推进高职院校档案馆建设的若干对策

朱忠新/金华职业技术学院档案馆

新中国成立以来特别是改革开放40年以来，我国高教事业快速发展，取得了令人瞩目的成绩。截至2019年6月15日，全国共有高校2956所，其中普通高校2688所（含独立学院257所），成人高等学校268所，在2688所普通高校中有专科层次院校1423所（大多为高职院校）。作为高教事业的重要组成部分，高等职业教育实现了跨越式发展，在学校数量、招生人数、在校生人数、毕业生人数等方面都成为高教事业的“半壁江山”。浙江省有高校109所，其中高职高专院校49所（含高专1所）。本文就推进新时代高职院校档案馆建设谈几点个人想法。

1 当前高职院校档案馆建设的现状与问题

近年来，在教育、档案等主管部门、地方政府和高校的重视下，高校档案工作与高教事业同步发展。高校档案机构是收集保存和提供利用学校档案的专门机构，其基本形态包括档案馆和综合档案室两种。《高等学校档案管理办法》颁布实施以来，高校档案馆建设走上了快车道。从全国看，本科院校中建立档案馆的比较多，而高职院校中建立档案馆的还只是少数。以浙江省为例，109所高校中建立档案馆有31所，占28.44%，其中本科院校中建立档案馆的有27所，在39所本科院校（不包括独立学院）中占69.2%；高职院校独立建档案馆的有4所，在48所高职院校中占8.2%。金华职业技术学院为国家示范性高职院校、浙江省高职重点建设校，2019年入选国家“双高计划”高水平学校建设单位（A档）。学院于2003年4月建立档案馆，为学院直属部门。2014年学院机构改革后，档案馆与图书馆、信息管理中心合署为图文信息中心，系学院直属单位。档案馆现有馆舍2144m2，截至2018年，馆藏档案36161卷、74642件，有专职工作人员8名。

目前高职院校档案馆建设还存在一些问题，一方面是缺乏法规依据、行政推动力和主体积极性。在全国高职院校中，建立档案馆的比例还比较低，建立档案馆的需求不够迫切，档案馆建设基本上处于自发状态；另一方面是高职院校档案馆建设水平普遍不高。相较本科院校，高职院校历史短、基础差，绝大部分是在20世纪90年代中期以后发展起来的，许多是在中专技校基础上升格而来的，建校历史长的也仅有20余年。档案馆建设更是起步比较晚，一般还不到10年，管理体制机制还不健全，馆舍设施设备等硬件条件不够完善，人员力量薄弱，功能不够齐全，馆藏档案不够丰富，基础业务、信息化水平、对外开放度还不高，公共服务能力还不强，档案馆建设还处于初创期。

2 推进高职院校档案馆建设的对策建议

针对当前高职院校档案馆建设中存在的问题，笔者认为，应以习近平总书记提出的档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的重要论述为根本遵循，思想上高度重视，措施上精准管控，大力推进高职院校档案馆建设。

2.1 切实重视高职院校档案馆建设

高职院校档案工作是档案事业的组成部分，是高职院校一项重要的基础性工作，承担着为党管档、为国育人、为校存史、为民服务的职责和使命。高职院校档案机构是收集保存和提供利用学校档案的专门机构，其基本形态包括档案馆和综合档案室两种，档案馆是相对独立的实体机构，综合档案室是内设机构的组成部分，档案馆是高于综合档案室的高级形态，更有利于高职院校档案工作的建设与发展。各级教育、行业等行政管理部门和地方政府、企业是高职院校的主管主办部门，各级教育、档案等行政管理部门是高职院校档案馆建设的主管部门，高职院校是档案馆建设的主体，各有关方面要切实提高认识、加强规划、加大投入，高度重视高职院校档案馆建设。

