数据科学驱动下医院科研档案信息化管理

郝晓梅 李日 田冬梅 伦志军

摘要：在数据共享背景下，传统的人工或是粗放式科研档案管理模式受到了前所未有的挑战，因此如何采取有效手段对档案进行管理至关重要。本文通过对医院科研档案信息化管理的可行性与必要性进行分析，探讨通过建立医院科研档案信息化平台，实现科研档案的信息化、精细化管理，以期创新科研档案管理模式，为医院的学科建设、人才队伍建设、科研技术交流、考核政策的制定等方面提供可靠的信息支撑，助力医院可持续发展。

关键词：数据科学;档案管理;信息化管理

中图分类号：R197.322                               文献标识码：B                                DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2020.13.004

文章编号：1006-1959（2020）13-0013-03

Data Science-driven Information Management of Hospital Scientific Research Archives

HAO Xiao-mei1，LI Ri1，TIAN Dong-mei1，LUN Zhi-jun2

（Archives Center1，Library2，the First Hospital of Jilin University，Changchun 130021，Jilin，China）

Abstract：Under the background of data sharing， the traditional manual or extensive scientific research archives management mode has been challenged unprecedentedly， therefore， it is very important to take effective measures to manage archives effectively. This study analyzes the feasibility and necessity of the hospital scientific research archives information management， and discusses the establishment of a hospital scientific research archives informationization platform， realize the informatization and refined management of scientific research archives， with a view to innovating the scientific research archives management model， and provide reliable information support for the discipline construction， talent team construction， scientific and technological exchanges， and assessment policy formulation of the hospital， and help the hospital's sustainable development.

Key words：Data science;Archive management;Information management

医院科研档案是医学科学研究成果的重要载体，不仅蕴含了医院的科研成果、高新技术和创新性科研理念，更是为医院制定科技决策、发展规划、人才队伍建设、科研技术交流等方面提供了真实可靠的信息支撑，是医院可持续发展的基础[1，2]。近年来，随着信息技术高速发展和信息数据飞速增长，传统的人工或是粗放式科研档案管理模式受到了前所未有的挑战，如何利用互联网、云计算、云技术等先进的网络技术，实现科研档案信息化管理，发挥科研档案在医院发展中的引领作用是目前医院科研档案管理的难点。本文通过分析数据共享背景下医院科研档案信息化管理的可行性与必要性，探讨医院科研档案信息化、精细化管理的途径和意义，以期创新科研档案管理模式，助力医院可持续发展。

1医院科研档案信息化、精细化管理的必要性

1.1科学分析数据，迎接科研管理新挑战  信息数据的爆炸式增长给传统科研档案管理带来了挑战，随着信息技术的发展，医院的核心竞争力逐渐转变为技术创新、新成果应用为重点的综合实力的较量，医院科研能力更是成为衡量医院综合实力的重要因素。近年来，复旦大学医院排行榜和中国医院科技影响力排行榜均将医院的科研成果纳入到医院综合能力计算指标。国内外医院的“医疗科研并驾齐驱”行业导向促使各大医院注重对科研投入，科研产出也迅速增长，巨大的科研档案信息管理成为了医院科研档案管理的难题。打破发展壁垒，实现医院科研档案信息化、精准化管理是未来医院科研档案发展的方向。精准化的科研档案数据为医院的学科建设、发展規划、人才队伍建设、科研技术交流、考核政策的制定等方面提供了真实可靠的信息支撑。

1.2加强存档意识，实现科研管理一站式服务  科研档案信息化管理有利于医务人员了解本人的科研业绩和提高科研存档意识，方便医务人员管理自己的科研成果及医生间进行科研学术交流，激发医生的科研热情。此外，通过一站式的从论文的投稿到文稿接收跟踪式科研论文管理办法能避免医生学术不端行为的产生。

1.3迎合时代发展，加强科研管理精准化  随着近些年医学科学事业的发展、国家对医学研究的扶持力度不断加大，科研项目、论文成果数量剧增，迫使医院科研档案管理人员要不断提高自身能力，顺应时代发展需求，寻求更方便、准确的信息化档案管理方法。

2医院科研档案信息化平台建设

将科研档案进行精细化、集成化管理，建立医院科研档案信息平台，为科研人员提供动态和高效的服务，助力医院发展。科研档案信息平台包括5个模块，分别为项目管理、实验管理、成果管理、获奖管理和学术任职管理，见图1。

