档案室搬迁过程中的问题与对策研究

摘 要：中小学校舍的维修、重建、搬迁等因素带来的档案室搬迁问题越来越多，档案室的搬迁应该有预见性、有计划性、有一定的步骤和流程，才能确保档案的安全性。本文以杭州市凤凰小学为例，分析介绍了档案室搬迁过程中出现的问题以及解决途径。

关键词：档案室;搬迁;问题与对策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.028

基金项目：2019年杭州市凤凰小学校长统筹奖科研项目立项，项目立项时间：20191015。

为了推进均衡化办学，强校带弱校共同发展，杭州市凤凰小学由杭州市秋涛路小学和杭州师范大学第一附属小学钱江校区合并建立，学校经历了合并、拆分等，学校档案室也随之进行了调整或搬迁。学校档案室存放了学校大量的原始资料及数据，记录了学校的发展历程，学校档案工作的全面性、扎实性、完整性，可以给学校的发展起到助推作用。

1 学校档案室搬迁前的现状

1.1 档案种类

杭州市凤凰小学档案室里保管着本校的文书档案、教学档案、教师业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案及党员档案。

1.2 软硬件条件

杭州市凤凰小学档案室分别配备档案库房、档案查阅室、档案办公人员办公室、档案检索工具、电脑、照相机、打印机、复印机、温湿度计、空调、防磁柜、碎纸机、除湿机、陈列柜、档案柜等。

1.3 搬迁经历

杭州市凤凰小学（前身为杭州师范大学第一附属小学）档案室因客观因素从2014年至2017年经历了3次搬迁，在第一次的搬迁过程中，1台电脑被损坏，导致一部分数据丢失。从这一次的损失，让我们吸取了教训，也总结了经验，使得后两次的搬迁顺利完成，没有造成任何损失，并且于最短时间内补救回了第一次损失的数据，于2019年1月实现了浙江省数字化标准化档案室。目前，档案室保管的永久、30年档案实现了全文数字化，全部档案实现全目录数字化。

2 搬迁过程中面临的问题

2.1 领导重视程度不够，档案库房选址不符合档案室要求

档案库房的选址应满足下列要求：远离水源、火源、和污染源，一般不宜选择在地下室或顶层，如设在以上两个地方，应采取防潮、防水、隔热等措施;档案库房必须专用，与办公室或生活区分开;档案室的载荷符合规定要求。而往往学校在决定搬迁档案室的时候，如果档案室专职人员不向分管领导或校长提前提出专业的意见，学校领导层的人很难考虑到这些问题，甚至在整体空间不足的情况下，会把档案库房往阁楼、地下室、顶层等地方安排，从领导层面来看，他们第一考虑的是保证学生上课用教室，而档案室往往被忽略。

2.2 纸质档案面临顺序（档案号）被打乱

中小学的档案室搬迁往往是在假期里，而负责学校维修、货物搬迁这些工作的往往是后勤保障部门，他们基于缺乏档案相关专业及法律知识、主观疏忽等原因，把档案与其它物品同等对待，绕过专职档案员，自行安排档案的搬运。由于缺乏专业的业务指导，档案的顺序很有可能被打乱，后期很难按照顺序号整理清楚。

2.3 纸质档案被损毁或丢失

在打包、搬運的过程中，由于饮水不小心、打包凌乱、搬运顺序凌乱、搬运方式不恰当、没有清点等原因，纸质档案会遭遇被损毁甚至丢失的危险。

2.4 数字档案丢失

档案管理有严格的备份要求，但实际操作中，难以达到严格备份要求，甚至没有备份。在搬运的过程中电脑破损或丢失、U盘破损或丢失、磁介质档案被消磁、软件崩溃等原因都会导致数字档案的丢失。在搬运的途中，因为不慎碰撞、搬运车抖动等原因，会导致电脑破损;每个学校对档案的投入不一样，有一些学校使用的软件甚至超过10年，早早过了免费维护时间，学校也没有经费去续费维护，甚至此软件的开发公司已经不存，如果平时的备份工作不到位，一旦原安装此软件的电脑被损坏，很难找回丢失的软件及档案数据，有些学校备份档案的工具是U盘，而U盘的体积和面积都很小，非常容易被遗忘和丢失。

2.5 档案秘密被泄露

档案的保管和运输都需要严格遵守档案保密制度。然而，中小学在档案室搬迁过程中，会因为各种原因导致档案秘密被泄露，例如：档案专员不在现场、档案打包不严格、档案运输方式不妥当、档案整理进柜不及时、新档案库房门窗不合格等。

2.6 新迁档案室八防不到位（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）

一般情况下，档案室是不轻易变换的，如果一个学校决定变换档案室，应该是遇到了确确实实的客观原因，不得不变换，然而，当不得不变换档案室的客观现实下，可能新的档案室没办法满足已安装防盗门、已安装窗帘、已配备防火栓、无漏水隐患等条件，导致档案室的八防就很难严格落实。