2.2 依法推进高职院校档案馆建设

档案法第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”档案法实施办法第十一条规定：“全国档案馆的设置原则和布局方案，由国家档案局制定，报国务院批准后实施。”经国务院批准，1992年3月27日，国家档案局印发了《全国档案馆设置原则和布局方案》（以下简称《方案》）。高职院校是高等学校的组成部分，高等学校属于事业单位。在我国档案馆分类中，高等学校档案馆是事业单位档案馆。高等学校建立档案馆的法规依据有两个，一是《方案》中“三、企业、事业单位档案馆”规定：“中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。” 根据《方案》，只有原国家教委（现教育部）直属的高等院校才能设立档案馆。二是2008年8月20日，教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）第六条规定：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。”高职院校中符合上述条件第一条的几乎没有，但是符合上述条件第二、三条的还是比较多的。虽说高职院校建立档案馆有了《办法》这个法规依据，并且《方案》在前、《办法》在后，但是从法规的层级看，《方案》是国务院批准的行政法规，《办法》是行政规章，后者要高于前者，当有关条款有冲突时，应该执行层级较高的法规。这样，不但高职高专院校建立档案馆没有法规依据，而且绝大多数的本科院校建立档案馆也没有了法规依据。

笔者建议，国家档案局应及时对《方案》进行修订，相应放宽高等学校建立档案馆的条件，规定所有高等学校都可以建立档案馆，规定高等学校应当建立档案馆的情形。建议教育部与国家档案局对《办法》进行相应的修订，并建议出台关于加强和改进新时代高校档案工作的实施意见。

2.3 不断提高高职院校档案馆建设水平

明确性质，理顺体制。高职院校档案馆既是高职院校档案工作管理机构，又是高职院校档案利用机构，应按直属职能部门或直属单位设置。要提高政治站位，牢记“档案工作姓党”，坚持党管档案工作原则，高职院校档案馆应归口学校党委领导。

整合资源，创新机制。有条件的高职院校要整合档案、史料、文物等资源，探索高职院校档案馆与校史馆、博物馆、纪念馆等联建，也可以与图书馆合署办公。作为直属单位的高职院校档案馆，要建立健全治理结构，可以吸纳有关方面代表、专业人士或社会公众参与管理。要加强与学校图书馆、博物馆、纪念馆和地方综合档案馆以及其他高校档案馆等机构的交流与合作，开展联合服务。支持有条件的高职院校档案馆向社会公众开放。

制定政策，规范标准。根据《方案》《办法》等规定，参照公安部制定的《全国公安档案馆设置方案》，制定《高等学校档案馆设置方案》，对高等学校档案馆的设置作出具体规定，印发相应的指导意见。同时制订高等学校档案馆建设的相应规范标准，对高等学校档案馆的性质地位、管理体制、主要职能、内设机构、人员编制、经费保障、基本建设、馆藏资源、科学管理、信息化建设、服务利用等进行具体规定。

聚焦主责，发挥职能。笔者认为，高职院校档案馆的主要职责是：贯彻执行档案法律法规政策制度，集中统一管理学校档案，维护档案完整与安全；加强对各机构各直属单位文件材料形成、积累、整理、归档和档案管理工作的指导、监督和检查；依法接收学校及下属单位形成的档案，征集散存在社会包括校友档案在内的对学校具有长久保存价值的重要档案资料，开展主动建档工作；开展档案的整理、编目、鉴定、保管、保护、统计等基础业务；围绕中心，加大档案开发开放力度，积极开展查阅、利用、复制证明、公布展陈、公开党务校务信息、编研出版、参考咨询、宣传教育、文化休闲等服务工作；推进信息化建设，实现档案馆治理体系和治理能力现代化。

配强班子，提高素质。高职院校档案馆建设关键在人，要大力加强干部队伍建设，按照《办法》和有关方案、标准规定，配齐配强高职院校档案馆领导班子，参照馆藏量和业务指导任务、利用需求，配备相应的档案、信息化等专业人员，加大培训力度，努力建设一支高素质专业化的档案干部队伍，为高职院校档案馆建设提供人才支撑。