医院音像档案资源建设与利用

文/上海中医药大学附属龙华医院 华佳芸

一、音像档案是医药卫生档案的重要组成部分

医药卫生档案是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，主要包括文书档案、科研档案、会计档案、设备档案、基建档案、病历档案、音像档案等。

音像档案是医院管理和医疗活动中形成的音像记录，可以声像并茂地反映档案所记载的内容，再现医院管理和医疗活动各个历史阶段的全貌与细节。例如，有些手术过程，用文字很难表达清楚，利用反映手术进展变化的照片、录音、录像，并辅以文字和讲解，就能达到一目了然的效果，满足利用需求。从这一意义上讲，音像记录和文字说明是形意结合的整体，两者互相依赖，互相印证，互相补充。此外，音像档案可以用于制作医院的宣传片。优美的音乐，通俗易懂的语言，生动直观的画面，在医院对外宣传和院史学习教育中具有不可替代的重要作用。

二、医院音像档案的特点

（一）历史的客观记录性。真实是档案的生命，它排斥一切伪造、假设的臆想，所有客观的存在，包括时间、地点、人物、情节、原因、结果的完全准确。时过境迁，历史事件的现场记录是无法追补的，所以客观性更甚于其他载体形式的档案。

（二）形式的不可替代性。在医院发展中形成的各种活动记录，保存在照片、磁性录音、录像带上面，音像档案与纸质载体相比较，纸质档案缺乏形象性，音像档案具有生动、形象、还原性强的特点，给人以身临其境、如见其人、如闻其身之感，其保存、利用价值更高。

三、音像档案资源建设的探索与实践

龙华医院是上海中医药大学附属医院。1960年7月开诊，是为振兴中华医学而兴建的，是新中国上海中医事业建设发展的窗口。医院的档案工作随着医院各项工作的发展不断加强。建院初期，医院没有专门的档案管理人员，也没有档案室。档案材料由各行政职能部门分别保管，主要以文字档案为主，没有录音、录像，只有少量照片。部分照片由行政职能科室保存，比如建院开工的照片。部分则散失或保存在个人手中，比如老专家查房坐诊的照片。有的由老专家自己保存，有的则分散在学生手中，原本很珍贵的照片由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。另外，由于管理不规范，对音像档案管理的重要性认识不足，当档案部门上门收集时，出现“不愿交”现象。

随着医院规模的扩大、医疗业务的发展和科学技术的进步，音像档案的利用率逐步增加。医院领导开始意识到音像档案的重要性，建立了较为完善的工作机制，并不断加以完善。1984年，医院设立了摄影室，归医务科管理，由医务科科员兼摄影师。摄影师的身影频频出现在医院的医疗、教学、科研、行政活动中，形成了大量的音像资料，内容包括医学摄影和普通摄影两个大类。所有音像资料均由摄影师负责积累、收集、保管和提供利用，以满足院内外有关方面的利用需求，但归档意识不强，认为只有上级来文、红头文件需要归档，照片、录音、录像不需要归档，只要拍完、录完，就算完成任务了，谁拍的归谁保存，缺乏全局意识。

1993年，随着利用范围的不断扩大，院领导将摄影室划归院长办公室领导，并为摄影室添置了摄像机、翻拍机、电脑等设备，配备了暗室。摄影室成为医院医、教、研和行政、党务活动摄影服务的专门机构，音像档案数量突飞猛进，但是因为没有及时归档，时间一久，造成对当时的拍摄时间、地点、人物等关键要素记不清了。

进入21世纪，随着数码技术的飞速发展和医院数字化工程的不断推进，自2004年起，医院的摄影工作成为办公室科员工作的组成部分。各科室都添置了高性能数码相机等设备，医院不再单独设立摄影室。档案管理工作也越来越规范，要求各科室工作活动中形成的照片、录音、录像、光盘等在每年度6月前统一移交医院档案室，由档案室负责整理、鉴定、编制归档目录，形成音像档案。这些宝贵的音像档案资源，为日后建设医院院史陈列室作出了重要的贡献。

四、音像档案资源的重要作用与传播途径

档案室集中保存的音像档案内容丰富，有反映医院面貌变迁和医务人员救死扶伤的，有记录重大会议、重大活动的，以及各级领导到医院慰问的，全面记载反映了医院各个历史时期、各个方面的活动和工作。

（一）历史考证作用。龙华医院是以中医为特色的综合性医院，医院里一直摆放着医圣李时珍的雕像。李时珍是明代著名的医药学家，他历经27年编写的192万字巨著《本草纲目》被誉为“东方医药巨典”。每每看到这座雕像，就会让人肃然起敬，为先人在医学史上取得的伟大成就而感到骄傲。然而，因历史原因，这座雕像在医院的变迁中几度挪位。笔者刚进医院时，曾见李时珍雕像在病房楼前，后医院整体改扩建时，被暂时挪至药剂楼前。医院改扩建完成后，出于对医圣的尊重，医院领导班子专门研究了李时珍雕像的安放位置。据一些老同志回忆，这座雕像原本并不在病房楼前，但具体位置，谁也说不清楚。这时照片档案发挥了作用。经过仔细查阅比对，终于找到了李时珍雕像最初所在位置。之后，医院专门举行了盛大的搬迁仪式，让李时珍雕像回归原址，寓意医圣回家，为医院发展带来美好的未来。

