大数据时代高校档案管理模式的应用

韩晓蕾

摘要：随着信息技术的发展和互联网络的普及，大数据时代已经到来，各行各业都在探索技术升级与信息化发展的道路，教育领域也不例外。通过与互联网的融合发展，能够整合更加优质的教育资源来推动我国教育事业的快速发展，高校具有一定的资金优势、人才优势和管理优势，更应当灵活的进行信息化改革。档案管理工作作为高校内部管理的重要组成部分，实现档案管理理念、技术手段、方式方法以及人才的创新，能够切实的提高高校档案管理质量和水平，提高档案资源的有效利用率，这对于整体推进高校管理大数据战略具有积极的意义。文章就主要围绕大数据时代下高校档案管理工作的变革方向以及模式创新等相关问题进行分析和研究。

关键词：大数据时代;高校档案管理;模式优化

Abstract： With the development of information technology and the popularization of the Internet， the era of big data has arrived. All walks of life are exploring the road of technological upgrade and information development， and education is no exception. Through the integrated development with the Internet， it is possible to integrate higher-quality educational resources to promote the rapid development of China’s education. Colleges and universities have certain financial advantages， talent advantages， and management advantages， and should be more flexible in informationization reform. As an important part of the internal management of universities， the realization of the innovation of archives management concept， technical means， methods and talents can effectively improve the quality and level of archives management in colleges and universities， and improve the effective utilization rate of archives resources， which is of positive significance to the overall promotion of big data management strategy in colleges and universities. This article mainly analyzes and researches on the reform direction and model innovation of university archives management in the era of big data.

Keywords： The era of big data; university archives management; model optimization

一、前言

档案管理是高校教务管理的重中之重，高校档案管理工作涉及的范围非常广泛，主要就包括教学档案管理、人事档案管理、学生信息档案管理、财务档案管理、教务活动档案管理等等，在进行档案管理的过程中，档案管理部门需要同高校多个部门进行协调合作，目的是收集最为全面和准确的档案资料信息，为学校各项工作依据和借鉴[1]。但是随着高校人数的增多和教育教学管理体系的不断完善，对档案管理工作提出了更高的要求，尤其是大数据时代下，很多的档案信息资源需要通过网络来进行传递和整合（如图1），因此高校必须要顺应时代发展的潮流，进行档案管理工作模式的改革与创新，提供必要的软硬件支持，构建人才服务保障体系，真正的发挥档案信息资源的作用，提升档案管理的服务质量。

二、大数据时代高校档案管理模式变革的重要性

（一）有利于提升高校档案管理效率和水平

大数据时代高校档案管理模式进行信息化变革，就有利于提升高校档案管理的效率和水平。在以往的档案管理工作中，主要是依靠人力资源来进行档案资料的收集和整理，但是人力毕竟是有限的，其中难免存在一定的疏漏，而通过信息化改革，借助于专业的软件或综合信息管理平台，能够实现档案信息资料的高效传递，减轻了工作人员的压力，保证了信息资料的全面性和准确性[2]。同时，档案管理信息化建设还简化了档案资料管理的流程，尤其是在信息查阅这一方面，能够通过登录档案管理系统进行快速的检索，避免了以往纸质化调阅存在的诸多不便。

（二）有利于提高档案资源的利用率

大数据时代下高校档案管理模式的变革与创新，还有利于提升档案资源的有效利用率。高校之所以要重视档案管理工作，这是因为将高校的各项活动以及教学管理成果以档案的方式进行记录和保存下来，可以作为高校历史发展的一个见证，同时也能够为高校今后各项活动的开展和决策的执行提供参考和依据，可以说档案管理的最终目的就是实现档案资源的高效利用。但是在以往的工作过程中，更加注重对档案资料的保管，开发利用上存在明显的欠缺，不能为学校各项工作的開展提供便利化的信息服务[3]。而通过档案管理信息化建设，可以在相应的数据库中实现对档案资料的分析与处理，并且提供检索和查询目录，更加方便对信息资料的传播和使用，大大提升了档案资源的有效利用率。

三、大数据时代高校档案管理模式的优化方向

（一）更新档案管理理念

大数据时代要实现高校档案管理模式的变革，就要明确档案管理的优化改进方向。首先是更新档案管理的理念，高校档案管理部门应当意识到大数据时代的发展特点，转变传统的思想观念，增强档案管理服务意识，创新档案管理工作方式方法，探索如何实现纸质档案向电子档案的转化衔接，认识到技术变革的重要性，编制相应的档案管理信息化建设改革方案，逐步的落实各项信息化建设举措。

