探索综合性科研院所如何建立以项目管理为核心的采购管理——以某科研院所为例

杨萍

探索综合性科研院所如何建立以项目管理为核心的采购管理——以某科研院所为例

杨萍

（中国原子能科学研究院综合计划处，北京 102413）

中国各大综合性科研院所承担的科研项目的资金渠道大多为国有资金渠道，由于其综合性导致经费渠道的多样性。同时，国家各部委管理的科研经费渠道对于经费预算、经费调整程序、经费审计、项目验收等关键环节控制措施具有不同的管理思路，其管理规定也不尽相同。以综合性科研院所为例，分析科研院所目前的采购现状，并就如何建立以项目管理为核心的采购管理，提出了粗浅的看法。

综合性科研院所；项目管理；采购管理；管理思路

综合性科研院所的项目虽然来源渠道多，但无一例外的是所有的采购都必须遵循国家特定的法律法规、遵循上级主管部门和本单位的行政管理制度，同时采购过程还必须做到公开、公平、公正。

1 科研院所的采购特点

某科研院所是一所综合性的科研院所，业务范围广，包括以固定资产投资为主的工程建设项目，以纵向科研、工程科研为主的科研项目、产业开发项目、后勤保障与管理服务项目等四大类项目；涉及领域与学科多，完成任务所需采购的产品有品类繁多、范围广、单笔采购数量少金额大的特点。

四大类业务的采购特点如下：①工程建设项目。项目分类清晰、上级批复明确、政府监管力度强、相关法律法规精准完善、相对规范。②科研项目。项目渠道多，管理部门多；研发领域广、采购产品种类繁多，范围广泛，专业性强；非标设备、特定的技术服务多，技术要求度高，技术变更频繁，供方相对集中且有限，倾向卖方市场；涉及国家秘密、商业秘密。③产业开发项目。以市场为导向，紧急采购、定向采购多，甲方占主导地位。④后勤保障与服务项目。社会化程度高，采购产品标准，市场竞争度高，供方相对分散，倾向买方市场。

该院采购实行院所两级管理，院层面主要以制度建设、体系建设和合规性管理为主，计划部门作为采购的归口管理部门，所级单位负责采购的具体实施，并建立了集中采购中心实施集中采购。所有采购都必须遵循国家特定的法律法规、遵循集团公司和院的行政管理制度，同时，采购过程还必须做到公开、公平、公正。

2 科研采购管理存在的问题

对采购管理的认识不统一，采购无计划性，全部为临时采购需求且多打着项目急需的旗号，想方设法规避各类管理要求，忽视采购的合法性、合规性，主要表现如下。

2.1 对采购专业化管理认识不足

机构设置不到位、专业化人员配备严重不足，导致管理深度不够，各层级流程不畅通。院所两级均未认识到采购管理实际是一门学科，需要具备专业化；④管理知识人员方可全面深入地完成采购管理工作。目前，院设立院级采购的归口管理部门，配备了较为专业的管理人员，但均非专职管理人员，同时承担其他管理工作，用于采购管理的时间总计仅为1人年，对采购的管理深度严重不足，仅限于对采购需求文件式的审核审批，对采购过程的合规性管理多是在问题已产生后的追责。所级单位作为采购的具体实施部门，所配备的采购管理人员也往往身兼数任，且人员更换频繁，对相关法规制度、采购流程多数了解不深入，无法第一时间发现采购过程存在的问题，对基层单位遇到的问题也无法解答并予以解决，基层采购遇到问题会直接向院级管理部门求助，另一个层面讲院级管理部门发现的采购问题不能通过所一级管理准确有效的传达到基层采购人员，反馈回的答复与管理部门的实际要求相差甚远，往往多次反复造成时间上的浪费，影响采购项目的进展。

2.2 采购缺乏计划性

无序化采购导致确保项目进度与合规采购的矛盾尤为突出。采购以课题组为单元，采购权分散，采购随意性大，采购无计划，项目所需产品采购前松后紧，为确保不影响项目进展，年底突击采购现象年年存在，因此而导致的违规采购现象时有发生。

2.3 采购相关法律法规执行不到位

采购过程不规范，违法违规现象频现，由于缺乏有效的审核与监督控制体系，各层级审核与监督各自为政，未形成联动机制，使得采购的过程管理失控。项目投资、进度、质量等屡屡出现问题，不仅导致项目拖期，还由于一线科研人员作为采购实施的主体，涉及人员较多且不固定，加之繁重的科研任务，没有充足的时间去理解掌握繁多的采购管理尤其是招标管理的相关政策，委托的招标代理机构水平参差不齐，在招标文件编制、招标评标过程中的不规范现象屡有发生，曾多次遭到供方质疑，且在各类审计与检查过程中频被查出各类违规问题。

2.4 狭义的合同管理使得合同管理仅停留在文本审核与信息登记阶段

一直以来相关人员对合同管理认识的不到位，导致合同管理没有形成完整的体系，虽然出台了合同管理规定，但规定主要侧重合同签订前的文本审核；虽然明确了合同章的管理部门，但部门仅对合同签订时信息进行登记，合同后续的进展过程及合同执行的合规性、有效性均未纳入管理体系。

