就馆藏资源浅谈档案工作者的责任

牛建军

摘 要：档案资源内涵丰富，档案工作者要在档案收集、整理、借阅等的同时，深入到档案库房中，了解馆藏资源，进行再次梳理整合，深层次开发利用，发挥档案的价值

关键词：档案资源;开发;利用

馆藏是档案馆各类档案、文件、藏品的总称。这个词语对我们档案工作者应该是最熟悉、最了解的，可是静心细想，扪心自问我们真正了解它、熟悉它吗？它不仅仅是一个档案专用名词，它涵盖了一个档案馆（室）所有的内容，更隐藏着无穷无尽的深层内涵。对于每一个档案工作者它都是一份天赐的宝藏。我亦是在一次偶尔的查借阅过程中才惊觉自己的无知与对它的忽视。

事情的经过是这样的：所整建制搬迁天津办理党群关系转移需借阅一份有关待遇问题的文件，政工处来人也说不清是哪一年的什么文件，打电话询问相关的老领导，根据回忆时间大约是在一九七一年左右，我们翻阅了前后五六年的文书档案，都没有找到需要的文件。后来又继续往后推，终于在一九八〇年的一份文件中找到了一些线索，后根据这一线索从上级部门复印了这份文件，办理了所党群关系的转移。

我从本单位档案室建立之初就从事档案工作，而且对自己负责的几个门类档案从一开始就介入了，自认为对它们非常了解。正是通过这次查档我才真正发现我们档案人员只是在管档案，每天忙于档案的收集、整理、著录、借阅等管理工作，从来没有真正全面、深入地了解过这些馆藏档案 。

我所是建所几十年的老单位，一九八七年为了适应发展的需要进行了搬迁，大部分主体搬迁到了山东烟台，档案也随之搬走。一九九八年我所档案考评定级时文书档案是从一九八七年以后开始建立的，为了档案全宗的完整性和所史的延续性，所领导研究决定：将烟台搬迁走的文书档案全部复印归档，建立一个完整的全宗。鉴于当时的条件和时间的紧迫，这部分档案是很多人按复印顺序直接装订整理后装盒上架的。由于烟台搬迁后人员大量分流，这批档案查阅的情况极少。所以在后来的管理中并没有把它放在同等重要的位置上，考评定级后也没有重新录入条目、文件电子化，只是把它作为文书档案补充完整的一部分保存，而恰是这一部分记录着一个单位的始与根，蕴藏着创业之初的艰辛与辉煌。

这次几乎是对这部分档案进行了从头到尾的彻查，在一份一份仔细翻阅文件的过程中，我发现了很多问题：

1）复印质量差。有些文件字迹模糊不清很难辨认，有的复印件存在重影，有的位置特别靠边已经在被装订遮挡;

2）装订错误。有的文件不全，文字还没有结束却找不到后文，有的文件装订是反的，有的页数没有连续性根本对不上;

3）卷内目录和文件不符。目录上有条目，卷内没有文件，有的文件在卷内，目录上却没有著录;

4）这部分档案全部是手写目录，有的页面复印效果不好很难辨认，一卷档案无法从目录上查找文件，只能一份一份翻阅;

5）巻脊与内容不符。从相关的巻脊中根本查不到所需要的文件，所以找文件只能挨着卷一份一份仔细查。

6）分类不清，重点不明。有一些关系到所党政、土地、建设、教育、人事、生产方面非常重要的文件与其他文件杂放在一起，很容易让人忽视，不利于它的安全保管。

这么多问题使我陷入了深深地思考，我所档案室在成立之初，就收藏了全所十个门类档案，以及各级各类标准、图书文献、内部资料、报刊资料。经过十几年的不断收藏、积累以及搬迁时的大规模回收归档，馆藏达到了一个惊人的数量。我是否该真正清理一下自己的库存档案。这只是一个文书档案，其他门类档案是否也存在这样的死角;我们只是一个小小的事业单位档案室，如果是一个大型的档案馆又会有怎样的陈年旧事，一代一代档案人这样延续下去，又会有多少尘封的历史。档案馆中还有多少被遗忘的、不为人知的收藏。翻阅了这些档案，才惊叹于它们历史价值的厚重。现代化的技术和爆发性的信息量使档案人员忙于近期档案的接收整理，百忙中是否也该回过头来珍视一下手中的这份宝贵资源。

