加强核电厂变更文件规范管理的探索与实践

姚彦通/中核核电运行管理有限公司文档管理处

为加强核电厂机组运行性能，提升其安全系数，必须不断地对核电机组的构筑物、生产工艺系统、设备部件材料等进行实体或功能上的改变，即为变更改造活动（又称技术改造活动）。核电厂变更改造活动所涉及的部门较多，从变更改造申请、设计、实施到竣工关闭，会产生大量变更文件，其种类多样、内容复杂。当前，各界对变更文件的管理研究较少，管理实践也较为“粗放”，没有明确提出变更文件的概念，也缺乏从变更改造活动的视角对变更文件管理方式进行细化探索。

1 核电厂变更文件的概念和类型

在核电厂变更改造活动中，会产生大量的管理支持性文件、受变更影响文件和结果总结性文件，统称为变更文件。在变更改造的设计、申请、实施、试验、验收、竣工等过程中会生成管理支持性文件，包括变更设计方案、可行性分析报告、变更实施方案、变更后试验规程等。变更改造竣工后，要对受影响的技术文件进行修订，修订后的文件与产生的新文件即变更影响文件。变更改造完成后，为便于核电厂后续的生产管理和技术利用、形成技术成果、总结管理经验，有必要将变更管理文件、变更影响文件按照内在逻辑关系进行有机整理和组合，形成变更竣工文件。

2 核电厂变更文件的特点及管理难点

一是变更文件种类多样、内容复杂。变更文件包括变更管理支持性文件、变更影响文件、变更竣工文件，单靠文档部门无法确保变更文件收集的真实性、完整性、准确性和系统性，需要变更改造责任部门的支持与配合。

二是变更文件所涉部门较多。包括核电厂内部的技术、维修、运行、土建、辐射防护、核安全、安全质量等多个部门，这些部门在变更改造项目中承担相应的管理责任，同时负责变更管理支持性文件的生成和变更影响文件的修改或生成。还包括提供设计、施工等方面技术支持的外部单位，这些外部单位会产生设计方案、实施方案、质量文件、施工记录等变更管理文件。涉及部门多导致变更文件管理标准和要求难以统一。

三是变更文件管理方式和验收标准不明确。变更文件与项目文件不同，后者的管理要求、归档范围和验收标准非常明确，即在实践中变更文件管理既可参照科技文件的管理方式，又可借鉴项目文件的管理方式，缺乏明确的管理方式和验收标准。此外，很多时候项目文件管理方式和验收标准并不完全适用于变更文件。

四是变更文件缺乏关联管理。从变更改造活动的管理视角看，管理支持性文件、变更影响文件、变更竣工文件有一定的逻辑关系，管理支持性文件可转化为变更影响文件，变更竣工文件则是由管理支持性文件、变更影响文件经过整理形成的。从变更改造项目的管理视角建立变更文件的关联关系，有助于实现核电厂配置管理的全过程控制。遗憾的是，变更文件关联管理一直没有很好地落实。

3 加强变更文件规范管理的若干举措

3.1 明确变更文件管控方式

核电厂内部产生的管理支持性文件、变更影响文件，可以纳入科技文件进行管控。为加强前端控制，保证文件生成的规范性，可规划文件编码规则、细化文件类型、编制文件模板、制定管理要求、确定编审人员资格要求等。其中，编码是文件的重要管理要素和唯一标识，建立编码规则是实现规范管理和高效检索的有效保证。细化文件类型是实现文件编码规范化、文件系统化管理的前提。明确的文件模板和编审要求，能保证文件的编写实现标准化和规范化。变更竣工文件及外部单位生成的管理支持性文件，可按照项目文件的管理要求进行控制和管理。

3.2 注重变更文件前端控制

变更改造项目的规模和分类不同，所产生的管理支持性文件、变更影响文件也会有所不同。变更归口管理部门作为核电厂变更改造活动组织协调和流程控制的主体部门，首先要规划管理支持性文件的所有种类，接着要确定变更影响文件的全部范围和类型，最后要明确变更竣工文件的收集范围，并制定变更竣工文件的目录清单。在此基础上，相关责任部门和变更改造项目组再根据项目的实际情况，确定活动所涉的管理支持性文件和变更影响文件，保证变更竣工文件的真实性、完整性、准确性和系统性。

