大数据时代背景下的档案管理研究

齐翠荣

摘 要： 在新时期下，大数据与社会生产以及各个行业的融入逐渐加深，为人们工作也带来诸多影响。借助大数据技术，现下档案管理工作得到进一步完善，工作效率明显提高，符合现下档案数据数量不断增加、档案类型日益复杂的时代背景。本文将结合实际情况，对大数据时代背景下的档案管理策略进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供借鉴与参考。

关键词： 大数据;档案管理;策略

【中图分类号】G270.7     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）21-0298-01

进入到大数据时代以后，档案管理工作难度不断增加，由于档案类型、数量等不断增加，传统的人工档案管理模式已经无法完全适用于现下的实际工作，直接影响到工作质量与效率，为档案管理工作的长期发展带来较大影响，需要在今后充分利用大数据加以优化与完善。因此，联系实际分析大数据时代背景下的档案管理策略是十分必要的。

1 大数据概述

大数据是基于现代科技发展起来的一种技术，有着庞大的数据库，能够对数据进行快速整合、处理，满足多种类型信息的处理需求。在行业发展中，工作人员能充分利用大数据技术来完成还来能数据的收集与整理，降低工作難度、提高信息收集与处理效率，对于促进行业发展有着重要意义。通过将大数据应用于档案管理工作中，一方面能够提高管理效率，利用其强大的数据收集、分析与存储、整理能力，提高档案管理效率，在短时间内完善大量工作，实现高效率管理[1]。另一方面，则是能够压缩档案管理成本，相对而言纸质材料的存储成本较高，不仅需要大量纸张，同时还需要一个较为封闭的场所，温度、湿度、环境都能达到保存目的，才能避免档案损坏，大数据档案管理，则主要是将档案存储在硬盘、云空间中，极大程度上节约了空间与成本，且更有助于维护，减少可能出现的档案丢失与损坏。除此之外，大数据能够提高档案资料的有效利用率，只可以在短时间内调取档案，加以有效利用，对于企业单位发展而言有着较好的促进作用。

2 大数据时代背景下提高档案管理质量的策略分析

基于上述分析，大数据为档案管理工作带来诸多便利，而各项与大数据相关的技术也逐步在档案管理中加以应用，为档案管理的持续优化创造了有力条件，具有较高的应用与融合价值。

2.1 加强大数据档案工作平台建设

目前，我国在档案管理信息化方面仍然处于一个发展阶段，再加上档案管理本身属于实践的一部分，难免会出现信息不全面、技术手段滞后的情况，影响管理工作实效性。这也就需要在今后，企业必须要结合实际发展状况，完善档案管理工作平台，关注数据变化，灵活运用数据收集与采集技术。一方面，必须保证档案原始数据的精确性，对材料进行全面客观的发孽畜与审查，所有信息必须要在保证核查无误以后，再录入到数据库中形成电子档案;另一方面，则是要对所有的档案资料进行分类编码，保证在需要时能够通过关键词、编号等方式查找到资料，提高档案资料的有效利用率。

2.2 构建档案管理监管系统

由于大数据技术是基于互联网构成的，其应用对计算机、网络等有着较高的要求，而网络又是一个较为开放的大环境，很容易出现有人恶意篡改、盗取档案信息的情况，导致现阶段绝大部分的档案管理系统面临着严重的安全隐患。因此，若是想要完全保证档案管理的安全，就必须要构建完善的管理监督系统，作为档案信息管理的最高保障。首先，应该完善监管制度，可以安排专门的监督人员，对管理人员的各项工作进行监督，若是发现违规行为，则应该严格处罚;其次，要明确档案管理人员的自身职责，档案需要设置密码，而进入数据、资料档案库的人必须要备案，进入档案库必须要报备，避免出现私自进入档案库查阅资料的情况;最后，档案的调取、借用、归纳、整理、信息内容核对等工作，必须要严格控制质量，同时形成明确记录，避免来源不明的档案混入资料库，也是为了保证入库资料的精确性。除此之外，企业监督小组、监督人员还要定期抽查、考察档案管理人员的实际工作，尤其是各项记录，检查结果将作为档案管理人员考核的一部分，以调动档案管理人员的工作积极性[2]。

2.3 优化档案管理人才结构

在新时期下，档案管理人员不仅要具备专业的管理知识，同时还需要具备一定的计算机操作能力，对信息技术有着较强的理解与操作性，这样才能更好的完成工作。为此，档案管理必须要优化人才结构，改变以往，“老龄人多、中年人少、年轻人无”的结构，引入优秀的年轻人才，加大对档案管理工作的重视程度，对年轻、优秀的档案管理人员一定鼓励，而工作时间较长的老员工，也应该鼓励其学习，并予以一定补助，激发档案管理人员的参与积极性，为其今后自主学习、工作积极性提升等提供良好的外部条件。

2.4 完善高端管理人才培训机制

在现代社会企业之间的竞争压力逐渐增加，而激烈市场竞争的本质，基础是人才竞争，只有具备更多高端人才，才能提高企业的综合竞争实力。因此，企业若是想要提高档案管理工作效率，并且将大数据融入其中，就必须重视高端人才的培养。首先，企业可以利用跨学科专业办法，为了引进优秀人才可以与高校合作，为高校学生提供便利的同时，也可以优先选择优秀人才，向企业内部输送大量高水平、高素质的优秀人才，为企业档案管理工作注入新鲜血液。其次，对于企业内部的档案管理人员，可以开展针对性培训，聘请专家或者是一些具有对丰富管理经验的人员，讲解有关档案管理工作的真实案例，加快传统档案管理人员转型进程。

结束语：综上所述，随着科技的进步，现如今大部分工作岗位都应用了较多的大数据技术，档案管理工作也不例外，大数据技术的应用比例不断增加，企业单位也应考虑如何在这样的背景下有效展开档案管理工作。为此，在今后可以通过加强大数据档案工作平台建设、构建档案管理监管系统、优化档案管理人才结构、完善高端管理人才培训机制等方式，为大数据在档案管理中的融入创造有力条件，加快档案管理工作革新。

参考文献

[1] 杨春玲.谈大数据时代背景下的档案管理[J].山西青年，2020，（11）：210.

[2] 王鹏飞，黄新德，王程，等.大数据时代背景下档案管理工作的研究[J].环渤海经济瞭望，2020，（5）：134-135.