试论普洱档案信息资源的开发与利用

罗 艳

普洱市疾控中心，云南 普洱 665000

档案是社会信息资源构成的重要组成部分，信息储量之大、涉及面之广，对研究各行业的发展有着重要意义。档案信息资源的开发利用是在档案工作中运用现代信息技术采集、处理、传递使用信息资源，提升档案工作质量的过程。开发的任务是生成有用信息，通过加强信息的生产与管理来确保信息的供给。利用是实现信息的价值，通过研究确保档案信息能够在各领域中发挥作用。档案信息资源开发是基础，利用是目的。

一、充分认识档案信息资源开发利用的重要性

（一）档案信息资源开发有利于提高经济效益

档案信息资源富集，涉及领域广泛，涵盖各个领域、各个时期，价值巨大。具体表现在档案信息资源对科研、生产和建设各个领域的运用上，信息工作者通过对信息资源的加工整理、分析研判，以及选题、选材、编排、出版、发行等一系列环节，把信息潜在的社会价值、经济价值充分发掘出来，服务社会，在促进解决社会问题和促进社会进步等方面发挥作用。其社会效益、长远效益、整体效益是显而易见的。从经济效益来看，主要体现在对科研、生产和建设工作的推动下，对部门、行业、企事业节约人力物力、降低生产成本上，从而实现科研、生产和建设利益最大化。例如一份档案，对经济发展具有指导性和借鉴性的意义，就应该充分进行挖掘，以体现其价值。因此，档案部门特别是档案信息资源开发者必须提高思想认识，努力进行挖掘整理，实现信息资源利用价值最大化。

（二）档案信息资源开发有利于提高单位部门或企业的工作效率

任何单位、部门、行业或企业，其工作的推动、生产或建设都离不开科学决策，如果不参考档案信息，进行高位谋划、系统谋划、科学谋划、长远谋划，必然导致工作失误、生产的缺失，甚至造成重大经济损失。一是要建立健全标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效率。二是要加强档案的鉴定，提高档案信息的利用率。三是深度开发信息资源的潜在价值，提升开发、创新、研判与利用的质量。开发利用好档案信息资源，可以避免在决策时少走弯路，精准厘清工作、生产思路，实现高效快速地推进单位、部门、行业、企业的发展建设，收到事半功倍的成效。例如，2002 年,根据x 市财政局有关免房屋契税文件的精神，由x 市新时代房地产有限公司负责开发的环湖花园高层住宅130 户、别墅33 户共163 户符合免契税条件，但缺乏凭据。该公司于6 月3 日到x 档案馆，急需查找这批住宅的单位工程竣工验收证明书及规划验收合格证等有关档案材料。如果没有这些档案为凭证，则这163 户住宅将不能享受免契税，其中高层住宅每户不能享受免契税近万元，别墅每户不能享受免契税2 万元。为了群众的切身利益,该馆工作人员不辞辛苦，一份一份地查找，终于为他们申报办理免契税提供了全部依据，使环湖花园163 户住户免契税共156 万元。这一案例充分说明档案资源不仅达到事半功倍的效果，还为163 户住户免契税共156 万元，保障了住户的切身利益。

（三）档案信息资源开发有利于加强精神文明建设的需要

开展精神文明建设，需要参考、借鉴丰富的档案史料，这些史料不仅是重要的内容，也是最生动的素材，能为精神文明建设提供材料支撑，丰富和拓展精神文明建设的内涵。普洱档案馆珍藏着思普革命先烈各项社会活动和历史的真实资料，记载着普洱早期革命斗争波澜壮阔的历史, 它也是普洱各民族争取解放、争取幸福、争取文明、争取进步的阶梯，是普洱经济社会发展建设的宝贵财富，同时，加强对这些信息资源的研究，对于地方加强党的建设和社会主义精神文明建设具有不可替代的作用。合理开发和利用上述档案信息资源，是实现档案自身价值的重要手段，也是加强两个文明建设的有效途径。尤其当前，普洱正紧锣密鼓开展文明城市创建工作，以及“不忘初心 牢记使命”的主题教育，它的作用更是不可低估。所以，不断开发和利用思普革命史、民族团结进步等方面的档案信息资源，必将为普洱精神文明建设发展服务方面，取得良好的社会效益。

二、普洱当前档案信息资源开发利用的现状及存在的问题

（一）普洱当前档案信息资源开发利用的现状

普洱社会发育程度低，档案信息管理起步晚，投入不够，对档案资源管理开发的重要性认识不足，很多部门、单位和机构对档案的处理简单化、边缘化，导致各部门、各县（区）档案部门大量的民族历史文化信息档案，留存在库房里，未发挥应有的作用，归纳起来，其原因：一是对档案管理开发的重要性认识不到位。档案意识偏低，思想观念陈旧，还停留在“保管”这个层面上，对“利用”缺乏思考，导致产生只要有档案这个管理机构就行了，对为何管、管什么、怎么管等基本的档案管理问题，档案部门和档案从业人员在认识上存在差距，有的档案馆（室）缺“为”缺“位”，存在提起来重要、忙起来不要的现象，甚至被“边缘化”，很难发挥应有的作用。二是档案管理设施落后，投入资金严重不足。技术设备陈旧，检索手段落后的现象普遍存在，从市级层面到县（区）到单位部门馆（室），至今还未建立档案网站，缺乏更新、交流、利用的工作体制与机制，信息宝库被“锁在深闺人未识”，更谈不上发挥档案信息资源的作用。三是档案管理粗放，手段单一。档案信息资源像保管在仓库里的“东西”。只要不丢失、找得着就行，档案馆（室）成了名副其实的“保管室。四是档案管理人才奇缺，学习、培训、深造、研究措施跟进不到位。全市档案部门管理人员队伍建设从规划到实施力度不够、方法不多、成效不明显。缺少对档案信息资源研判、分析、研究、开发利用的领军人才。