2.1项目管理  科研项目管理是针对所申报项目的立项过程、中期考评、项目结题和经费利用过程的一个动态管理，目的是合理的安排项目中所涉及的人、财、物。在科研项目的管理中，为医院内科研人员提供各类项目申报政策的解读和咨询，对于已立项的项目的合同资料，经费预算及使用，结题验收等环节全程管理。根据科研项目验收的结果，帮助科研人员申报相关的科技奖项。

2.2实验管理  实验管理是将科研人员的基础实验研究统一管理，实验的样本、仪器的使用进行记录，由专门的科研人员对试验结果进行审核。

2.3成果管理  成果管理包括论文、著作、专利和获奖管理，对所涉及的信息统一录入，其中论文、论著和专利通过题目还可直接链接到专家知识库，查看更详细的内容。对于科研成果的管理，对论文成果进行精细化的管理，如第一作者的第一作者单位的归属，影响因子的多少，以及期刊杂志的分区等，都进行了细致的划分，并制定了相关的考核政策。

2.4研究生管理  通过研究生的学号，可以统计出學生在读期间的科研业绩，也是鼓励和督促学生多学习，多出成果的一种手段。

2.5学会任职管理  学会任职管理模块主要是通过学会的任职激励科研人员多出去交流和学习，提高自身和医院的知名度。

3医院科研档案信息化、精细化管理的意义

3.1档案管理信息化，助力“双一流”建设

3.1.1以“双一流”建设为核心，更新科研管理理念  在国家倡导的“双一流”建设的大背景下，科研管理人员更新管理理念，在具备了扎实的专业知识和业务能力的同时，还应具备和掌握运用现代化和信息化管理手段的能力。科研管理人员作为医院科研工作的组织者和管理者，应具备敏锐的洞察力和创新能力，及时了解和掌握国家和社会政策的变化，以便及时调整科研政策，引导科研人员向正确的方向进行努力[3]。

3.1.2建立科研档案管理信息平台，助力学科建设  学术论文、科研项目、获奖、专利和论著等科研成果是体现大学及附属医院科研学术水平的重要指标[4-6]，也是评估大学及附属医院重点学科的重要指标。利用信息平台将科研成果数据集成化，有利于医院人员对数据进行查询及统计分析，助力学科建设。

3.2以数据为基石，科学制定考核政策

3.2.1定量化、公开化科研成果，调动科研人员工作积极性  利用科研档案管理信息平台，对科研数据进行科学统计，做到科研成果定量化、公开化，有利于调动科研人员的工作热情，助力医院的学科发展。

3.2.2量化科研成果，科学制定考核政策  根据医院对科研成果的量化统计方法，针对科研项目、论文、著作、获奖、专利、学会任职等进行分值定量统计。可根据项目的来源，项目的经费资助金额，SCI论文的影响因子、SCI期刊的分区、第一作者单位的归属、参编著作的名次、专利的类型等进行综合定量评分。将科研人员的科研成果在科研平台上公开展示，使科研人员通过平台信息进行自我评价，了解自身的优势和不足。

3.3掌握人才信息，加强人才队伍建设  为了医院的可持续发展，满足患者对医疗服务质量日益增长的需求，医院必须不断提升自身的核心竞争力，而核心竞争力提升的关键在于人才的有效培养[7，8]。科学的进行引进人才和培养人才建设、建立人才储备信息平台，对医院的发展战略实施具有深远的意义。

3.3.1加强梯队建设，注重人才储备  在医院的人才梯队建设中，人才断层现象较为突出。由于人才储备的不足，造成医院医生职称和年龄结构呈现断层发展现象，直接影响临床工作的开展。建立一套健全、系统化专业人才培养体系，将优秀的人才选入储备库，定期考核科研及医疗业绩，将中青年技术骨干送到国内外研修深造，提供参与重大课题的机会，设立院内人才储备基金，对于优秀的人才给予破格晋升职称的机会，只有这样才能进一步为医院的医疗服务发展提供一流的学科带头人和技术骨干。

3.3.2搭建人才交流平台，促进人才成长  医院通过与国内外先进的医疗机构及科研院所合作进行人才联合培养，搭建人才交流平台，定期举办学术沙龙及临床技能比赛，互通互学、交流经验、取长补短，以期促进中青年人才的迅速成长，加快人才梯队的建设。

