加强高职院校档案资源建设策略

徐茵

摘 要：在社会不断发展过程中，档案管理工作受到了越来越多的关注，而档案资源建设则是开展档案管理与服务的基础性工作，更是记录院校改革发展过程、编研开发档案文化产品必不可少的构成，做好档案资源建设工作能够将档案的价值充分发挥出来，所以本文也就如何有效加强高职院校档案资源建设进行了研究。

关键词：高职院校;档案资源;建设策略

高职院校档案在近年来得到了较为迅猛的发展，不管是在数量上亦或者是在内容上都有了较大的发展，这与高职教育事业发展之间有着密不可分的关系。档案资源作为整个社会信息资源开发与利用的基础，对其加强建设就是为了能够构建出更具特色且专业的档案资源库，这也是高职院校档案部门特色资源的集中体现。就现如今各个档案管理部门对于高职院校档案资源建设情况来看，依然还是存在着一些问题，无法有效满足教学、科研需求，为了改善这一现象，本文也从高职院校档案资源建设现状着手分析了要如何加强这一项工作，希望以此来进一步提高高职院校档案管理工作质量。

一、高职院校档案资源建设现状

1.档案资源建设缺少政策保障。在《高等学校档案管理办法》之中有明确指出：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校需要加强管理，将其纳入到学校整体发展规划之中。”可是就高职院校发展实际情况来分析的话，高职院校档案工作在整体发展规划之中还是鲜有提及，学校各个部门档案移交落实情况还是没有在考核范围之中，再加上缺少行政管理政策保障，所以高职院校对于档案资源建设工作重视程度还是不足，相关部门归档意识较弱，所以高职院校档案资源建设工作质量自然也就无法得到保障。

2.档案资源完整度不足。就目前高职院校档案资源建设情况来分析的话，档案资源完整度不足也是发展过程中的问题之一，之所以会如此还是因为高职院校缺少有效的管理机制，所以促使学校档案归集工作规范性不足，档案资源完整度自然也就不足。具体而言，一方面档案资源还尚未能完全涵盖学校年度重点工作。通常情况下，高职院校党政办负责的相关档案以及文件资料归档较为齐全，可是其它部门负责的相关资源完整程度就名下不足，尤其是二级学院负责落实的校企合作活动等相关资料更是容易出现疏漏。另一方面，档案资源延续性无法得到保障也是高职院校档案资源建设重要问题之一。因为档案资源管理人员会出现调整、各个部门负责人对于档案资源建设工作认识不足等因素，促使档案资源归档工作受到了影响，更甚至还有些部门出现了年度归档资源断档等情况。

3.档案资源质量有待提升。就目前高职院校档案资源建设情况来分析，除了上述两点之外，档案资源质量有待提升也是十分显著的问题之一。在上述分析中我们有提到院校档案资源归档意识不足，在这种情况下，档案资源质量自然也就无法得到保障。一方面，档案管理部门对于档案资源建设工作认识不足，所以自然很容易会促使归档工作出现不具体、不明确等情况，资料收集也会出现问题;另一方面，也有部分档案资源建设工作人员能力不足，促使其在实践过程中出现一系列的问题，最终自然也就影响了档案资源建设质量。

二、加强高职院校档案资源建设策略

1.做好个性化档案宣传，强化归档意识。要想真正加强高职院校档案资源建设工作，首先还是需要强化高职院校相关人员归档意识，而单纯的依赖于下发通知亦或者是开展工作会是无法实现这一目的的，思想意识的统一还是需要在具体的工作以及反复的实践中有效落实。为此，高职院校在开展档案资源建设工作的时候，可以展开个性化的档案工作宣传与指导，这能进一步強化高职院校内部人员归档意识。

首先，高职院校可以借助于校外专家讲座来有效提高内部人员档案知识素养，具体而言，可以借助于学校每年开展的中层干部培训机会，来将档案工作也直接纳入到培训内容之中，同时邀请校外专家结合学校归档工作之中存在的问题来进行档案知识培训与教育，这样就能真正有效从管理层来有效推广“大档案”理念，从而真正为高职院校档案资源建设提供方向。

其次，还可以积极开展兼职档案员专题培训与教育，以此来提高档案资源建设人员业务能力与水平。部分高职院校档案管理人员为兼职人员，工作能力参差不齐，所以为了能够进一步提高高职院校档案资源建设管理工作质量，还可以对档案管理人员进行整体的业务技能培训，或者是借助于微信交流群来对其进行培训与指导，这样也能进一步提高院校档案资源建设质量。

