浅析会计电算化背景下事业单位会计档案管理

2020-07-30 13:55:34 《经营者》 2020年14期

蒋正益

摘 要 在科技的推动下,国家信息化水平全面提升,会计电算化已经成为事业单位账务处理的重要模式。在会计电算化背景下,做好会计档案管理工作是现行财务档案管理的当务之急。本文主要以事业单位会计档案管理为主题,分析档案管理会计电算化推行当中存在的问题,并针对问题制定应对策略。

关键词 事业单位 会计电算化 会计档案管理

一、会计电算化背景下规范会计档案管理的重要意义

事业单位会计档案主要是指在会计管理工作当中所形成的数据资料,包括会计图标、文字、数字、凭证等内容,在信息时代,会计档案既包括传统纸质档案,也包括电子档案。对于事业单位而言,会计档案是财务预算、收支的主要凭证。在我国最新颁布的《会计档案管理办法》中明确了会计档案的相关内容,如管理手段、内容范围等,并对其相关衔接也作出了具体的规定。

在会计电算化背景下,会计档案具有以下特点:

其一,内容广泛。会计电算化实现了会计档案范围的有效拓宽,无论纸质档案还是数字化信息档案均属于其内容,同时,会计档案还与数据库、处理系统等密切关联。

其二,承载形式更加广泛。在会计电算化背景下,会计档案存在的形式更加广泛,既存在于纸质载体上,也存在于光盘、U盘、硬盘在内的各种介质中,还存在于远程服务器数据库存中。

其三,运行环境相对特定。在传统模式下,档案管理较为简单,只需要提供纸质档案即可满足信息查阅需求,但在电算化背景下,需要具备相关的信息技术水平和专业知识,对应用人员以及电子档案管理人员提出了更高的要求。

其四,信息利用程度高,共享力度大。在会计电算化模式下,会计档案信息实现了有效处理,而且实现了数据之间的有效链接,使用者通过登录系统即可获取大量授权信息,同时这些数据信息经过系统处理,能够有效地为使用者提供参考依据,更好地发挥数据的价值性。

其五,会计档案的安全要求更高。会计信息储存于光盘、U盘、硬盘等介质上,在一定环境下,会导致信息被非法修改、复制或销毁。此外,会计信息化下的会计档案处理均借助于网络信息技术,对网络运行安全、系统安全、软件稳定性均具有较为严格的要求,一旦任一系统出现问题,就会影响会计档案的安全性。

可见,随着信息技术的不断发展,对电算化会计档案管理有更高的要求。需要不断完善管理机制,更新会计管理系统,保证信息数据的真实性、完整性,这也能够为单位持续健康发展提供基本资料的保障。

二、事业单位电算化会计档案管理存在的问题

(一)对会计电算化档案管理认识不足

部分事业单位在发展中并未对会计电算化档案管理予以重视。尤其是高层领导对其重视度不足。新的《会计档案管理办法》实施以来,单位没有按照相关要求及时改变,大多沿用以前的管理模式,使会计电算化档案管理流于形式,同时对会计档案管理的完整性和真实性也造成了影响。

(二)会计档案管理的制度规范不完善

从目前电子会计档案的使用管理情况来看,缺乏完善的管理机制,在档案管理当中存在诸多问题,没有考虑到会计电算化后会计档案的特殊性,缺乏针对性的档案管理制度,原有的档案管理制度对电算化背景下的會计档案管理指导性不强。并且在电子档案模式下,对应数据信息主要运用硬盘、U盘等工具予以保存,这就容易引发数据损坏、丢失、泄露,数据安全性存在隐患。事业单位从手工记账到单机版财务软件记账,再到网络版财务软件记账,记账形式不断变化,然而管理体制并没有随着记账形式的改变采取相应的改变,管理制度也没有随着记账形式的发展逐步完善。对于存在于U盘、光盘和硬盘以及远程服务器中的电子档案,缺乏指导性强的收集归档制度、借阅使用和销毁制度。

(三)电算化会计档案管理人员设置不合理、专业水平不高

由于机构及人员编制设置紧张,大多数事业单位都是一人兼任多个工作岗位。在档案管理方面,随着《会计档案管理办法》的出台,对原有制度规范进行了优化,其中对档案分类问题作出了详细论述,包括纸质档案、电子档案对应的内容、保存程序、消除方式等。与传统档案管理不同,会计电算化模式下的档案管理与信息、技术、软件、网络、电算化知识、会计专业水平等密不可分,由于我国电算化教育人才滞后及单位人员不足等原因,事业单位也没有配备这样专业的人才。研究发现,会计档案管理人员并不专业,尤其是事业单位人员多由财务部门转岗而成,不具备档案管理专业知识以及会计电算化技能,没有经过专门的培训,且同时兼任多项工作,造成档案管理简单粗暴。