（二）创新档案管理技术

大数据时代高校档案管理工作还应当不断的创新档案管理技术。新时期高校档案管理的主要方向就是实现纸质档案向电子档案和数字档案的转化，在这个过程中会应用到相应的信息技术、计算机技术和扫描技术以及大数据技术，这就要求高校相关部门必须要给予相应的资金支持，便于档案管理部门进行技术开发与系统软件引进，同时基于对相关信息技术的应用，对于历年的档案资料分阶段的进行转化处理，建立完整的电子档案数据库，真正的实现对档案资源的整合与利用。

（三）变革档案安全管理方式

大数据时代高校档案管理还应当不断的变革档案安全管理的方式方法。在以往的传统纸质档案管理工作中，为了确保档案资料的完整和安全，主要是依靠管理工作人员来进行定期的检查，同时加强对档案室的防火、防潮、防盗、防虫害等的安全管理，而随着大数据时代的到来，逐渐出现了电子档案和数字档案，相对于传统的纸质档案其管理流程和内容可能没有那么复杂，但是同样的要认识到基于互联网络的档案管理信息化变革存在着相应的安全漏洞，如果由于系统问题或者是人员操作失误问题导致档案资料丢失或者损毁，那么将会造成比较严重的后果[4]。因此大数据时代要更加重视档案资料的安全防护，定期检查系统漏洞，安装补丁，进行病毒查杀，做好资料备份工作，确保档案资料的安全。

（四）优化档案管理服务

大数据时代高校档案管理还需要朝着提升服务质量的方向发展。当前高校档案管理工作必须要明确自身的服务职能，要充分地发挥档案资料的参考和借鉴价值，通过构建档案资料数据库，借助于大数据技术的集中分析和处理功能，对各类档案信息资料进行深加工，提供智能搜索服务、ORC服务、全文检索服务、工作流服务以及缩略图服务等[5]，完善档案管理平台的职能，让使用者能够更为方便快捷的获取相关的资料信息。同时要不断的开发档案管理信息系统或者是平台的多元化功能，如自动筛选、自动更新和替换信息以及一键传送等（如图2），真正能为档案管理工作人员和使用者提供更加高效和便捷的服务。

（五）加强档案管理团队建设

大数据时代高校档案管理在变革发展的过程中，还要更加重视档案管理人员在其中发挥的重要作用，加强档案管理团队建设[6]。高校档案管理工作要由原先的比较松散的人员管理转向专业化、团队化的人员管理，同时对于档案管理人员的专业能力和综合素质进行考核，明确岗位职责和岗位职能要求，不仅要工作人员熟悉档案管理以及信息传递的流程，更要具备信息技术应用能力，同时具有高度的责任心和沟通协调能力，为高校档案管理模式创新奠定重要的人才基础。

四、大数据时代高校档案管理模式研究

（一）构建多部门协调的档案管理模式

大数据时代下，高校档案管理工作要建立更为多元的管理模式，从档案管理工作的各个角度入手，切实的提升高校档案管理的水平和效率。首先就是要从档案管理工作的特点入手，来构建多部门协调的档案管理模式。所谓多部门协调主要就是指要借助于信息化管理平台或相应的技术手段加强档案管理部门其他部门之间的沟通与联系，加强部门之间的协作能力，从而形成档案管理的合力，保障各类档案信息的高效传递。在多部门协调的档案管理模式的指导下，可以由档案管理部门牵头来建立相应的沟通协调机制，将档案管理部门与各院系办公室、高校党政工作处、人事处、学生信息管理中心、财务处以及后勤管理处等部门紧密的结合起来，完善档案信息资料的传递流程，各部门可以将在日常工作中产生的信息资料直接在档案信息管理系统中进行录入并且上传，档案管理部门的人员只需要进行接收并且审核，就可以及时的对相应的档案资料进行完善、补充或者是替换，这就大大提升了档案管理工作的效率[7]。同时其他各部门如果需要进行档案资料的调阅，则可以利用内部的登录权限来实现档案资料的查找，促进高校档案资源的共享。