3.3 加强部门间的配合

变更改造项目是一项专业性很强的系统工程，涉及的部门较多，各部门之间要密切配合，形成文件管理网络体系，确保文件的齐全完整。其中，变更责任部门负责管理支持性文件的编制和变更影响文件的修订，以及在变更项目完工后进行变更竣工文件的收集、组织和整理。变更归口管理部门负责对变更竣工文件的完整性、符合性进行审查和归档移交。外部单位根据合同规定和要求提交管理支持性文件。

3.4 完善电子文档管理系统

建设和应用电子文档管理系统，能加强对变更文件的前端控制和过程管理，并提供便捷的查询利用。核电厂电子文档管理系统的建设可分为两部分，一是电子文件管理系统，二是电子档案管理系统。电子文件管理系统通常嵌入在生产业务管理系统中，同生产工作、设备管理、变更管理等模块同属于生产业务管理系统中的一个管理模块，在生产管理系统中进行文件创建、审批和生效，实现文件“直接从生产管理中来，直接到生产管理中去”。

对于一项变更改造工作，在生产管理业务系统中的变更管理模块下能直接创建管理支持性文件，而后在电子文件管理模块中审批、生效。变更管理模块又能发起变更影响文件的新增、修订流程，也可以关联和引用电子文件管理模块中的变更影响文件。通过系统平台的管控，管理支持性文件和变更影响文件能实现前端控制和过程管理，保持完整性，也为确保后续变更竣工文件的真实、完整、准确、系统打下了坚实基础。

生产管理业务系统中产生的管理支持性文件和变更影响文件，通过接口进入电子档案管理系统，按核电厂技术文件体系进行分类、管理和利用；变更竣工文件经过收集、整理、审查和归档后，著录在电子档案管理系统，按核电厂项目文件体系管理利用。管理支持性文件、变更影响文件和变更竣工文件可在电子档案管理系统中建立关联关系，实现变更文件的体系化管理，便于后续利用。

3.5 重视变更影响文件的管理方式

一是明确变更影响文件的组成。变更影响文件由工程技术文件和生产技术文件组成。其中，工程技术文件是核电厂设计及建造期间产生的所有技术文件，这部分文件数量庞大，在核电厂生产运行期间，工程技术文件可直接作为生产技术活动的参考或依据，也可根据管理需要将一部分工程技术文件转化为生产技术文件，纳入生产技术文件管理体系。生产技术文件指核电厂在运行阶段形成或收集的，与生产技术密切相关的，能对核电厂安全运行及退役时的技术活动进行指导、规范与支持的文件，其类型多样、内容复杂，由核电厂营运者编制，是核电厂技术文件体系中的重要组成部分。二是明确工程技术文件和生产技术文件的转化关系。只有明确工程技术文件和生产技术文件的转化关系，理顺管理方式，才能顺利开展生产运行、设备维修和变更改造等工作，并加强变更影响文件规范管理。从秦山核电管理实践来看，可分两种情况。

其一，工程技术文件不转化为生产技术文件，直接作为生产技术活动的参考或依据。当进行变更改造活动，系统、设备和构筑物发生变化时，会导致工程技术文件与现场实际情况不符，必须对工程技术文件进行修订。可以保留工程技术文件的原有文件体系和编码，修订后的工程技术文件纳入变更竣工文件进行管理和利用。也可以将受变更改造项目影响的工程技术文件直接转化为生产技术文件，按照生产技术文件的体系和编码，纳入生产技术文件中管理和使用。通过上述两种方式完成修订后都需要进一步建立文件之间的关联，要建立修订前工程技术文件与变更竣工文件的关联，也要建立修订前工程技术文件和转化后生产技术文件之间的关联。这种方式不利于生产技术文件的系统化管理，不容易确定变更影响文件的范围，在文件利用时需要“两边查”，很不方便。

其二，在核电厂运行阶段，根据生产运行、设备维修和变更改造等工作需要，分析和确定需要转化为生产技术文件的工程技术文件范围，将生产需要的工程技术文件，脱离原有的文件体系和结构，统一转化为生产技术文件进行管理。这样有利于核电厂生产营运和技术管理等工作的开展，在变更改造项目中，容易确定变更影响文件的范围，便于对其进行修订和管理。