基于多级企业项目管理问题的优化策略浅析

于萍 刘洪纬 张诗敏 姜山 宋智斌

摘 要：为了提高项目管理效率，优化含有多级子公司企业的项目管理模式。本文从多级企业项目管理的问题分析出发，从加强项目管理培训、完善项目管理流程、搭建项目管理信息化平台和建立规范的项目管理绩效考核方法四个方面给出多级企业项目管理优化策略。本文提出的多级企业项目管理优化策略不但优化了多级企业项目管理流程，而且为提高企业项目管理效率提供了策略，为实现企业降本增效的战略目标提供参考。

关键词：项目管理;多级企业;降本增效

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2020）09-0250-03

0 引言

随着企业发展和企业的高新技术战略布局，为了推动科技进步，增强企业创新能力，培养高质量的创新型人才，优化企业项目管理的流程逐渐成为广泛关注的重点。目前，国内外已有大量对于企业项目管理的研究。项目管理理论最初是由项目管理相关技术发展而来，1965年国际项目管理协会（International Project Management Association，IPMA）在欧洲成立，1969年美国项目管理协会（Project Management  Institute， PMI）成立[1-2]。中国项目管理委员会对项目管理做了如下定义：“项目管理就是基于系统思想和权变理念、面向对象的组织管理方法论”[3]。在项目管理的过程中建立临时性的专门组织——即项目团队，其运用各种方式、方法对项目的整个流程进行前期规划、组织节点进度设计，以及后期的进程把控和有关指导工作，从而可以实现对项目进度的动态管理和项目成果和目标的协调与优化。甄进明认为必须以企业战略规划的方式构建企业项目管理体系。在进行规划时应重点构建以项目管理为核心的项目管理体系而不是如何对单个项目进行管理[4]。在进行企业项目管理过程中，设立专门的项目管理团队即建立项目管理辦公室（Project Management Office， PMO）是十分必要的。王祖和、聂香探讨了在矩阵式组织结构下，PMO可以是项目管理的支持者、项目的控制者和项目战略的管理者[5]。大量的学者探讨了如何进行企业项目管理的优化[6-10]，但是对于拥有多级子公司的集团企业如何协调子公司与集团中心的项目管理进程，提高项目管理效率并没有深入研究。本文将针对拥有多级子公司的集团项目管理中存在的问题展开深入分析，并对企业项目管理优化策略进行研究，从而提高企业项目管理效率，优化项目管理进程，增强企业创新活力。

1 多级企业项目管理问题分析

1.1项目管理认知不足

（1）从事项目管理工作的管理岗位人员对项目管理认知不足。在多级企业项目管理的过程中，虽然集团中心和各分级子公司均形成了一定的项目管理团队和技术专家团队。但是各团队对于项目管理体系的认知存在一定程度的不匹配现象，对于各类项目的把控力度各不相同，在项目管理的过程中，各级公司管理人员没有形成一套统一且准确的管理思维，认为只要备案、审查了项目的申报、节点把控、经费预算、结题整个过程就是在进行项目管理。对项目管理缺乏自上而下整体的认识和自下而上递进式的反馈，导致集团和各分公司的项目管理人员管理的认知深度、管理高度、执行方法没有形成统一的体系。项目管理工具没有统一准确的理论知识作为支撑，自然也无法发挥它强大的作用。

（2）各项目组成员对项目管理的认知不足。项目负责人对整个项目组起到监督、管理、把控项目进程和跟进执行项目经费预算的作用。但是部分项目负责人缺乏对项目管理的系统性认知以至于对项目前期论证调研不充分、项目节点把控不严，容易出现项目进程拖沓，浪费项目经费等问题。另外，项目组的成员由于没有领会到项目管理工作的重要性，缺少对项目管理工作的认同，在完成项目的过程中规范意识薄弱，工作积极性较差。没有对项目管理的正向认知，项目管理的效率就会下降。

1.2项目管理流程混乱

对于包含多层层级结构的“集团中心—二级公司—三级公司—……”的企业结构模式，项目管理流程常常会发生管理效率低下、审批权限不明确、项目管理流程混乱等问题。这是拥有多级子公司的企业与普通企业相比在项目管理上面对的最严峻的考验。集团中心和各层级机构通常对项目管理均会制定一套相应的管理办法和管理流程。而管理办法和管理流程的不完全对接，往往会带来项目组工作人员的负担，造成项目立项、审批、验收等过程重复提交大量材料，增加了企业的成本支出，降低了企业员工的工作效率。另外，在各层级子公司没有形成嵌套的100%的对接式管理流程之前，各项目负责人只能根据自己工作经验从项目的类型和历史类似项目执行的方法等角度对项目进行跟踪和事项处理。各层级间不同的流程也会使得其他部门不知道该如何配合项目负责人和有关专家的工作，也容易造成工作过程中的对接疏漏和不愉快。