最后，为了能够进一步加强高职院校档案资源建设质量，还可以阶段性的跟进各个部门归档工作，定期联系相关业务部门，以此来掌握相关部门归档工作情况，同时借助于各个部门来开展业务学习的机会，以此来实现嵌入式宣传，同时为相关工作人员讲解档案基本业务知识，反复宣传档案工作，指导他们掌握合理的档案资源建设要求与任务，这样自然能够有效提高高职院校档案资源建设质量。

2.细化归档范围，对档案资源建设制度进行明确。归档范围以及保管期限表都是有效保障档案资源齐全完整的具体依据，而档案资源建设过程中档案资源是否完整也是建设质量评定重要标准。为此，在加强高职院校档案资源建设的时候，高职院校可以按照相关部门提出来的机关文件材料归档范围以及保管期限规定来对档案资源建设制度进行明确，同时结合院校实际情况来进行针对性调整，以此来对档案归档范围、实施工作等多方面进行完善，这样就能进一步提高档案资源的规范程度以及完整性。首先，对档案利用范围进行明确，按照档案不同密级程度来确定不同的使用对象以及使用范围，规定可以使用档案的事由，同时对使用人员级别与身份进行限制;其次，对于档案使用程序也需要制定出相应的规范，对于不同的使用方式，例如外借、查阅以及复制等审批手续需要制定出相应的规定，对于单位内部人员以及外部人员的使用程序最好是进行适当区分，还可以在线上与线下直接发布查找档案须知以及服务指南，这样就能进一步发挥出档案价值。最后，推进信息化档案资源建设，构建出档案信息资源管理系统，同时真正实现各个部门档案信息资源共享，这样就能有效提高档案信息资源使用效率，而且还需要在访问权限设置、系统功能等多方面来进行优化，这样才能真正有效提升整个档案信息系统的安全运行。

3.自觉挖掘归档信息，落实归档资料收集。高职院校档案资源建设是日积月累的工作，需要长时间坚持下去才能实现。为此，档案管理部门一定要从日常工作中有序推进，真正掌握学校档案资源建设主动权，自觉挖掘年度归档信息，以此来真正将归档资料收集工作有效落实下去，从而真正实现档案资源建设。首先，可以从综合性文件之中梳理出归档资源，学校发展规划、年度工作计划以及总结有对学校整个工作进行合理安排，同时也有对工作的落实进行合理汇总，这些资料与文件就是档案资源建设重要构成，所以在建设过程中可以对其进行收集与整理，这样就能对学校整个工作情况形成良好的把握。此外，也可以參考各个部门工作总结来树立起应该进行重点归档的内容，针对性的督促各个部门来做好归档工作，以此来提高档案资源建设质量。其次，还可以从宣传报告之中来挖掘档案资源。各个高职院校官网都会宣传学校教学、科研、社会服务以及学生管理等多项活动与内容，而这些信息资源就很好地体现出了院校工作情况，对其进行归纳与收集，也是高职院校档案资源建设重要构成。最后，还可以从重大活动之中来对档案资源进行完善，而这里的资源可以是文字信息也可以是图片信息，这样就能从这些档案资源中很好地分析院校发展历程。

4.做好编研工作，提高档案资源利用率。在加强高职院校档案资源建设的时候，除了上述几点之外，积极开展编研工作，充分提高资源利用效率也是十分重要的一点。在社会不断发展过程中，高职院校档案资源建设也需要从资源库开始逐渐转向思想库，借助于编研利用来更好地呈现出院校发展特色，同时为各个部门业务工作实施提供参考与借鉴，真正有效加强高职院校档案资源建设效果。首先，对院校大事记、年鉴进行编制，这样就能清楚的将学校改革发展步伐以及历程呈现出来，同时还可以系统化的整理年度工作重点，以此来为院校发展提供保障与参考。其次，也可以编制部门历史沿革以及校史材料，这不仅能够实现档案资源建设，还能为学校文化教育提供可靠的文献资料，真正有效落实高职院校档案资源建设。

综上所述，高职教育在社会不断发展过程中也得到了明显的发展，院校档案管理工作在这一过程中面临着全新的发展，而加强高职院校档案资源建设工作则能够将高职院校档案资源价值充分显现出来，为高职院校教育事业的进步与发展提供良好保障。为此，高职院校在发展过程中一定要加强对档案资源建设的认识，做好档案资源建设工作，才能将档案管理工作的价值最大化。

参考文献：

[1]娄翠英.大数据时代背景下的高职院校档案信息资源建设与共享[J].才智，2016

[2]孙敬鸿.高职院校科技档案管理工作存在的问题及对策[J].装备制造技术，2010

[3]吕亚梅.对高职院校档案管理工作创新策略的思考[J].考试周刊，2015

（作者单位：山西水利职业技术学院）