信息化背景下如何做好档案管理工作分析

刘亚萍

摘 要： 随着信息时代的来临，档案资源在社会发展的过程中发挥的作用也愈加凸显，由此带来了日益增长的档案资源利用需求。信息化转型与创新是当前我国档案管理工作的重要发展趋势，有利于档案管理水平和质量的全面提升。近年来，我国企事业单位的档案管理信息化建设工作已成为社会各界广泛关注的话题，本文就信息化背景下如何做好档案管理工作开展全面探讨和分析，以期助推我国档案管理水平的全面提升。

关键词： 信息化;档案管理;举措

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）21-0297-01

在信息时代背景下，任何一个领域都需要进行信息化转变才能紧随时代发展步伐。随着信息技术的普及和应用，我国档案管理工作也随之发生改变，不仅档案管理工作的质量和效率得以大大提升，同时也进一步发挥了档案资源的社会服务功能。现阶段，我国越来越多的企事业单位开始推进自身档案管理的信息化转型与发展，但仍面临一定的问题与困境。笔者就如何做好信息化档案管理工作提出个人见解和建议，希望为相关领域从业者提供必要的参考和帮助。

1 信息化档案管理工作的构成要素

1.1 信息化技术与设备

信息化技术与设备是支撑档案管理信息化转变的基础要素，只有建立于信息技术及相关硬件设备上才能推动和开展信息化档案管理工作。信息化技术已不言而喻主要指局域网、网站等技术，而相关设备则是指计算机、数字化档案扫描录入设备等，只有构建一套完整、系统的信息化技术与设备仪器才能满足信息化档案管理硬性需求。

1.2 网络管理平台

要想实现档案资源的有效收集、归纳、存储及检索，还需要一个专业化档案管理网络平台。现阶段，在我国档案信息化推进过程中，已出现许多优秀的档案管理系统如电子文件管理系统（ERKS）、文件管理系统（DMS）及档案计算机管理系统（ACAMS），这些都为档案管理信息化建设提供了良好的发展平台。

1.3 数字化档案资源

从技术角度来看，要想开展数字化档案管理工作，还需要将大量档案资源进行数字化转变。档案管理信息化发展的核心目的在于更加高效的管理和利用档案资源，而数字化档案资源不仅在存储上更加简单，同时也有利于档案资源的传输。数字化档案资源的转变，一方面需要将传统纸质档案资源进行数字化转变和系统录入，另一方面也要将新生成的档案资源以数字化进行记录和收集。

1.4 技术人才

档案管理信息化转变给档案管理工作内容发生重大转变，并由传统人工管理作业转变为信息化管理模式，不仅降低了人工作业的强度，同时也对管理人员提出了信息化技能要求。在此趋势下，吸收引进和改造培养信息化技术人才成为信息化档案管理工作推进的核心要素，因此档案管理部门要注重技术人才队伍的构建。

2 做好信息化档案管理工作的有效举措

2.1 转变管理模式，树立信息化管理理念

现阶段，受传统档案管理理念的束缚，我国许多单位仍沿传统用人工作业的档案管理理念和方法，不仅档案管理工作费时费力，同时档案利用效率也十分低下，因此难以实现档案资源服务价值的充分发挥。为强化档案资源服务价值，推动档案管理工作的科学现代化发展，我们首先要打破传统管理理念的束缚，将信息技术融入到档案管理工作中，由此推动档案管理工作的信息化转变。其次，为更加高效的推进和落实档案信息化管理工作，我们还要加大宣传工作，将信息化档案管理的价值和作用传输给每一位单位职工，从而为档案管理信息化转变创造一个更加理想的思想氛围。

2.2 加强资金投入，构建信息化管理环境

要想全面推进档案管理信息化转型与发展，我们还需要面对资金投入问题。众所周知，传统档案管理工作以人工作业为主体，无论档案资料的收集、整理和归档，还是档案资源的检索和利用，均由档案管理人员开展与落实。这种档案管理工作对于资金需求很低，但信息化档案管理作为一种依托于现代信息技术发展而来的档案管理模式，不仅要具备专业的信息化技术与设备，同时还要安全稳定的网络管理平台，因此在资金投入方面增长十分可观。为此，单位领导层必须加大资金投入力度，并不断对相关信息技术设备及网络管理平台进行优化升级，由此档案管理信息化转变奠定坚实的环境基础。

2.3 注重管理创新，完善信息化标准体系

在档案管理信息化转变过程中，一个系统完善的档案管理制度和技术体系具有十分重要的意义。从管理角度出发，过往档案管理标准及相关规章制度已不适用于信息化背景下的档案管理工作，因此需要加以完善和创新。首先，针对信息化档案管理工作需求，我们要进一步明确和细化档案管理内容和工作流程，特别是注重档案管理工作技术标准的制定，由此指导管理人员科学系统的开展档案管理工作。其次，由于信息技术的开放性，为保障档案资源的安全，还要强化档案管理人员监管，并落实档案管理责任制与档案管理权限制，通过严格的工作监管提高档案管理工作的安全性与保密性。

2.4 强化技能培训，打造信息化人才队伍

作为档案管理的执行者，提高档案管理人员信息技术能力是推动档案管理信息化转变的重要举措。针对当前档案管理人员能力不足的发展困境，首先我们要强化管理人员信息化知识和专业工作技能，通过定期开展技能培训工作不断提升档案管理人员综合能力，从而满足信息化档案管理需求。其次，为加快档案管理信息化转型与创新，还需要积极引进外界高端技术人才，在引进人才的同时也吸收当前先进的档案管理理念和方法，由此加快档案管理信息化发展步伐。最后，还要強化档案管理人员思想建设，通过必要的思想宣传和法制教育提高档案管理人员职业素养，由此推动信息化档案管理工作的安全高效发展。

3 结论

综上所述，在信息化背景下当代档案管理工作以发生本质性改变，需要相关单位及档案管理部门加快自身档案管理的信息化转变。从构成要素来看，要想做好档案管理工作就必须转变档案管理意识，并加大资金投入力度、管理体系建设和技术人才培养，由此才能为我国档案管理的信息化转变奠定坚实的基础。

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