（二）普洱档案信息资源开发利用中存在的主要问题

一是对档案信息资源开发利用的认识不到位，甚至有偏差，存在重硬件建设，轻软件建设，“重建轻管轻用”的问题。二是信息基础设施建设投入不足，档案网站尚未建立，存在档案信息网络管理系统、数据库、信息安全防护设备缺失或不尽完善，致使档案信息资源开发利用受到多重限制。三是档案信息开发利用的体系还未全面建立。目前，普洱档案系统还没有建立开发利用的标准体系，甚至没有系统实施开发利用，在互联、互通、共享方面存在明显问题，直接影响信息资源作用的发挥。四是急需培养和造就一支档案信息资源研究、开发、创新、利用为一体的人才队伍。此外，信息安全防护也不到位，存在安全隐患。

三、普洱开发利用档案信息资源的对策

加强档案信息化建设，积极推进档案信息资源的开发利用，不仅是档案信息管理部门自己的职责所在，也是提升档案治理能力和服务水平的客观需要。

（一）更新观念，强化认识

当前，普洱在推进档案信息资源开发利用中，要主动适应信息化发展要求，切实转变观念，改变惯性思维定性思维模式，在提升质量、强化档案管理服务、加强与其他有关部门的合作，合力推动档案信息资源的开发与利用等方面下功夫，实现深入结合、良性发展。一是树立“信息就是生产力”的理念，把档案信息资源开发利用作为促进地方经济社会建设发展的高度，抓好工作的落实。二是树立“信息共享”理念，探索建立信息交换协调工作机制，整合档案信息资源，发挥信息整体优势，推进档案信息资源开发利用向纵深发展，实现工作效益最大化。三是树立“以需求为导向”的理念，紧紧围绕信息需求、建设需求和服务需求加强档案信息化建设，使信息内容完整、格式规范、存储方式合理、传输流程通畅便捷。

（二）加强力度，完善体系

档案管理部门要加强信息管理和使用的力度，及时跟上档案信息化发展步伐，强化开发利用措施，投入与之相适应的人力、物力、财力，保证档案信息资源开发利用运行有支撑、推进有活力。重点建设好三个机制：一是数据更新机制；二是数据共享机制；三是日常应用机制，使档案信息资源开发利用工作步入良性发展轨道。

（三）高位谋划，分步实施

推进有活力开发利用档案信息资源是一个系统而庞大的工程，必须搞好顶层设计，认真谋划、精心组织、形成合力、促进发展。同时，注重档案信息资源开发利用的标准化、规范化、系统化、科学化。

（四）保证安全，增进效益

信息安全是档案信息资源开发利用的第一要素或重要保证。如果信息安全存在隐患，那么，档案信息资源不仅不能发挥效益，甚至产生负面影响。首先，档案信息化建设必须一体化推进，正确处理共享与安全保密这一对矛盾，在信息共享的同时强化信息安全保护意识，做到系统互连、互通、互维护，保证档案信息资源在安全的条件下发挥效益。其次，要加强档案信息资源安全的监督和管理，采取严格的安全保密措施，实行严格的管理制度，把信息安全隐患消灭在襁褓之中，避免由此造成严重后果，做到防患于未然。

（五）畅通渠道，传承创新

建立健全档案官网站，依托互联网，树立“互联网+档案”的理念，优化档案管理部门与用户交流渠道。坚持以档案管理平台为核心，辅以微博、微信和APP 等社交媒体，扩大信息传播，开展在线服务，增强用户体验。建立健全集实体、平台和移动新媒体于一体的档案信息服务平台群，以更加快速、立体、互动的形式，拉近档案与利用者之间的距离，为利用者提供多途径和独特性的人本服务。探索公众参与的档案开发利用新模式，提高档案信息化水平。一是提高认识，增强自觉。充分认识档案信息资源的重要性和档案工作的重要性，弄清档案信息开发利用与社会发展的关系。二是转变思路，突出重点。要科学管理档案，注重应用和用好档案信息资源。三是注重建设，形成特色。丰富馆藏资源，健全档案管理系统和管理机制，打造属于地方的档案信息资源开发特色和品牌。四是做好宣传，扩大影响。抓住时间节点，适时编纂出版档案史料等，与时俱进，加大档案信息资源的开发力度，以一流的服务满足对档案利用的需求。

四、结语

面对这个科学技术飞速发展的信息时代，庞大的信息资源浩如烟海，如何让信息能够更好地开发利用，推动普洱经济社会发展，值得深思、值得研究、值得探讨，迎刃解决普洱档案信息资源的开发与利用中存在的问题，将大有裨益。只要找准定位、坚持标准、强化管理、提升服务、档案信息管理一定会有新的突破。