加强大庆安保活动档案管理的路径探析

叶吴生/开化县公安局

汪建平/开化县档案馆

加强重大活动档案管理，确保重大活动档案完整、安全，充分发挥重大活动档案存史资政育人作用，意义重大。近年来，G20杭州峰会、乌镇世界互联网大会、庆祝新中国成立70周年等一系列重大活动的成功举办，形成了大量有保存价值的大庆安保活动档案，这些档案是公安机关履职尽责的真实记录。近年来，开化县公安局（以下简称“县局”）将“为公安中心工作、为现实斗争和社会提供档案信息服务”作为工作宗旨，紧紧围绕“留存最完整、最齐全、最系统的重大活动档案”的工作目标，始终坚持“统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用”的工作原则，积极做好大庆安保活动档案管理工作，取得了明显成效。

1 加强基层基础保障

为确保大庆安保期间档案收集齐全和及时归档，县局主要领导提前谋划、统一部署，在人力、财力、物力方面给予充分保障。第一，提高有关单位主要领导的思想认识。县局安保指挥部领导在每次召开的大庆安保工作阶段性会议、工作部署会议、工作碰头会上都向各部门特别是一线基层所队负责人宣传档案工作法律法规，让他们了解做好大庆安保活动档案工作的重要性，要求他们务必做好档案收集工作。县公安机关高度重视大庆安保活动档案管理的做法得到了市里的认可。2019年3月，衢州市公安机关档案工作现场会在开化召开，市公安局党委副书记、副局长黄忠京专门就做好大庆安保期间文件材料收集归档工作进行了强调。第二，强化人员保障。2019年9月，率先成立大庆安保工作领导小组，从县局档案室抽调1名档案人员进驻新中国成立70周年大庆安保指挥部（以下简称“县局安保指挥部”），全面负责文件材料的收集整理，以及对各警种档案收集工作的检查与指导。明确各警种特别是基层派出所专（兼）职档案员为大庆安保活动期间文件材料收集具体负责人，人员落实情况列入年终考核。最终形成从县局安保指挥部专职人员到各警种专（兼）档案人员的管理体系。第三，加强对相关硬件设备的配置。2019年4月以来，县局对局机关综合档案室和各派出所档案工作设施设备进行配置，总投入达15万元左右。如为局机关档案库房配置了服务器、显示器、打印机、目录柜；为城关派出所、池淮派出所档案库房安装了密集架；为马金派出所档案库房进行全面装修，配置了空调、除湿机、防盗门、防盗窗、灯具等。特别在县局办公用房特别紧张的条件下，专门腾出办公场地用于开展大庆安保活动档案管理工作，配置必备办公用品。

2 加强一线检查指导

从2019年3月开始，全国公安机关组织开展了“践行新使命、忠诚保大庆”实践活动，县局档案部门以此为契机，专门对大庆安保活动期间形成的文件材料收集工作进行跟进检查和及时指导。第一，利用召开档案工作现场会、开展档案集中清理整顿、创建示范数字档案室等工作为契机，到基层所队一线对大庆安保活动期间形成的文件材料进行检查指导。县局启动档案集中清理整顿工作以来，定期和不定期到所队检查指导，发现问题当场整改。马金派出所为全县档案规范化建设示范所，县局分批组织各派出所负责档案工作的民警、辅警到马金派出所学习大庆安保活动档案收集、整理、归档入库工作，并举办专门的业务培训，在培训班上要求负责档案工作的民警、辅警及时交流探讨工作中碰到的问题，不断提升自身业务水平。第二，会同相关职能部门开展检查指导。如会同纪监、督察、治安等部门到所队开展检查指导。比如，大庆安保期间形成的文件，除了红头文件，还有大量的账外文件材料，而这些账外文件材料平常检查主管单位是治安部门，这就需要档案部门主动会同治安部门检查账外文件，检查内容包括是否登记齐全、登记情况是否属实和有无遗漏，检查形式为定期和不定期，从而全面掌握账外文件材料收集是否齐全和到位。在检查中发现收集内容不全、工作进展缓慢的，要求立即整改。若碰到有些问题一时解决不了的，向上级公安机关和同级档案行政部门咨询与商讨，形成权威解决意见反馈相关所队。2019年向上级公安机关和同级档案行政部门咨询11次，要求一线所队整改15次，下发检查通报10次。会同检查指导提升了基层所队做好档案工作的意识，也使纪监、督查、治安等部门更加重视大庆安保活动档案工作。第三，随同上级部门及县局领导进行检查。随同上级公安机关、上级相关职能部门及县局领导检查大庆安保活动档案工作。如2019年9月，省公安厅党委委员、副厅长金捷，衢州市副市长、公安局长王顺大到开化督导大庆安保工作；9月下旬，国家应急管理部调研员黄明亮带队到开化检查指导大庆安保应急管理工作；开化县副县长、公安局长张飞多次赴乡镇、基层所队督导检查大庆安保工作。期间，局安保指挥部派员随同参加检查，重点检查大庆安保活动档案工作。目前随同上级及县局领导下基层检查指导10余次，对检查中发现问题要求立即整改。

3 加强文件材料收集

第一，2019年9月，县局下发《关于加强新中国成立70周年大庆安保维稳材料收集归档工作的通知》，要求除了收集常规性文件材料外，重点收集反映基层一线单位安保维稳工作场景的材料，如在集中行动、日常检查、排查、走访、暗访等工作中形成的账外文件材料、台账等。10月，县局再次下发《关于再次提醒新中国成立70周年大庆安保维稳材料收集归档工作的通知》，要求各警种按时保质保量完成文件材料的移交并进行统计，收集移交工作开展情况列入年度考核。截至目前，共收集文件61件2794页，并全部归档。第二，县局安保指挥部认真分析各警种每天报送的信息，对各警种应收集的不同的文件材料进行清单式分类，并进行反馈，使各警种对照清单进行收集，使得工作一目了然，特别使账外文件材料的收集更加全面和完整。如反映警务人员掌握的重点人、重点事、重点场所、重点企业，以及在巡逻防控等工作中形成的账外文件材料、台账，在以往的收集中没有纳入归档范围，在此次大庆安保实践活动中都被要求按时归档，在归档前还要将相关数据统计清楚。期间收集到散存的账外文件材料377件2849页。第三，加强特殊载体档案收集。特殊载体档案收集特别是照片档案收集是这次大庆安保活动中档案收集的重点。针对声像档案特别是照片收集质量普遍不高、利用率低的情况，县局积极推行照片档案“日清月结”收集审核制。“日清月结”指各警种的警务人员当日将拍摄的照片发送至专（兼）职档案员邮箱，然后由政工部门对专（兼）档案员每日发送的照片进行全面审核筛选，月底交由县局档案员对照片进行审核归档。从9月初至10月，县局形成的3000余张照片在经过两个警种的筛选后，最后留存档案室的大约有300余张，归档的照片质量明显提升。同时，从县局网站、各警种网站、钉钉工作群、微信工作群中进行拓展性收集，从中发现有无遗漏的照片。

截至2019年10月，县局综合档案室已收集大庆安保活动期间各类档案资料438（条、件）5643页，其中文件61件2794页，其他资料、台账377件2849页，照片300张，光盘5个。目前，县局正在积极开展扫尾工作，及时收集后续形成的档案，确保应收尽收。县局还将积极开展大庆安保活动档案的整理和开发利用工作。