新常态下事业单位档案的管理模式研究

关永生

摘 要：在事业单位管理工作中档案管理是不可或缺的关键部分，事业单位档案管理工作涵盖面广，工作繁琐复杂，随着社会的不断发展，传统档案管理模式已经无法满足事业单位档案管理的需求。所以，优化、改善事业单位档案管理模式，对于有序开展档案管理工作，夯实事业单位稳健长远发展的基础是大有裨益的。

关键词：事业单位;档案管理;模式

作为事业单位的一项基础性工作和经营活动的真实记录，档案不仅是一种信息资源，还是一种无形资产，在事业单位的稳健运行中档案发挥着举足轻重的作用。受多种因素的影响，当前事业单位档案管理模式存在诸多弊端，亟待事业单位解决，实现科学化、规范化的开展档案管理工作，抓紧抓实抓细各项工作，推动档案管理工作的有序开展。

1 事业单位档案管理工作的原则

1）职责、权益兼顾原则。事业单位在开展档案管工作中，需立足于实际，认真总结并记录好，档案管理人员的工作性质和职责，设定科学的管理目标，确保他们认真履职，将职责落实到人头上，发挥主观能动性，切实做好档案收集、整理、归档、存储工作，单位领导者要需做好档案指导和检查工作[1]。在开展档案管理工作中，事业单位要保护职工的合法权益，从而让档案管理人员没有后顾之忧，切实履行职责，走出一条有效应对冲击、实现档案管理工作良性循环的新路子，事业单位档案管理工作的开展谱写全新篇章。

2）制定、执行并重原则。事业单位在开展档案管理工作中，要结合各个部门的实际情况和特色，总结出一套完善、系统且具有可行性的档案管理制度，并严格要求相关工作人员依托制度积极开展工作，确保档案管理制度执行力的落实，推动档案管理工作的有序开展。

2 事业单位传统档案管理模式存在的弊端

1）档案管理重视程度需提升。档案管理工作是一项持续性、长期性的工作，但是档案管理已经被忽视，相关领导人员尚未从思想意识上认识到这项工作重要性，导致在档案管理基础设备、软件、资金管理、人员配置、管理技术等方面存在不足，缺乏完善的工作流程和管理目标，造成档案资料不够完整，档案管理水平不尽人意，阻碍了档案管理稳健发展的步伐。

2）缺乏完善档案管理体系。虽然，绝大多数事业单位构建了档案管理制度，但总得来说，档案管理制度还有待完善，导致档案管理工作在档案收集、整理、归纳中每，缺乏一个强有力的制度参与，自然档案管理服务效率管理质量不尽人意[2]。加之缺乏完善的考核机制、奖惩机制，尚未将档案管理质量与管理效率衔接起来，一方面不利于档案管理内部职能的权责的落实，另一方面也打击了档案管理人员工作积极性，制约了档案管理质效的提升。

3）管理人员综合素养需提升。档案管理是一项系统性、专业性强的工作，当前事业单位档案管理人员年龄结构偏大，并且部分档案管理人员身兼数职，还有部分档案管理人员墨守成规，无法适应档案信息化管理公工作。加之档案管理人员流动性大，部分档案管理人员“半桶水”、“业务不精”的业务状态，无法有效开展档案管理工作。还有部分档案管理人员责任心不强，在工作中懈怠、松散，没有及时做好档案归纳整理工作。

4）电子管理程度较低。信息技术的发展，为事业档案管理工作开展带来了全新契机，部分事业单位也坚持与时俱进，构建了电子档案管理模式，提升了自身档案管理水平，然而有部分事业单位虽然引入了信息技术，电子管理模式，但由于管理人员信息素养较低，电子技术利用效率低，但是电子管理模式流于形式，无法发挥其管理优势，仍然还在延续传统档案管理模式，无法显著提升档案管理水平。