3 对策研究

3.1 领导重视，科学谋划档案室选址

2003年5月，时任浙江省委书记习近平总书记在省档案局馆视察工作时作了重要讲话。习近平总书记指出，“档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。档案工作是当前国家事业发展不可缺少的方面，随着经济社会的发展，档案工作将越来越重要”。学校领导应具备基本的档案常识及档案法律法规知识，在谋划学校整体布局时应该把档案室的安全性考虑进去。学校档案专职人员要有高度的敏感性，一旦发现学校领导层面有换档案室的意向，就要立即与上级领导沟通，从专业的角度给领导分析和建议档案室科学的选址。这样，可以从选址上避免档案可能存在的安全隐患。

3.2 慎重合作，防止档案搬运人员泄密

“档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对委托方进行监督，委托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案安全。” 因此，在搬迁之前，学校应该慎重选择服务公司，应与负责搬迁档案的公司签订委托协议及保密协议，在搬迁过程中，档案专职人员应全程陪同和指挥。

3.3 五严到位，确保搬运过程安全可靠

1）严格编号。搬运前，档案专业人员应该把档案室所有档案柜进行流水号排序，应做到一柜不漏、一件不漏，在搬家公司进行打包之前，档案专业人员应给他们进行培训，在打包过程中档案专业人员应进行全面指挥及指导，确保打包按顺序号顺利进行。

2）严格打包。所有档案应按照打包前排列好的顺序进行打包，每打完一个包，应及时严格按照打包顺序进行统一的流水号编号，避免有空号和重号。

3）严格押运。应严格按照打包编号进行搬运上车，整理排列，装载完成后应检查车门是否上锁，车顶是否固定稳固，在押运的路途中，档案专职人员应全程陪同。

4）严格用水。在进行档案打包、搬运的过程中，参与搬运的人员饮水解渴、洗手进餐是必不可少的，饮水后应把盖子拧紧，放置于离档案比较远的地方，以免饮用水被不小心打翻后浸湿档案;洗手的水，应远离档案。

5）嚴格备份。第一，数字档案备份，指对数字化的档案进行拷贝后另存一份于磁介质中进行备份，分为目录数字备份和全文数字备份。在平常的工作中，档案专职人员应严格按照档案备份要求进行档案备份。第二，软件备份，在购买软件时，应严格把软件安装包存档备份，可能的情况下，在另一台计算机上也安装一个一模一样的软件，如果档案专用电脑出现问题时，安装此备份软件的电脑可以及时解决软件丢失的问题，第三，异地备份，档案的备份应该严格异地保存一份，当本地档案丢失时，可以从异地备份里复制数据。第四，将教师个人业务档案里关于教师本人的重要档案由教师本人备份一份电子档案。教师个人业务档案关系到教师职业生涯的发展，完善的教师业务档案，可以助推和便利于教师个人生涯发展，老师评职称、评优、评先、评五阶段奖、评星级班主任等都会利用到教室个人业务档案;教师个人业务档案也关系到学校的发展，可以为学校及时掌握教师队伍结构层次，了解教师职业生涯情况，对学校岗位聘用、教师招聘、办学方向等起到不可或缺的作用。故，应慎重对待教师个人业务档案，每年整理新增教师个人业务档案时，尽可能让他们自己备份一份属于教师自己的一份以便日后不测时可以补救。

3.4 继续教育，不断提高档案管理专职人员的政治立场及专业水平

“档案工作者的基本职责是保护档案的完整性和安全性，科学地管理档案，为社会的各个方面提供档案服务，履行保密和职责。” 2020年6月20日新修订的《中华人民共和国档案法》第一章第三条，旗帜鲜明地把“坚持中国共产党对档案工作的领导” 写入法律，所以，档案管理人员应明确“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，明确档案工作姓党的政治属性所在。一个学校档案管理的水平高不高，还得看学校档案管理员的政治站位及业务水平的高度。学校档案管理岗位人员应是编内人员，专职专用，由专业人员任职，学校应保障经费，让档案管理人员每年定期参加档案相关继续教育，学习新的档案理论知识，增强档案专业业务能力。

4 结语

以上是杭州市凤凰小学最近几年档案室搬迁过程中遇到的一些问题及研究对策，这些问题也是大环境下，其它学校档案室可能遇到的问题。学校档案记载着学校的发历程，是一个学校兴衰成败的有力证据，对学校未来的发展起到利用、见证和借鉴作用。因此，如果学校档案室面临搬迁，应慎重对待每一个环节，管理利用好学校档案，确保学校档案的安全，助推学校的综合办学能力。

参考文献

[1]卢亚君.综合档案室整体搬迁的问题及对策——以慈溪市供销合作社联合社为例[J].办公室业务，2014（9）：51-51.

[2]郭婉强.浅谈档案库房搬迁的问题及对策[J].卷宗，2017，7（1）：153-154.

[3]陈祯.档案室库房建设与档案搬迁问题的思考[J].办公室业务，2017（7）：58-59.

作者简介

吴忠桔（1987-），女，苗族，贵州毕节人，大学本科，档案管理中级，杭州市凤凰小学教职工，研究方向：档案管理。