3.4精细化管理专利产权，促进科研成果转化  专利申请的数量和水平是医院创新能力的重要体现之一，也是衡量医院科研管理水平的一个重要标准。医院应重视专利申请及专利转化工作，并通过提升专利在学科人才评价体系中的地位，加强专利管理建设，通过建立专利转化工作平台等一系列措施，更好地服务医院的科研管理发展[9-11]。通过建立专利管理平台，公开展示医院专利成果，强化科研人员的创新意识，调动医院人员专利申请积极性。

3.4.1完善专利管理工作，调动科研人员专利转化热情  在科研管理工作中，实现专业化专利管理，对专利的申请、授权和转化都将起到重要的作用。专利管理人应具有专业性和职业性，定期参加知识产权的培训，了解专利的相关法律知识，熟悉专利申请的流程，协助科研人员解决在专利申请过程中遇到的问题，从而提升专利授权的概率。医院应鼓励高质量的专利申请，在学科评估、绩效考核和个人职称晋升工作中，医院应制定合理的专利管理制度和方案，注重质量，而非数量，注重高质量专利申请及转化，调动科研人员热情。

3.4.2建立专利管理平台，提升科研人员知识产权意识  建立专利信息管理平台，为方便专利申请和转化的管理，医院应建立专利信息管理系统和专利转化管理平台。将专利的申请、授权、实施、维护及转化等信息进行全程记录，实时跟踪，掌握专利的信息，提高医院专利成果转化率。此外，医院应与政府和企业搭建转化平台，设立由律师、专业人员、技术评估人员为主的專业机构对专利进行评估、帮助专利权人寻找合作者、协助专利权人和企业之间的沟通等，从而有助于专利技术的有效转化[12-14]。设置医院技术转移中心，举办医院与企业合作洽谈会，将专利技术成果集中推广，对专利价值进行有效的评估，使专利转化利益达到最大化。

参考文献：

[1]张晓君.浅谈医学科研档案管理的现状与对策[J].办公室业务，2018（11）：136-137.

[2]白永红，陈美娟.谈医学科研档案的归档与管理[J].新疆医学，2015（7）：948-951.

[3]任涛，姚娟.地方高校“双一流”建设中科研管理人员的现状研究[J].科教导刊，2019（29）：25-26.

[4]李青，李慧，宁晓梅.“双一流”建设引领下的天津市某肿瘤医院“十三五”学科建设初探[J].继续医学教育，2017，31（10）：90-92.

[5]田书墨.大学附属医院科研绩效评估指标体系研究[D].南方医科大学，2014.

[6]姜思羽，魏洪凯，刘 超.基于SCI数据库的在宁三甲综合医院科研能力研究——以南京医科大学第一附属医院为例[J]. 南京医科大学学报（社会科学版），2013，13（4）：319-322.

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[8]李文婧.医院核心竞争人才培养模式研究[J].劳动保障世界， 2019，525（5）：55，57.

[9]刘睿雅，胡建伟，单艳华.医院专利管理工作现状与对策分析[J].人力资源，2018（8）：138-139.

[10]陈会贤，马成英，朱威，等.以知识产权运营促进科技成果转化的模式探讨——以宁波市为例[J].求知导刊，2018（27）：53-53.

[11]李汝德，刘鸿齐，赵晓英，等.山西省级综合医院专利转化现状分析与对策研究——以山西医科大学第二医院为例[J].现代医院管理，2019.

[12]石微微，杨岸超，李艺影.公立医院及科研院所科技成果转化问题与对策研究[J].中国医院，2019，23（11）：13-15.

[13]刘洋，韦文求，封春生，等.广东省高校及科研院所科技成果转化现状、问题及对策研究[J].科技管理研究，2019，39（2）：91-97.

[14]李玉香，李梦雪，张可霖，等.政府在促进我国高校、科研院所科技成果转化中存在的问题及对策探讨[C]//中国科学技术法学会年会暨何梁何利学术高峰论坛.2015.

收稿日期：2020-04-20;修回日期：2020-05-06

编辑/杜帆

作者简介：郝晓梅（1968.7-），女，吉林长春人，本科，副研究馆员，主要从事档案管理工作

通讯作者：伦志军（1966.3-），男，吉林长春人，硕士，研究馆员，主要从事图书档案管理工作