面对这样的问题我制定了计划，采取了一系列必要的措施：

1）彻底清理库存资源。对自己所管门类档案进行了逐步排查，除这部分文书文件，还有一些整箱封存归档的承包单位会计档案、袋子里装的很久远的零散合同、搬迁时财务部门委托档案室搬运的重要资料，这些都是当时以各种理由临时收归档案室作为资料保存，一直没有进行整理归档上架，堆放在那里与整个档案库房显得格格不入。不再计较这应该是谁的职责，等着别人来做。主动承担起这份工作，不明白的多想多问，不确定的请人协助，不然它永远是封存在角落的资料，没有人会主动想起并为它解开那道枷锁。有人来查单位几次集资建房的收据，正好是刚刚整理完上架，印象特别深刻，直接就從架子上抽取了出来，不然他们得在财务处的三个箱子里翻找。

2）针对那部分文书档案存在的问题，在保持整体性不变的前体下，首先逐份进行校核，甄别内容，排定页数，重新装订;其次对应卷内目录，做到帐物相符;第三重新录入卷内目录，在每卷放入新建立的计算机目录并建立总账，以利于今后的查找调用。第四对巻脊与内容不符、分类不清，重点不明的情况，在有计算机总账的基础上不再进行大的调卷工作，这些文件利用计算机检索可以很明确查到所在的卷册、位置。第五对于散放于各卷的关系到所党政、土地、建设、教育、人事、生产方面非常重要文件，通过扫描制作成电子版文件，形成一套完整系统的所重大事件文件资料汇总，建立目录，实现从计算机上直接调用。

3）对一些不确定的资料请相关人员进行鉴定和标注，归入相应的档案门类。

4）扩大清查范围，完成整个档案室馆藏资源的系统清理。

5）在清理馆藏资源的基础上，就每一个门类档案进行从头至尾纵深了解，在了解的过程中发现细微、新颖、具有特殊意义的闪光点，同时分析整理出整体的脉络，做到心中有数。为今后的查借阅、编研和其他档案的开发利用奠定基础。

整理这些过去的老档案，让我认识到了这些档案更多的价值。

1）鲜明的时代特色。这批档案从一九六五年到一九八六年，明显地体现了中国那一阶段的历史特色，上山下乡、文化革命、语录版本，还有当时的大事件，让你切身感受那份历史。

2）清晰的身份脉络。这批文件不仅能反映我所组建、搬迁、建设、生产的清晰脉络，同时也反映了祖国航天事业的短平快的节奏，当年选址、当年设计、当年施工、当年生产，“四个当年”折射着时代的激情与热血。

3）认真的精神传承。一些技术文件都是手工书写的，工整漂亮的字迹，严密的逻辑分析，精准的细节描述，每一样都让人发自内心的佩服。

4）高超的技术延续。一些技术文件记录了所几次重要的大型技术开发，敏捷的思维、新颖的创意、小巧灵活的应用无不给众人启发。

任何付出都会有回报：清查档案库房资源的同时加深了对库房资源的了解，对所的发展历史更加清晰明了;在各门类档案中都发现了一些很好的项目可以作为编研课题向纵深挖掘，这对今后开展档案编研、更好地开发档案的价值具有重大的意义;对馆藏资源深刻入微的了解也为今后的提供利用储备丰富的线索与经验。

了解馆藏资源、开发馆藏资源、丰富馆藏资源这应该是一条富有生机的脉络。我们只是一个单位的小小档案室，与地方档案馆和社会大型档案馆还有很大的差距，我们面对的解决的是内部存在的问题，大家需要面对的问题和技术难度会更多、更大、更艰巨，无论有什么样的困难，只要开始了并且一直坚持下去终会有圆满的结果。每一个档案工作者，在档案管理工作的同时，一定要深入地了解馆藏资源，不仅要做一名档案管理者，更要做一个档案明白人，真正了解档案、理解档案、整合档案资源，深层次地开发档案的文化价值，担起档案人的责任。