新形势下档案管理思路探讨

辛淑芸

摘    要：在信息化技术不断发展的进程中，各行各业都开始将信息化技术应用于行业管理中，实现了数字化的管理。档案管理也不例外，其在将信息化技术应用到档案管理中后，电子档案应运而生，档案管理逐渐进入到电子档案管理的阶段。本文就新形式下档案管理创新进行了探讨，从而保障档案管理事业的长足发展，以供参考！

关键词：档案管理;新形势下;管理思路;探讨

一、行政事业单位档案管理现状及存在问题

1.1科技化管理程度低

随着当前国家信息化的发展构建，办公自动化、电子版文件管理和文档的一体化等各种类型的新生高效办公手段对国家的办公效率有了极大的提高，这些基于互联网的电子档案管理模式和管理构架与原来传统的档案管理方式是有着截然不同的发展思路的，因此传统的档案管理经验并不可以完全生搬硬套到现在的档案管理制度上的。因为在电子化的格局之下，文件自身的起草、修改以及对文件的纸张实体化印刷都有显著不同的区别，其中最明显的就是其可复制性和公开性。这种特征让传统管理纸张档案的思路被迫进行全面升级和更新。

1.2重视度比较低

管理人员总体而言对档案管理方面重视的程度不太够。造成这种状况的根本原因在于部分单位的管理人员并没有正确认识到作为管理当中处于基础地位的档案管理工作。很多单位没有意识到档案工作对单位的信息统計功能和决策功能有着重大的意义，档案部门往往不会成为一个专门的部门，而是把这些档案分散到各个具体部分进行分类保管。在这样缺乏监督体系的保管制度下，一旦有关键的档案管理人员离职，整个档案体系将变成一片混乱，各种机密文件、知识产权和信息的大量丢失将会给机关单位和国家造成不可挽回的损失。

可见，加强档案管理的科学化和系统化，对单位的管理运营质量和效率产生积极的影响，并能够提高和改进机关单位管理工作的理念和模式，从而杜绝因档案管理方面的诸多弊病对管理工作产生诸多问题。

二、新形势下档案管理思路探索

2.1完善档案管理制度

档案管理制度要根据国家与档案管理相关的法律规定，来对档案的保管、编制、利用以及保密等工作的有关规章制度进行进一步的完善。提高档案管理的工作效率和工作的透明度，保证各项措施都能够做到位。同时还要对档案管理人员的责任进行细化，使文件归档和入库工作能够及时完成。此外还要做到对各种档案文件进行完整、准确地分类，以便日后随时查找、使用。此外，还要采取一系列的有效措施，对组织的档案进行统一管理和利用。

同时，随着信息技术的广泛使用、新型档案载体的出现、文件管理的智能化，要求档案部门必须进一步完善档案管理规范与制度，为电子档案和纸质档案的转换、对接和管理提供制度保障。鉴于此，档案部门要根据电子档案的特点设定电子数据格式标准，颁布电子档案著录、标引规则，统一电子数据的标准，就电子档案信息载体、存储格式和转换格式、硬件设备标准等做出明确规范，并要求档案管理人员严格执行规定，做好电子档案归档与管理工作。

2.2提高档案管理的关注度与宣传力度，建设高水管理队伍

大力宣传档案管理各类法律法规，对档案管理工作的相关内容有深刻理解，单位内部各部门应通力配合，推动档案管理工作不断进步。而档案管理工作人员也应转变以往观念，明确档案管理各项职责，提高工作效率。

行政事业单位要建立专职档案管理岗位，使档案管理人员承担明确的任务，使其能够专注于档案管理工作。科学合理的档案管理体系可以保证行政事业单位档案管理工作的标准化与程序化，因此，事业单位要结合自身特点，制定一套适合自己的档案管理体系并严格落实，使每一个档案管理人员在工作时都能够有章可循，有助于确保建档信息的格式化与标准化，有助于保证档案管理信息的真实性与可靠性。同时，还要建立专门的档案管理考核机制，由专业人员负责对于档案管理工作进行定期考察，并通过级别升降机制实现对于档案管理工作的动态化管理;最后，事业单位还要对于本单位的档案管理工作制定出量化评估标准，进一步推动档案管理工作能够朝着科学化与规范化的方向前进。

2.3加强档案管理工作的电子信息化

在计算机技术飞速发展的今天，运用高效、准确的计算机管理模式进行系统的档案管理势在必行，因此，档案管理人员要积极学习电子档案建立与管理的新途径，充分利用网络提供的资源共享平台，逐步实现公共档案管理系统，不断提高档案管理工作的现代化水平。特别是电子档案管理技术，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。

2.4加强档案保管设施建设

不论是纸质档案还是电子档案，它们的保存和管理都需要一定的物质基础，需要在保管设施完备、保管条件安全的情况下来进行。纸质档案通常是以“件”为保管单位进行档案保管的。一般来说，相同的内容，纸质档案形成的案卷相对较多，并且随着时间的推移，纸质档案的数量会越来越多，档案保管所需空间也越来越大，这会给档案库房和管理人员带来一定的压力。同样，电子档案虽然所占空间较小，但是其保存和利用对保管设备、电子系统都有较高的要求。因此，企事业单位在基建进程中，首先要统筹安排档案库房，确保档案库房布局合理，档案保存环境安全保密。通常来说，档案库房要满足档案管理防潮、防水、防火、防盗、防尘要求，并远离易燃易爆场所。鉴于此，企事业单位在档案用房地址选择和库房布置方面，要严格按照档案管理要求来进行：认真检查库房门/窗防盗加固情况、仔细检查给排水管道是否穿越库区、结合档案管理需求，购买符合国家标准的档案密集架/保险柜等保险设施;同时配备数量充足的复印机、去湿机、打印机、扫描仪、刻录盘、消毒柜等，确保档案管理基础设施能满足档案管理规范化要求。

三、总结

可见，伴随现代科技的快速渗透，现代化技术在档案管理中的也得到广泛应用。此项技术的应用大大提高了档案管理效率，比如档案的检索与查询、归类与监管，特别是在档案安全管理方面。档案管理工作的创新势在必行！