（二）宣传教育作用。从1975年起，上海市受国家卫生部委托，承担援助摩洛哥的医疗工作。40余年来，160多批上海医生远赴这个位于地中海、大西洋和撒哈拉沙漠之间的国度。一代代援摩中医人的无私奉献，让摩洛哥人民对中医有了更深入的了解和体验。期间，医务人员在远离亲人的情况下，克服种种困难，在简陋的诊所里默默开展中医针灸、推拿和中医宣传工作，此情此景令人难忘和感动。

医院音像档案中保存着一部由援摩医生胡炳麟医生亲自拍摄并配音的纪录片《援摩洛哥医疗队的一天》。该影片近距离、多角度记录了医务人员的工作和生活，让观众深刻感受到了他们的喜怒哀乐和奉献精神。纪录片在网络上播放后获得了3.9万个赞，起到了很好的宣传教育作用。

（三）中医传承作用。2000年，医院提出“以建立名老中医工作室为载体，全面实施中医药的继承”。院领导希望通过这种形式，让院内一批即将退休的名老中医以带教学生的方式，把他们的宝贵经验记录下来、传承下去。医院给每个工作室的学生配备了录音笔、照相机、摄像机。学生跟随老师查房、坐诊。每一次查房、坐诊都进行了录音、录像、笔录。此外，还定期开展名中医面对面访谈活动，对访谈内容进行口述实录。这些录音、录像、照片原汁原味地记录了名老中医的就诊过程和宝贵经验，极大地丰富和补充了纸质档案的不足，产生了纸质档案难以达到的震撼力。之后，医院通过整理、利用这些音像档案和文字记录，编辑出版了《名医临证录》《书画拾零》系列图书。书中汇集了名老中医的临诊医案，对临床疑难杂症的查房分析和答疑，对学生学习笔记的批语以及科研历程的回顾总结。这些书和画册的出版发行在全国引起了很好的反响，开创了中医师承的新格局，得到了国家中医药管理局的认可，并在全国范围进行学习和推广。

五、音像档案资源的安全问题与防护

随着数字化和信息化的不断发展，多媒体信息技术已经被广泛应用于音像档案管理之中，并在音像档案管理中的信息安全防护层面发挥积极作用。音像档案作为当前最能直观反映现实的特殊记忆载体，其对医院档案管理的发展起到的作用不容小觑，但是呈现出的高度数字化、网络自动、远程管理、资源管理的特征在提高音像档案资源利用效率的同时，也带来了新的安全问题。

（一）音像档案的安全风险。1.音像档案信息具有不稳定性。网络的共享性、远程控制等先进技术既能对音像档案资源提供方便快捷的服务，也很容易成为病毒扩散和黑客攻击的对象，病毒程序会修改系统程序，破解管理权限，窃取或非法处置音像资料。2.音像档案载体具有脆弱性。音像档案与传统档案相比，由于其是由数据组成，很多音像档案数据信息都以光盘形式进行存储，而光盘保存对外部环境要求苛刻，本身物理寿命低于纸质档案，可能在保存过程中对原有的音像档案资料和信息造成一定破坏，导致音像档案资源难以得到及时的开发与利用。3.音像档案具有传输风险。音像档案的内容来自不同的部门，在存档过程中需要从一个载体转移到另一个载体，在利用过程中也需要从一个载体转移到另一个载体，在转移过程中不同主体会选择不同传播路径，缩微、拷贝、网络传输等等，这些途径都存在风险。

（二）音像档案资源的安全保障。1.提升音像档案管理人员的综合素质。在音像档案管理信息化建设的同时，要加强音像档案管理人员的责任意识，保密意识，要进行信息技术培训，提升音像档案管理中的信息安全防护水平，减少不必要的损失。2.引入先进的技术设备，科学合理保管音像档案。对于磁性载体和光学性载体，要放在适宜的环境中，远离磁场和强光，定期检查保管状态，发现问题及时解决。3.要防止窃取，加强对音像档案传播途径的监管。对计算机经常进行维护，提升防火墙等级，安装必要的杀毒软件。在音像档案的形成、存储、传输、保管、利用过程中要做到音像档案数据的完整性、真实性、有效性和保密性。

六、结束语

互联网的发展、人类社会的进步、即时通信工具的出现，改变了人们的生活和工作方式，也为音像档案的发展带来了前所未有的挑战和机遇。有了智能手机，音像档案资源建设和利用变得十分便捷。人们可以随时随地拍照、录音、录像，然后通过网络发布。未来，我们需要进一步探索如何增强医院全体工作人员的档案意识，对音像档案管理重要性要加大宣传，开设音像档案整理专题讲座，宣传报道音像档案管理的先进典型，加大对音像档案工作的指导、监督、检查力度，与传统档案资源管理的理念和机制相结合，运用现代技术手段，把音像档案资源的形成、收集、甄别、保存纳入每个人的职责范围，让更多的人一起参与医院音像档案资源建设，促进音像档案在医院建设发展中发挥更大的作用。