1.3项目管理信息化程度不够

随着国家“五位一体”的战略布局，国家对于经济建设重视程度持续提高，信息化产业技术的发展带动了周边大量行业的迅猛发展。各类APP和信息化平台的建设，为诸多领域带来了“无纸化办公”的福音。但是目前在项目管理方面的“无纸化”水平还不够高。项目管理软件是企业实现项目管理高效化、无纸化、便捷化的重要途径，而目前多级企业更急需一套合理高效的嵌套式项目管理软件工具。选择合适的项目管理工具，对提高企业项目管理的效率、规范企业项目管理流程、建立项目管理档案、管理项目参与人员绩效等具有极大的推动作用。

另外，不同层级公司之间没有建立起一套统一完善的项目管理信息化系统，缺乏高效的信息传输工具。通过对目前企业内主要信息传递内容及方式的研究发现，目前项目管理团队获得项目信息的渠道主要有：文件、进度总结、会议、报告、OA系统等。且提交材料和项目备案时仍采用Microsoft Office一系列办公软件。在项目申报，验收等材料递交时，浪费了大量的纸张资源，增加了不同层级之间多道重复审批环节，大大浪费了员工、项目管理人员和领导专家的工作时间。

1.4项目管理绩效考核方法不规范

在激励和鼓励企业员工积极开展项目工作、明确不同员工对项目贡献度上，没有形成完备且规范的绩效考核方法。部分企业在项目管理的过程中甚至没有制定项目管理绩效考核办法，使企业员工逐渐丧失推进项目进程的积极性，影响了企业的收益和员工之间的关系。而已建立起项目管理绩效考核制度的企业也存在这以下问题：（1）绩效考核方法不科学，缺乏数据考评指标和定量化的考评办法，多数由项目负责人、项目管理办公室成员、以及相关领域专家的主观判断，缺乏客观性和科学性。（2）绩效考评目的不明确，为考核而考核，存在着一定的形式主义。（3）通常情况下，仅依据项目阶段性工作报告的内容、答辩情况和经费预算执行情况进行考评，在过程中没有对项目管理人员的管理能力和专业知识的考核、项目参与人员的工作执行能力的考核，更没有对各层级子公司的项目管理能力的评价和考核。

2 多级企业项目管理优化策略

2.1加强项目管理培训

要想实现高效管理各类项目，使企业员工能够准确掌握集团中心和各分级公司的项目管理流程和项目管理办法，需要大力加强项目管理培训。从根源上解决项目管理体系松散，各层级子公司员工对项目管理认知不够的问题，通过加强培训，使企业员工心中均能对集团和各所属分支机构项目管理的构架有全面系统化的了解。企业可以阶段性邀请项目管理顾问开展讲座对项目管理人员、项目执行人员进行培训。也可以利用网络资源优势，在企业微课堂等培训学习平台中，增加项目管理培训板块，使项目参与者、项目管理者都能利用工作之余的空闲时间，掌握项目管理的基础知识，为后续开展项目管理工作夯实理论基础，增强企业员工对于项目管理的认知。

2.2完善项目管理流程

企业项目管理流程体系是从项目准备到项目收尾全过程范围内流程的集合。对于含有多级子公司的大型企业来说，严格把控项目管理流程是一项颇有难度的工作。经过1.2节的分析，多层级之间项目管理流程的不完全对接，给企业员工和领导专家等带增加了工作难度。企业应该由上至下制定一套涵盖范围广、系统化的项目管理办法，让员工可以有章可循，有法可依。同时，各层级之间应规范项目管理流程，从立项—启动—节点检查—验收等诸多环节出发，对不同环节各层级间应使用相同的把控力度。

另外，对于各层级之间的重复审批流程，应由下自上的由项目管理办公室安排专门的项目管理人员在对应的时间组织收报审批材料，避免项目组重复提交多项重复材料，加快项目管理工作进度，提升企业项目管理效率。

