大数据环境下医院档案管理的SWOT分析

2020-09-14 12:03:33 神州·上旬刊 2020年9期

宋进

摘要:大数据近几年来得到了快速发展,各个行业对于大数据的应用程度越来越高,档案管理工作也不例外。在大数据背景下,档案管理工作面临着许多机遇和挑战,如何在激烈的竞争中脱颖而出,提高档案管理工作效率,是工作人员应着重考虑的问题。基于此文以SWOT为依据分析大数据环境下的医院档案管理工作,希望能为大家提供参考。

关键词:大数据;医院档案管理;SWOT分析

随着社会发展,人们对于医疗条件的需求也越来越高。针对当前形势,医院须制定相应的发展规划引进技术人才,更新技术设备,提高服务水平,但发展计划中往往缺乏对档案管理的重视。许多医院的档案管理都出现了人才配置不合理、资金短缺、管理制度和技术较为落后的现象。为了解决当前医院档案管理的这种情况,文章以SWOT为依据分析了医院的档案管理工作。

一、大数据环境下档案管理的SWOT分析

(一)优势分析

1.医院传统档案管理方式程序过于复杂

医院档案管理工作可以分为患者病历档案与员工信息档案两大部分。医院人员流动大,产生的档案非常多,使用人工方式查找资料,不仅耗费的时间精力多,且效率低下。大数据背景下的医院档案管理与传统管理工作相比有了很大变化。例如:大数据背景下的管理清晰的认识到了档案管理的特殊性和重要性,有非常强的实用性:一、病历档案不仅能够记录病人的情况,还能提供报销数据、病理信息;二、在发生医患纠纷或者其他财物纠纷时,能够为其提供法律依据[1];三、员工信息档案不仅能优化人员档案分类,为各级部门提供最新最精确的实时数据,还能为管理人员的决策提供依据。

2.网络系统逐渐完善

通过调查研究,各地区的网络系统已趋于完善,医院基本具备网络覆盖,各级部门也实现了联网办公(例如:利用信息技术制作人员编制与人员工资系统)。网络系统的普及与建设也提高了信息的共享程度,工作人员登录计算机就能查找记录档案信息,极大的缩减了工作时间,提高了工作效率。

3.信息部门的建立

每家医院如今都配备相应的信息建设部门,主要负责医院的信息存储、整理,同样也保护档案信息的安全。

(二)劣势分析

1.高层人员对档案管理工作的重视程度较低

第一、部分医院存在着高层人员不够重视医院档案管理工作的现象,容易导致档案管理人员责任心不强、对于档案建设所投入的资金较低、档案管理没有完善的规章制度及管理办法等。第二、医院的档案管理工作存在分散现象,例如医院的人事档案、电子档案、继续教育档案等仍归多个科室,这样不仅降低了工作效率,而且容易导致档案信息的丢失。第三,医院对于档案管理工作的投入资金少,导致医院档案管理的设备较为落后,人员配备不到位。这些问题的原因主要是医院可能认为档案管理部门无法贡献经济效益,若投入的资金、设备、人力过多,等同于浪费。而往往也正是这种认识影响了档案管理人员的工作积极性,阻碍了医院档案管理工作的发展。

(三)机会

1.提高了医院档案的共享程度

大数据时代,可以将档案信息上传到云端中,需要查阅的用户不用再翻阅纸质资料,直接登录电脑,联网就可访问云端档案信息系统,还可自我下载,极大的提高了档案获取的便捷性。如此以来减少了存储成本、管理成本[2]。传统档案一般是以纸质资料形式存放在档案室,既占用空间,又要耗费人力进行管理。云端储存极大的节约了成本,不仅方便了各个部门和科室,同时也可以节省相应的人力资源。

2.提高了医院档案信息的有序性

不是所有的医院档案信息都有用,大数据为筛选优质和有效数据提供了可能性。设置索引或目录为许多人都提供了便捷。第一,员工档案为医院管理者查阅档案信息提供了便捷,通过查阅档案,医院管理人员可以制定出合理决策;第二,病历档案为临床医护人员对于疾病的诊疗提供了便捷;第三,临床兼职教师也可以通过检索查找相关案例,提高了对临床带教学生的教学质量和效率。

(四)挑战

大数据时代医院的档案信息都上传到了云端中,虽然每个医院都配备专门的信息管理人员和信息建设部门,但由于医院档案信息的价值较高,实用性较强,容易引来网络黑客的攻击。除了黑客,档案信息管理人员还会面对病毒的侵扰。因此,提高医院档案信息的安全程度是当前的重点。大数据时代实现了信息的共享,但是医院的档案信息包含着个人各项信息,必须进行保密,但同样也是因为涉及到的隐私和秘密过多,安全性得不到保障。

二、大数据环境下医院档案信息管理策略

(一)提高档案管理人员技术水平

随着时代和社会的不断发展,档案信息在医院中的地位越来越突出,为了使档案信息管理效率与医院发展速度保持一致,必须拥有一支高素质的医院档案信息管理团队。领导人员要及时调整医院档案信息管理人员年龄结构,及时吸纳新人员,并对老员工进行培训。大数据背景下的医院档案信息管理人员必须具备计算机操作能力,只有这样才能够进行档案存储和档案管理[3]。

(二)提高档案管理的安全防护水平

虽然如今已经实现了数据共享,但对于隐私信息一定要做好安全防护,医院在发展档案信息管理水平的同时,必须要建立完善的安全防护体系和应急方案。从档案信息管理人员方面讲,一定要严格审核管理人员身份,只有拥有密钥或密码的人员才能进行信息管理,提高医院档案的保密程度。另外,档案信息管理人员也应进行相应筛选,应要具备基本职业道德,不为诱惑所困,坚决保护患者和医院的隐私。

三、结语

综上所述,大数据时代为医院的档案信息管理提出了新要求,文章从SWOT分析了医院档案管理的现状,同时也讲述了大数据时代医院信息管理策略。由此可见不论是医疗结构,还是信息管理人员都要共同努力,为医院档案管理水平的提高作出贡献,为医院的平稳发展打下基础。

参考文献:

[1]高海燕.大数据环境下医院档案管理的SWOT分析[J].山西档案,2020(1):139-142,47.

[2]薛慧娜.基于大数据驱动的医院人事档案管理的态势分析法[J].卷宗,2020,10(6):144.

[3]马起龙.大数据影响下基于SWOT分析的醫院档案管理研究——以山东省三甲医院为例[J].办公室业务,2019(16):185-186.