3 新常态下事业单位档案的管理模式完善策略

1）守正创新转变思想，更新档案管理认识。在新常态下为确保事业单位档案管理工作的有序开展，相关领导者就需打破墨守成规的陈旧思想，革故鼎新，转变对档案管理工作的认识，从思想意识上认识到这项工作的重要性，夯实档案管理工作的基础。首先，事业单位领导者要立足单位战略发展高度，认识到做好档案管理工作对推动事业单位可持续发展的重要性，发挥领导的引领作用，引导档案管理人员重视档案管理工作;其次，坚持因事而化、因时而进、因势而新”的理念，加强对档案管理人员的培训力度，借助培训，转变传统根深蒂固的思想，认识到这项工作的重要性，在工作中切实履行职责，做好自己的本职工作。

2）完善档案管理制度，规范档案管理工作。首先，事业单位要立足于实际，完善或是改进《档案保密制度》、《档案销毁制度》、《档案保管制度》、《档案立卷归档制度》等规章制度，依托制度为科学规范档案管理工作奠定良好基础，并严格要求档案管理人员，在工作中，以各项制度为依据，认真做好档案收集、整理、收、发工作，确保档案资料的及时、准确、完整，夯实档案管理工作的有序开展;其次，明确规相关工作人员在档案进入档案室之前，一定要严格根基各项制度，需将档案资料编制整齐，装订成册，注明编号，建立目录表，相关负责人员签好字， 才能精粹存储。与此同时，还要明确规定档案保密、保管、复印、借阅、归还程序等;最后，为保障档案的安全，事业单位还需加强安全培训，借助培训，让档案管理人员立足单位、国家的高度，不断深化安全意识，实施重要档案备份， 加强安全管理，并制定应急预案，最大化地确保档案安全的完整。

3）构建复合型人才队伍，夯实档案管理基础。在新常态下，创新型、复合型档案管理人才队伍在促进档案管理水平方面发挥着至关重要的作用。首先，事业单位在人才引进方面，要选择专业的档案管理人员，并綜合考虑其职业道德素养，以便为人才队伍的构建注入新鲜的活力;其次，通过“走进来、引出去”的方式，加强档案管理人员的培训力度，学习或是借鉴先进的档案管理经验，构建一支复合型档案管理队伍;最后，档案管理人员要守正创新，与时俱进，不断加强学习，特别是档案管理法律法规，在具体工作的严格根基相关制度或是流程，开展工作，高效及时解决档案管理中存在的问题，满足时代发展需求。

4）加强电子档案管理，提升档案管理质效。当前我们已经迈入了信息化时代，事业单位在新常态下要加大人力物力的投入，构建档案管理信息系统，一方面满足时代发展对档案管理工作提出的新要求，另一方面也就改善传统档案管理模式的有效举措。因此，改变档案管理模式，促进档案资料使用效率的提升是构建档案管理信息系统的主要目的。首先，事业单位要基于信息化条件下规范或是改进档案管理工作流程，保障档案管理工作满足时代发展的步伐;其次，事业单位要需根据基本工作流程，针对性地设计档案信息系统软件，确保事业单位档案管理工作的规范化和科学化;再有，事业单位在完善信息系统建设过程中，为顺利有序的开展工作，还需构建健全的内部控制制度，依托制度不断加强内部管理。最后，还要朝着电子政务的方向发展，对此事业单位需在信息系统建设中纳入部分可以公开的电子文件，推动现代化信息建设步伐，并利用信息技术，构建文化信息数据库，实现信息的共享，全面提升档案管理质效。

4 结语

一言以弊之，在新常态事业单位要想做好档案管理工作，就要革故鼎新、芜存菁后，认识到档案管理工作的重要性，分析当前事业单位档案管理工作中存在的问题，不断优化或改善档案管理模式，满足事业单位档案管理的需求，夯实事业单位持久长远发展的基础，为人民提供高效率、有价值的服务。

参考文献

[1]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018，No.136（14）：223.

[2]刘晶.新时期事业单位档案管理模式的改革路径分析[J].黑龙江史志，2015（10）：63.