2.3搭建项目管理信息化平台

多数企业单个项目管理信息是通过邮件、报告、会议、Excel、OA系统进行传播和发布的。由于没有完善的嵌套式的项目管理平台，使得项目信息在各层级公司之间的流通不畅，流程中出现断点，因此无法为项目管理团队和企业提供充分的帮助。因此，要构建多级企业项目管理体系必须通过信息化的管理平台对各层级的项目信息、企业资源信息、项目财务信息等进行整合和管理，保证信息传递的速度和准确性。各类信息准确、有机的结合对协助各层级公司项目管理工作的衔接，实现一体化、规范化的项目管理流程，达到项目管理流程工作的可查可控可索引和信息的共享大有裨益。项目管理信息化平台以项目管理专业软件和办公软件为接入口。项目管理中有大量的信息需要处理，通过项目管理软件能够进行复杂的时间和资源调度，还能够帮助进行风险分析和形成适宜的费用计划等[1]。搭建项目管理信息化平台可以整合项目进程中的各项信息，减少项目团队的工作量，将项目从申报立项到验收的过程公开化、简洁化。在项目管理系统中可以通过索引数据生成各类进度图表，得到各层级公司项目管理总体情况和各具体项目的执行情况，通过软件设置的各种计算路径迅速生成科学的计算结果，从而为项目进度管理提供了极大方便。

对于拥有多层分支机构和子公司的大型企业，建立项目管理信息化平台显得更为重要。通过搭建涵盖多级子公司的项目管理系统，可以尽量实现“无纸化”办公，减少逐层递交纸质材料的成本。项目团队通过互联互通的平台，可以实现在子系统填报材料，获取子公司项目管理人员、技术专家等审批通过后，自动上报上级机构，大大简化了审批程序，实现降本增效的企业战略目标。

2.4 建立规范的项目管理绩效考核方法

要想实现提升企业项目管理绩效的目标，首先应当完善绩效考核体系，要求拥有一套覆盖多级企业各层级的项目管理绩效考核制度、项目执行工作管理细则以及项目实施结果考评标准在内的一体化、系统化、科学化的项目管理绩效考核制度。企业项目管理考核制度是项目管理人员、项目负责人、项目参与人在项目推进过程中可参考的规范化标准，只有有完善的项目管理考核制度才能使全体员工在执行过程中有章可循，不会造成明显偏差，导致预期结果和实际结果偏离的情况。在对项目经理及团队进行绩效考核与分配设计时，需要重点关注三个问题：第一个问题是谁在干？第二个问题是干了多少？第三个问题是干得怎么样？在项目规划和进展的过程中，随时更新项目各子模块的实施执行人员清单。将工作量定量化，通过定期汇报，成果检查等方式尽可能最真实地反应员工工作量的差异。对项目团队完成的工作进行质量验收，将项目做得好坏用评分去衡量。形成一套项目管理绩效考核方法，与企业日常的员工绩效考核相结合有助于各部门更加深刻了解到部门运行情况。将项目运行状况纳入至考核范围中，提高了员工参与项目的积极性。同时在项目管理信息化平台的帮助下，未来可将定性化指標定量化，提高项目管理的科学性。另外，在含有多层级分公司的企业中，针对不同级别的项目需根据项目类别分类分子公司层级逐步制定一套合理的项目管理绩效考核办法，激发员工工作潜力。

3 结语

本文从含有多级子公司的企业项目管理的问题分析出发，找出含多级分支机构企业项目管理中存在的问题，继而对企业项目管理的优化策略进行分析，通过加强项目管理培训、完善项目管理流程、搭建项目管理信息化平台和建立规范的项目管理绩效考核方法四个方面改进多级企业项目管理模式，优化项目管理策略。通过本文所进行的项目管理优化策略研究，可以为企业提高项目管理效率、加强企业项目管理质量、实现企业降本增效的战略目标提供一定的支持。

参考文献

[1] 王芳芳.秦皇岛通联公司项目管理体系构建研究[D].秦皇岛：燕山大学，2012.

[2] PMI.PMBOK?Guide（Fifth Edition Pre-Release Version）[M].PMI，2012（10）：350-377.

[3] 中国（双法）项目管理研究委员会.中国项目管理知识体系[M].北京：电子工业出社，2008.

[4] 甄进明.项目管理就是企业的运营管理[J].项目管理技术，2005（10）：12-17.

[5] 王祖和，聂香.基于PMO的企业项目管理组织结构[J].项目管理技术，2008（2）：22-25.

[6] 陈建中，文俊翔.高新技术企业研发项目管理模式优化研究[J].企业家天地，2010（9）：49-50.

[7] 熊曙晖.基于企业战略的项目管理体系构建与优化[J].现代经济信息，2019（7）：111.

[8] 何勇，熊艳.基于战略视角的企业项目管理模式研究[J].企业改革与管理，2019（3）：13-14.

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[10] J.Kirsila，M.Hellstro，K.Wikstrom.Integration.As a Project Management Concept：a Study of the Commissioning Process in Industrial Deliveries[J].International Journal of Project Management，2007（25）：714-721.