍贵信息和科研成果，是不能忽视的宝贵财富;同时档案管理是保证高校能否稳定发展的重要环节。但是，目前我国很多高校在推动档案管理数字化工作还存在着很多问题，不利于档案管理工作效率和工作质量提高。这就需要高校管理层能够及时转变思想观念，切合实际情况，正确把握时代发展的潮流，以科学发展观提升教育创新理念，推动高校档案管理数字化有效发展，不断完善数字化管理网格化，实现方便快捷的档案信息资源共享，促进高校的良好建设。

二、高校档案管理数字化发展面临的主要问题

（一）硬件和软件设备缺少投入。高校档案管理数字化建设需要充足的软件和硬件设备投入到工作中，这也是想要更好开展档案信息数字化建设关键的一步。首先，档案信息数字化需要良好的网络连接环境，需要支持信息传递稳定输送，但是目前很多高校在这方面并没有过多的投入建设，受到自身或者某些客观因素限制，导致一些过于老化的硬件设施没有得到及时更新，信息管理系统难以实现大容量的网络信息输送。其次，软件技术手段较落后，无法提供给工作人员高效便捷的工作系统、处理各种文件的软件以及身份识别系统和信息共享系统。这影响了高校档案管理数字化发展的步伐，滞缓了推动其发展的进程。

（二）管理规范和标准体系不统一。高校档案管理没有建立统一的管理规范和体系，各校发展参差不齐。由于档案管理数字化工作共享安全要求高、操作处理技术要求严，需要统一的技术支持、管理体系和工作标准。但是目前高校并不能实现这样的要求，导致档案管理数字化信息在收集、分类、归档和共享的流程缓慢，造成各个高校之间档案信息数字化工作建设进度不一致。又因为制度不健全，管理体系没有得到完善，缺少相应的管理制度意识。

（三）缺乏专业性人才。档案信息数字化需要具有专业知识的人才，既要懂档案管理，也要会使用现代信息技术，以及需要良好的队伍建设，因此对档案管理人员有更高的要求。目前档案管理队伍整体素质较低，专业能力相对较差，他们没有接受过专业的培训，导致在工作时计算机操作困难、档案整理缓慢、共享信息不方便，工作效率低。不能很好地應对高校档案管理数字化建设工作，难以适应高速发展的信息网络技术需求。专业人士的缺失也导致档案管理队伍整体素质不高，制约了档案信息数字化发展朝着专业化的道路发展。

（四）安全意识薄弱，没有得到重视。档案信息数字化建设对我国高校建设发展有着十分重要的作用。就我国高校现状来说，学校对它的重要性还没有清晰的认识，意识不到档案信息数字化建设工作的重要性，又因为档案文件具有一定的保密性，对它的宣传力度小，老师和学生无法充分了解到它的重要程度，使档案管理在学校各个部门容易受到忽视。对电子文件的安全意识也较为薄弱，安全隐患问题主要表现在档案信息在网络共享容易受到入侵，文件查阅没有严密性，某些职工甚至可以随意查看档案文件。这是目前高校档案信息建设中存在的普遍性问题。

三、提升高校档案管理数字化发展的对策

（一）加大基础设施投入。档案的载体和记录方式也随着互联网信息技术的发展而不断革新。推行数字化工作建设不仅需要人才的支撑，也需要优良的基础设施和系统软件，引入先进的数字化硬件设施。高校应该提高对档案信息数字化工作的经费使用，及时更新硬件设备，积极引进先进的基础设施，比如网络系统、扫描仪、计算机等，为高校档案管理数字化工作提高物质保障。同时，信息数字化要求高校选择一款适合学校系统、功能全面的档案软件，使用一些高水平、系统功能完善的档案管理软件，能够适应工作人员在工作中的操作需求，这是推动档案信息数字化的关键一步。

（二）建立健全的高校档案管理制度。任何一项工作的推行，都会存在一些问题，档案信息数字化发展也是如此。我们应该健全专门的高校档案管理制度，并且建立起一定条件的监督机制，以便于管理制度的顺利实施。教育部在2008年9月1日起就颁布了《高等学校档案管理办法》，在推行实施的过程不断修改完善，高校档案管理工作在慢慢改正，也在不断探索恰当的管理制度。首先，应该明确高校档案管理人员的工作职责，建立严格合适的管理规范，使工作人员遵循工作要求，在档案整理工作的各个环节都能按照标准来实行。其次，建立一个专门的监督小组，督促工作人员的工作情况，有利于提高工作人员的工作效率。最后，简化工作程序，便捷有效地处理档案信息。只有建立一个完善的管理规范和标准，才能使工作健康有序。

（三）建设专门的人才队伍。网络信息技术快速发展，离不开高素质的专业人才，一个专业队伍的建设也需要这样的复合型人才。档案管理人员作为实现档案信息数字化建设队伍中的关键，需要具有较高的知识素养。因此对这方面人才的培养刻不容缓，高校也要与时俱进，对现有工作人员进行专业培训，提高他们的业务能力、培养他们的专业素养以及更新他们的专业知识。同时，现在许多高校都有开设针对实现档案信息数字化发展的专业课，高校也要积极引进既懂档案管理知识，又懂计算机技术的高级人才，充分发挥他们专业优势，提升高校档案管理建设队伍整体的专业化能力。另外，高校也可以建立良好的工作竞争机制，对提高工作人员的竞争意识，对调动工作人员的积极性和工作能力十分有利。档案工作人员的素质提高了，档案管理队伍也会不断进步，才会使档案管理数字化发展更加快速走上专业化的方向，取得更好的成效，更好地满足高校对这方面人才的需求。

（四）加强安全管理，提高重视。网络安全问题急需解决：一方面，国家需要制定严格的信息保密制度，让工作人员依法办事，严格遵守规则，培养从业人员的安全保密意识;另一方面，学校需要建立多种安全防范措施应对网络系入侵者的破坏，建立一套完善的管理系统，争取落实到人，有事必究的管理机制。我们需要提高档案信息数字化工作的重视，加强学校对档案管理知识的宣传力度，让大家对它有更多了解，学校要加强对它的重视，也要得到学校各个成员的支持，这样有利于改善档案管理工作人员的工作环境、提高影响力和学校各个部门的管理意识。档案信息数字化工作才能更好为学校服务，使它的作用得到充分发挥。

四、结语

高校档案管理数字化发展工作的推行，仍然存在着很多问题，这要求我们在使用过程中对其不断完善。现在越来越多人把目光关注档案信息管理的各个环节，人们的个人信息安全意识也在不断加强，这使档案信息数字化推进工作获得一个很大的进步。这对推动高校信息化建设有着十分重要的意义，也是必不可少的环节之一。高校除了要注意物质层面的问题，也要对专业素质人才培养加以重视，不能为了完成工作而工作，要切合自身实际情况制定符合学校发展方向的措施，从而不断提升高校档案信息数字化的发展水平。

【参考文献】

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社，2001.

[2]毛凌.论高校档案管理存在的问题及对策[J].才智创新教育，2015.