2.5 采购管理未实现信息化管理

各级审批、各类信息的收集、各类统计数据的生成全部依靠人工，不仅造成人力、物力、财力的浪费，而且对采购的过程管理无法真正进行实时的节点控制，降低了管理效率。

2.6 人员结构不合理

成立集中采购中心后，由于人员结构的不合理，加之 任务匹配与实际采购人员数量、专业能力的严重失调，在一段时间内确实未发挥其本应发挥的作用，反而带来了负面的效应。

3 采购管理改进建议

根据该院采购管理存在的实际问题，结合采购的特点，对标同类型单位，并结合基层单位反馈的意见，在遵循国家法律、诚信、规范的原则下，应对该院采购管理方面进行如下改进。

3.1 应构建以项目管理为核心，采购管理、质量管理、财务管理与之有机结合的采购全生命周期的管理控制系统

该系统包括采购计划与项目计划相结合的计划管理体系，标准、规范、完善的专业化采购合规性审核管理体系，合同执行与项目投资控制、进度控制、质量控制相匹配的控制体系，统一的合同绩效评价指标与绩效评价考核奖惩体系，完整的信息收集、整理、分析应用与经验反馈体系。这5个子体系均紧密围绕项目管理开展业务工作。

近年来，我国的教育观念发生了巨大的转变，高效课堂这一理念已经引起了广泛的关注。高效课堂的核心理念是充分利用有限的教学时间，有效完成教学任务。因此，教学效率是评价高效课堂的重要标准。效率是指单位时间的生产数量，在教学领域内，教师的知识输出与学生的理解情况，应当被视为影响教学效率的主要因素。首先，教师的知识输出主要指课堂内的知识容量。物理教学的课时通常较短，在有限的时间内，教师不仅需要完成课纲规定的教学目标，也应当为学生提供更为丰富的课外知识。其次，学生的理解情况是指学生在单位时间内熟练掌握的知识量。影响这一环节的主要因素分别是教师的表达能力、课堂管理、课件组织以及师生之间的互动。

3.1.1 采购计划与项目计划相结合的计划管理体系

项目管理单位及采购管理部门应改变目前在采购管理过程中的被动型管理模式。采购管理部门将采购管理工作前延并与项目管理单位配合，督促采购需求单位在编制项目进度计划、投资计划的同时，对项目批复中明确需要购买的专用设备及材料、影响项目进展的重要设备及材料编制出采购计划，采购管理部门依据各单位提报的采购计划统筹考虑、合理下达采购计划，匹配进度计划设置进度控制节点，监控计划实施。

3.1.2 标准、规范、完善的专业化采购合规性审核体系

以采购前端合规性审查为主要工作，依托上级部门建立的电子采购平台控制对外发布的窗口，包括采购计划阶段采购文件（含招标文件）发布前的公开性审核、平台报名供应商的公平性审核、评审结果的公正性审核、合同盖章前的符合性审核4方面。

3.1.3 合同执行与项目投资控制、进度控制、质量控制相匹配的进度控制体系

尽快完成ERP系统采购模块的开发，并与项目管理、财务管理、质量管理等子模块对接，将合同信息录入该系统并根据项目进度计划、投资计划设置进度控制节点、支付控制节点、预算执行率控制节点，建立事前、事中、事后三个维度的预警机制，监控合同执行全过程。

3.1.4 统一的合同绩效评价指标与绩效评价考核奖惩体系

建立内部合同绩效评价机制，按照合同金额、合同执行、对方单位、违约情况等建立统一的绩效评价指标和绩效评价考核奖惩办法，合同的绩效评价结果将直接影响合同执行人员、相关管理人员的绩效奖励。合同管理的绩效考评奖惩体系应该与考核体系挂钩，并建立业务约谈和问责约谈机制，分别由业务部门和纪检监察部负责问责。

3.1.5 完整的信息收集、整理、分析应用与经验反馈体系

加强采购全过程各类信息的收集，汇总整理，进行数据分析，发掘数据背后的故事，并反馈到实际工作中，使管理工作得以不断完善和持续改进。

以上工作均需要一定数量的具备专业知识且政治思想过硬的专职管理人员进行专业化管理来实现，因此，做实采购职能管理专业化管理机构是必要的前提。

根据该院具体采购业务量，专业化采购管理机构业务应包括两大部分，即采购管理与合同管理。采购管理主要负责计划管理、采购寻源过程的合规性审核与日常监管、信息收集分析与经验反馈、采购管理绩效评价考核奖惩体系的建立；合同管理主要负责合同标准模板的建立与日常维护；合同文本的符合性审核、合同执行过程的监控、合同章的管理。

3.2 在集中采购中心与二级单位之间建立良性有序的内部采购与服务的供需机制

后续集中采购管理中心应优化人员结构，提高人员素质，改变现有形象，逐步提升集中采购中心在采购管理中的作用。

要对集中采购中心重新进行定位，改变现有身份，由纯公益型转变为半公益型，在完成以下规定动作的基础上，积极开拓院内市场：①将货架产品的采购全流程做强做精，逐步向标准产品、非标产品采购过渡；②配合管理部门做好招标实施工作，确保招标全流程的规范性；③了解掌握市场动态信息，筛选出该院可能需要采购的产品信息，进行分析并向全院传递，为基层单位采购提供参考依据，节约其市场调研所需时间。

建立采购供需考核制度，对集中采购中心考核分为两部分，规定动作部分作为基础绩效，承接院内任务进行量化考核并与奖励绩效挂钩。同时，对二级单位委托集中采购管理中心实施采购予以奖励，可纳入二级单位奖励绩效考虑。

长此以往，将形成有序的供需体系，集采中心也可以在大量的实践中不断积累经验最终成为真正专业化的采购实施部门。以上改进工作完成后，该院的采购管理势必会上一个台阶，同时也会带动项目管理有序推进。

2095－6835（2020）20－0146－02

F276.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.20.063

杨萍（1971—），女，本科，高级经济师，主要研究方向为综合计划管理。

〔编辑：张思楠〕