信息时代档案管理的几点思考

郭剑

摘    要：信息化理念的到来为人民的生产生活带来了新的机遇和新的挑战。尤其对于档案管理工作来说，如何利用好信息技术，成为了当前亟待解决的问题。本文浅析信息时代档案管理工作中存在的问题，并提出了解决信息时代档案管理问题的对策。

关键词：信息时代;档案管理;几点思考

一、信息时代对档案管理的新要求

信息化时代的快速发展给我国档案管理工作提出了一系列新要求，具体表现在以下几个方面：

1.1逐步实现档案管理文件的电子化和信息化

为了实现档案管理工作的信息化，必须提前做好相关档案文件的信息化工作。一方面要将过去的纸质文件通过信息化设备来将其电子化，在实现电子化的过程中要切实保证各项资料的真实性;另一方面要做好当前各项电子资料的收集和整理，及时对电子档案库进行相应的更新。

1.2及时做好各项电子档案的整理和归档工作

首先要根据档案管理工作的要求对相应的电子档案进行相应的编码和排序，通过编排可以使相关电子档案利落整齐，一看到相关编号就能知道是哪一年的档案，方便后期的归档和利用。其次要做好归档工作，相关的电子档案要按照要求进行归档，并详细地做好记录工作，方便档案的查找和应用。最后要严格制定科学的电子档案管理制度，确保电子档案机制能够得到很好的应用[1]。

1.3根据档案管理信息化的工作要求做好相应的信息化工作

一方面要及时购买相应的信息化设备，比如计算机、打印机、扫描仪等等，顺利完成档案电子化的相关工作。二是建立档案管理信息化的相关搜索和数据库的工作，搜索引擎的建立是为了后期信息化档案的利用，更充分完成档案管理的信息化，才能切实提高档案管理效率。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

2.1电子档案管理工作的安全性存在问题

信息时代下的档案管理工作不同于以往，信息化档案管理模式更快捷、高效，但同时也为档案管理工作带来了新的安全问题，在使用电子科技进行档案管理工作室，有心之人可以利用其计算机技术窃取档案文件中的信息和数据，造成损失。另外。电子档案文件的存储特性，使得一旦计算机出现故障，很容易造成信息不可恢复，对电子档案造成破坏，影响电子档案的安全性。

2.2信息化档案管理统一性不高

要实现档案管理工作的时效性、高效性，就要对档案管理工作进行统一、规范的管理，从而实现管理工作的标准化、科学化。但在时间建设过程中，很多档案管理工作之间存在严重的差异，形成了孤岛现象，无法实现档案管理工作的资源共享。各单位系统软件不统一、档案存储模式不统一，使得互相之间的档案管理工作不兼容，导致大量资源的浪费，无法形成档案自动化、统一化、标准化、科学化，这在一定程度上阻碍了档案管理工作的整合发展。

2.3档案管理工作人员综合素质没有得到提升

信息化时代下的档案管理工作需要更规范化的档案管理手段和具有更高综合素质的档案管理人员。在实际档案管理工作中，一部分工作人员的综合素质没有跟上信息时代发展的步伐，对信息技术在档案管理工作中的应用不够熟练，影响了档案管理工作的效率和质量[2]。

三、措施分析

3.1构建信息化档案管理模式

信息时代，档案管理的创新与发展离不开信息化档案管理模式的构建。管理人员在树立信息化工作理念、深入了解信息化技术与手段的基础上，还需再次学习先进管理理念，确保自身能力符合信息时代档案管理工作要求。妥善落实档案信息备份工作，树立数字档案操作安全意识也是重要内容。为数字档案提供安全保障，避免档案信息被删除、篡改等情况的出现，需要管理人员做好电子档案储存工作。

3.2建立健全档案管理信息保障体系

信息化时代的来临，数字技术、信息技术的应用是大势所趋。随着档案管理工作的电子化、数字化进程推进，也对档案管理工作的保密性和安全性提出了挑战。要在信息时代不断提升档案管理的安全性、可靠性和保密性，就要建立健全档案信息保障体系。加强档案管理人员管理观念，加强电子文件的归档管理，注意保存和保护统一的档案工作密码，定期进行更换，大量的档案文件电子转化、接收、处置和存储工作采用标准的、科学的、统一的数字化技术手段。保证转化后的电子档案能够准确表现、保护原始信息。在档案管理工作中尽量隔离内网和外网，定期做好备份工作，建设电子档案的存储、查看和定期维护的制度。注意对电脑设置防火墙，及时、定时进行杀毒，保证电子档案的安全性、可靠性和保密性。

3.3构建档案资源共享平台

信息时代，档案管理工作开展需立足于纵向与横向兩个层面，不断增强各个部门间的联系。信息时代进一步增加了社会资源与信息资源的数量，仅凭单一的部门根本无法将档案资源管理工作顺利完成。这就要求各个部门之间密切联系，共享档案信息，通过信息共享平台共享信息资源，进一步完善档案管理体系。依托信息化技术能够自动化管理电子档案、自动上传档案信息，实现档案利用效率的提升。完善信息化网络平台，增强电子档案自动化管理措施，促使电子档案价值提升。传统档案管理工作，基本都是以人工的方式查询、搜索档案，耗时长，严重影响档案管理工作的效率。信息时代的档案信息管理工作，可以通过相应信息化平台的构建，实现档案信息的快捷、迅速查询与搜索，从而提升档案管理服务质量与水平[3]。

3.4加强档案管理人员的综合素质

在实际档案管理工作中，要确保信息化档案管理工作，就要加强档案管理工作人员的综合素质，不仅需要档案管理工作人员熟练掌握档案知识，还需要档案管理工作人员掌握一定的信息技术、计算机技术、数字技术。同时还需要档案管理工作人员具有一定的大局观和时代意识，对于信息化时代档案管理工作人员的使命有着清醒的认识。要加强对于档案管理工作人员的培训，定期组织档案管理人员的交流活动，使其互相交流信息化时代档案管理工作中的先进经验，定期组织管理人员参加学习，使得档案管理工作人员熟练掌握信息化时代的档案管理方式。

四、结束语

综上所示，面对这些挑战，应当加强档案管理信息建设、建立健全档案管理信息保障体系、加强档案管理人员的综合素质，以推动档案管理现代化、信息化、科学化的实现。

参考文献：

[1]李丽敏.浅析信息时代档案管理的创新与发展[J].价值工程，2018（33）.