民办高校学生档案数字化建设存在的问题与对策研究

严巍 刘云龙

【摘要】随着信息技术向教育行业的渗透与融合，高校学生档案数字化建设已成为档案管理的一种必然的趋势，但是民办高校学生档案数字化建设过程中还存标准不统一，复合型人才缺乏等许多问题，笔者从高校组织管理、统一建设标准、培养复合型人才等方面，探索解决民办高校学生档案数字化建设中的有效途径。

【关键词】民办高校 档案建设 数字化

随着大数据和云计算时代的到来，民办高校校园建设数字化、信息化也呈现出快速发展势头。当前民办高校学生档案数字化建设已成为档案收集、管理和使用的一种趋势。利用信息技术对档案资源进行数字化保存，通过计算机和网络进行管理，展示档案资源价值，对保护档案的原始性、真实性，提高管理效率具有重要作用。但民办高校学生档案在数字化建设中仍有许多工作要做。当前，必须认真思考和研究系统管理和技术上存在的突出问题的对策。

1、高校学生档案数字化管理的原则与作用

1.1 高校学生档案数字化是一项长期的系统工程，具有任务重、环节多、工作量大、安全性要求高等特点。在数字化管理中，应在遵循公开原则、安全原则的基础上优先数字化对学校发展中具有历史意义和保存价值的高价值文件和如学生录取审批表、学籍信息表、成绩单、社会实践记录单、毕业生审批表、各类奖惩审批批复类文件及毕业证书等高利用率的档案资源。减少了对原始文档的使用，为原始文档提供有效保护。

1.2 将计算机数字管理技术引入到纸质文档管理管理中，突破了传统文件管理模式的时空界限，实现对文件的快速管理和查询。对学生档案进行跟踪管理，提洪相应的服务，大大提高了学生档案管理和利用的速度和效率。

1.3 学生档案数字化管理摒弃了传统的学生档案管理模式和载体，提高了学生档案管理的统一性。通过利用互联网、云平台、计算机等信息技术，数字文件在互联网上传输，实现了跨区域、跨空间访问，促进档案资源共享，有效的提高了高校学生毕业以后的学历的认证，各类审查所需的学籍查询、成绩翻译所需学生档案的利用率和利用效率。

2、民办高校学生档案数字化建设中存在的问题

2.1 学生数字化档案信息体系的建设离不开领导者对学生档案工作的重视与支持。学生档案在形成的过程中，会积累一整套完整的纸质档案。目前民办高校的管理层普遍认为，将逐年形成且数量庞大，且完整的学生档案，全部数字化是对现有的档案资源的一种重复建设与浪费。如果学校管理层不提供资金支持在某种程度上来说学生档案信息化是不可能实现的。

2.2 学生档案资源数字化标准不完善。这与民办高校信息化建设的标准不完善有关，从目前民力、高校学生档案数字化的现状来看，数据输入不当，扫描格式不统一，扫描分辨率低，文件命名错误，原始文本与OCR识别文字不符，存在文件漏扫、重复扫描等问题。因此在加工过程中无法保证质量，势必会造成后期数据交换、管理、使用及检索不便，对线上档案利用造成了困扰。

2.3 专业团队专业培训有待提高。民办高校档案数字化管理团队既要有丰富的档案管理经验，还要有计算机数字网络技术的应用能力。然而，从目前高校学生档案管理人员的现状来看，管理人员虽具有丰富的档案管理理论和实践知识，也能它从事存储电子文件等简单操作，但应用更新数据库、创建网页和转换文件、数据分析等高技术含量的工作并不十分熟练。事实上，既懂档案管理又懂计算机信息技术的复合型档案管理人员明显不足。

3、民办高校学生档案数字化管理的解决途径

3.1 需要学校管理层注重档案资料特别是学生档案的数字化管理工作，从人力、物力、财力等方面加大档案数字化软硬件的投人。另一方面，制定民办高校学生档案的数字化规划。首先将就业协议书、个人成绩汇总表、录取花名册和毕业生审批表等高频率利用材料数字化。其次，对民办高校日常学生管理过程中产生的档案进行数字化管理。最后，数字化其他类型的材料。

3.2 必须加强和改进学生档案数字化標准。民办高校学生档案数字化管理目前没有一个严格的技术标准，各类学校学生档案存档的内容存在很大的差别。急需建立一个科学的标准，来规定存档的范围和标准。其次，建立合适的扫描方法和扫描标准、照片文件、纸张文件和基本文档分别确定特定的扫描参数。各类奖励证书、图像被统一成JPG或BMP等格式。学生日常学习活动中形成的文档被统一成PDF或word格式。通过严格的技术标准和规范的制定，确保文件格式的兼容性。统一收集、整理、保存和压缩电子文件的使用，保证标准。

3.3 质量检查，实时检查跟踪。学生档案的数字化是将纸质、音（视）频等文件进行电子混合，并根据文件管理的要求进行记录和分类，对文件的数字化质量要求很高。一是对存档资料数字化的质量进行审查，要求记录、扫描等错误率不超过，%。二是由于高校学生档案的数字化数量庞大，种类多，个体档案数量种类差异性大，需要数字化人员自查的基础上进行抽取检查，每天提取不低于25%。三是利用多种途径，提高数字化质量。

3.4 加强专业培训和提高团队绩效。尽管档案工作者拥有较多的档案专业知识，档案资料也可以外包数字化，但仍需要有能维护、管理和后期数字化操作的复合型的人员。因此根据高校学生档案数字化管理的职责和实际需要，我们一方面需要对高校现有档案管理人员进行必要的计算机、网络等信息技术培训。同时加强数字信息专业人才的引进和培养。

结论：高校学生档案数字化管理是档案事业发展的主流，民办高校必须重视档案的数字化管理，加快档案的数字化管理进程，加强档案的数字化管理。加快档案工作步伐，不断完善标准规范，严格档案数字化质量，加强人才队伍建设。

参考文献：

[1]马轶铧.档案管理数字化[J].华东科技，2020（04）：51-52.

[2]刘宇霞.浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].中外企业家，2020（10）：138.

[3]徐松.数字时代档案数据化管理问题研究[J].山西档案，2020（02）：142-144+186.

作者简介：1.严巍（1978-），男，汉族，湖北公安人，本科，郑州澎青医学高等专科学校，高校讲师，研究方向：中成药的药理作用与开发、档案信息化管理。2.刘云龙（1990-），男，汉族，河南通许县人，本科，郑州澎青医学高等专科学校，高校助理实验师研究方向：机械设计制造及其自动化。