（二）构建数字化的档案管理模式

高校档案管理工作模式的优化创新，还必须要从信息化建设的角度入手，构建数字化的档案管理模式。首先就要求高校更加重视对档案资料的深入挖掘和利用，制定相应的档案管理大数据战略，增加资金、技术和设备上的投入与支持，为数字化档案管理模式的变革奠定重要的物质基础。其次，是在建立完善的档案管理信息化数据平台的基础之上，要进行一定的数据迁移，完善档案管理平台的业务体系，提供定制服务，包括对档案类型的整理，列出分类表，提供代码检索，在此基础上，做好收集整编、移交管理、借阅管理、打包推送、信息统计与数据权限编制，在这个过程中档案管理人员一定要注意对信息真实性的审核与筛选，剔除错误数据和不规范格式的信息，而对于过往的历史档案资料，可以借助于先进的电子扫描仪等设备，来进行数字化存储，在完成初步信息收集和整理之后，就可以对相应的档案数据资料进行分类与归档保存，编制查询与检索目录，借助于云存储技术可以进一步拓展档案信息数据的存储空间，同时对于保存期限也可以加以设定，实现对电子档案的有序化管理[8]。最后，要实现高校档案管理数字化模式向纵深发展，高校还可以联合当地信息产业园来开发专门的档案管理软件或者是平台衍生软件，让学校教务管理工作者和學生都能够通过移动终端下载App，供学校教务工作者进行人事信息、教学管理信息这些基础信息的查询，学生则可以进行学籍信息和期末考试成绩等信息的查询，从而为高校师生提供更加便捷和贴心的服务。

（三）构建标准化的档案管理模式

基于大数据时代下对学校档案管理工作提出的新要求，高校还应当构建标准化的档案管理模式。高校通过制定标准化的档案管理制度，按照一贯的档案管理工作流程，来针对电子档案的收集和整理特点，从资料搜集阶段开始，对资料的上传与接收，审核与筛选、分类与整理、保存与归档、存储与查询、交换与传输等进行标准化的管理。对于上传与接收这一环节，档案管理人员必须要做好接收回执与记录，明确接收时间和接收方式，以便在信息筛选的环节能够对接相关的负责人来进行信息的核查。而在对相关档案信息进行分类和整理的过程中，档案管理人员必须要明确分类方式和保存路径，做好相关的记录，为后续档案资料使用人员提供更为便捷的解锁服务[9]。同时在进行信息资料的交换与传输阶段，档案管理人员要明确档案资料的权限设置，对于一些重要的带有密级的档案资料，一定要经由专门的档案保管人员对相关调阅申请进行核查之后，再进行加密传输。通过有效的落实这一系列标准化的管理举措，有利于切实的提升高校档案管理水平。

（四）构建安全保障型和人才保障型的档案管理模式

高校档案管理工作基于当前数字化与信息化管理特點和发展趋势，还需要构建安全保障型和人才保障型的档案管理模式。首先从安全角度出发，大数据时代下要建立健全电子档案安全保障体系，要组织专门技术人员定期的对档案管理信息数据平台或信息系统进行检修与维护，设置安全防火墙，定期的进行病毒查杀，同时还要应用层级加密和密钥技术[10]，对重要的电子档案资料进行加密保存，同基础信息数据之间隔绝开来，以免重要信息资料的泄露和丢失。其次是从人才建设的角度出发，加强对档案管理人员的教育和培训，重视对档案管理人员的专业技能考核，执行岗位责任制，提升档案管理人员的责任意识和综合管理能力，不断的充实高校档案管理人才队伍。

五、结语

大数据时代高校档案管理工作总而言之就是要朝着信息化、数字化的方向发展，通过构建多部门协作、电子档案、标准化建设以及安全保障型和人才保障型的多元档案管理模式，提高信息技术的应用水平，能够切实推进高校档案管理改革创新的步伐。

参考文献：

[1]张颀，马晓芳.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代营销， 2019（12）：163.

[2]柴艳宾.大数据时代高校档案管理模式的应用[J].中外企业家， 2019（30）：105-106.

[3]张晶.基于大数据基础的高校档案管理服务模式再造[J].办公室业务， 2019（20）：153-154.

[4]刘灿.大数据时代高校档案管理模式的创新研究[J].资源信息与工程， 2019，34（05）：131-132.

[5]刘丽，王婷.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务， 2019（19）：146-147.

[6]许德斌.基于大数据的高校数字化档案资源管理研究[J].山东农业工程学院学报， 2019，36（08）：41-42+128.

[7]黄伟.大数据背景下高校档案管理与优化研究[J].信息记录材料， 2019，20（08）：63-64.

[8]王玉宗.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务， 2019（14）：155.

[9]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技（中旬刊）， 2019（07）：19-20.

[10]李玉玲.论大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].科技经济导刊， 2019，27（19）：144+143.