(四)存在网络和日常安全隐患

网络信息化虽然为事业单位档案管理提供了便利,但由于网络自身缺陷,使得档案管理面临诸多安全风险。会计档案信息处理需要及时对数据信息进行保存、备份,以避免由于系统故障或网络风险引发的数据丢失、损害等问题,不过事业单位财务人员缺乏备份意识,没有及时将数据进行备份,一旦计算机出现故障或网络出现安全问题,很可能造成数据丢失或篡改。财务部门没有配备专业的计算机维护人员,只是通过对财务人员的培训,由财务人员对自己所使用的计算机进行日常维护,如果出现专业问题,财务人员很难解决。在维护中,对一些计算机的专业操作不熟悉,不能保证计算机的安全性,同样容易造成数据泄露、丢失等问题发生。同时,在网络时代,全网互联,计算机数据储存面临着网络病毒、黑客侵犯的危机,一旦遭遇入侵,整个网络将会瘫痪,数据泄漏,给国家或单位造成不可挽回的损失。

三、完善事业单位电算化会计档案管理的对策

(一)正确认识电算化会计档案管理的重要性

在国家档案管理工作中,事业单位会计档案管理是主要的构成因素,并在其中发挥着重要作用,而电算化会计档案管理又是单位会计管理工作的重中之重。对此,单位领导要重视档案管理,正确认识会计档案管理的重要性,只有高层领导从思想上予以重视,才能引起基层工作人员的注意,真正发挥会计档案管理的价值。

(二)建立完善会计档案管理制度

随着会计档案管理模式的转变,必须对原有会计档案管理制度进行优化,使其更好地满足电算化背景下的档案管理需求。对于事业单位而言,要制定完善的会计档案搜集、查阅、保存、使用、销毁等机制,明确操作流程,同时,要针对会计电算化特征,完善电子档案安全保障机制,提高数据的安全性。具体可从以下方面入手:

一是完善信息搜集、归档机制。传统会计信息搜集与会计电算化数据搜集存在差异,对此要根据新的数据搜集流程制定对应的制度体系。如会计凭证、财务报告、账簿可以率先进行打印,并由相关主体签字、盖章后装订成册予以归档。其他会计资料也应按要求及时归档。

二是构建备份机制,增强会计档案的安全性。电算化会计档案管理主要以计算机为依托,通过软件信息技术处理实现档案信息的数据化管理,所有数据储存在数据库,易导致数据丢失、损害。对此,可以通过档案备份机制构建来增强数据的安全性,做到防患于未然。此外,还要对系统安全性进行定期维护,做好安全防护。

三是完善档案储存机制。在新的发展阶段,在传统纸质档案管理方面,应注意防潮、防尘、防火、防盗等;对于电子会计档案,要注重防磁化、防尘等处理工作,同时做好数据编码,提高数据检索利用效率。

四是构建会计档案借阅机制。单位会计档案具有相对保密性,极少外借,若需借阅,必须依据相对制度规范进行借阅,而且要做好档案归还检查工作,确保归还时信息的完整性,此外,出借人不得泄露档案信息。

五是档案销毁制度。对于达到销毁年限且经鉴定可以销毁的会计档案,须列举清单,明确被销毁档案卷号、编号、册数等内容。电子档案的销毁必须与国家相关法律法规相吻合,遵循电子档案销毁若干规定,须由会计机构、单位档案管理机构等多部门联合监销。对于债权债务尚未结束的档案内容,即便到期也不能予以销毁,针对此类档案,需将纸质档案独立保存,同时转存电子档案,做好独立保管工作,当债务问题解决后方可按程序销毁。

(三)配备专业人员,提升专业素养

会计电算化档案管理对管理人员有更高要求,不仅要求其具备专业的档案管理知识,还要求其具备计算机技术等。对此,单位应当单独设立会计电算化档案管理人员,并结合单位档案管理需求制定对应的培训机制,邀请专业人员对各个岗位的档案管理工作进行专业的针对性强的培训,提升从业者的综合素质,建立一支既懂财务又懂电算化档案管理的复合型人才。安排专业人员从事专业工作才能提升单位的会计电算化档案管理的整体水平。

(四)加强网络和日常安全管理

在网络时代,网络安全一直是信息化建设当中面临的主要难题,在电算化档案管理当中,同样需要注重网络安全问题,要通过安全防护、网络预警机制构建等来保障系统安全运行,为数据储存、传递提供良好的网络环境。事业单位在档案管理中可以构建密码管理机制,通过授权方式对登录人员予以限制,严禁非受权人员登录和使用该计算机或软件。做好信息化系统的安全管理,设置防火墙,加大系统安全防护力度。构建专用网络,禁止外网使用的U盘或存储媒介在其计算机上使用。不断修复系统漏洞,定期更新软件系统,采取最新硬件设备,降低风险发生概率。对于计算机硬盘容量不足的,要及时增加硬盘容量或更换计算机。构建网络安全预警体系,做好潜在风险的防范,一旦发现风险,要第一时间予以处理,同时做好数据信息的备份工作,提高数据储存的安全性。

四、结语

在网络信息化时代,会计电算化已经成为档案管理的重要运行模式,事业单位在档案管理工作当中即要发挥这一模式的积极作用,提高档案管理效率,又要做好该模式的风险预防工作,通过管理制度优化、安全预警机制构建、专业人才队伍培养等来为档案管理工作提供坚实的保障。

(作者单位为广安市中心血站)

参考文献

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