高校图书馆档案信息资源开发利用探析

王秀琴 麦波 陈焱

摘 要：高校是高素质人才的重要培养基地，图书馆作为高校图书及信息资源的保存及共享场所，在高校的人才培养工作之中发挥着十分重要的作用，实践之中，高校应提高对于图书馆档案信息资源开发工作的重视力度，力求提升开发利用水平。本文主要以红色文化类档案信息资源为例，对高校图书馆开发利用档案信息资源的意义、高校图书馆档案信息资源开发利用现状进行分析，在此基础上，探讨高校有效开发利用档案信息资源的实践策略，旨在提供具有借鉴意义的参考。

关键词：高校图书馆;档案信息资源;开发利用;红色文化

图书馆是高校中十分重要的文化场所，其承担着保存图书及档案资源、为高校师生提供多样化文化服务等一系列重要功能，对于高校的人才培养工作而言，起到极其关键的作用。

红色文化，是中国共产党在革命与建设过程中所形成的宝贵精神财富，红色文化类档案信息资源，是高校图书馆中一类重要的资源，加强图书馆红色文化档案信息资源的开发利用工作，是高校建设红色文化素养基地的重要路径。以下本文将以红色文化类档案信息资源为例，分析探讨高校开发利用档案信息资源的意义与实践策略。

一、高校图书馆开发利用档案信息资源的意义

1.为图书馆的各项日常工作提供有效参考

作为高校中一个重要的服务部门，图书馆保存着大量重要的档案信息资源，包括党建信息、各类会议记录、图书及设备采购信息、职工活动开展记录等，这些资源是图书馆进行战略决策、制定及修订规章制度、展开发展规划的重要依据，通过开发利用档案信息资源，图书馆能够准确把握自身真实的发展情况及活动规律，从而为各项日常工作提供有效参考，有利于提高图书馆的实践水平。

2.为图书馆及图书情报专业发展提供资料

高校图书馆的工作以实践类为主，强调从事实中总结规律并找到发展路径。各类档案资源，正是反映图书馆事业发展状况的第一手资料，符合“实事求是”这一原则及要求，具有极强的丰富性和可靠性特征，包含着大量知识和数据信息，对于推动图书馆和高校图书情报发展而言，具有十分重要的意义。例如，通过对高校红色文化类档案信息资源进行整合，可以得到关于此类图书馆藏情况的信息，有利于推动图书馆成为红色文化素养培育基地。

3.为高校及图书馆研究工作提供有力支撑

为高校师生提供科研及学习所学的各类资料，是图书馆所承担的一项重要职能。通过对馆藏图书、档案资料、期刊、数据库资源的借阅和下载情况等信息资源加以分析挖掘，图书馆能够快速明确当前馆藏资源存在的不足，对于师生的实际需求进行总结，并在此基础上合理找出规律，从而为各项研究工作提供有力支撑。例如，高校图书馆可以通过对师生的红色文化类档案资料借阅情况进行分析，建立与之相应的数字模型，从而及时发现当前此类资源存在的不足，并制定相应的应对措施，从而满足师生研究和学习红色文化的实际需求。

二、高校图书馆档案信息资源开发利用现状

1.认识不够深刻，缺乏开发利用意识

当前，许多高校图书馆对于档案工作均未能给予应有的重视力度，往往认为档案工作归属于档案馆，仅对于档案馆移交的数据和文档进行保存，因而未能充分实现这一重要信息资源的价值。究其原因，主要在于图书馆对于档案信息资源开发工作的重要性缺乏认知，缺乏开发利用意识，与此同时，也缺少战略眼光，往往只是采取简单的手段对业务和读者档案进行处理，十分不利于自身的长远可持续发展。

2.缺乏统一管理，尚未建立完善制度

制度是圖书馆各项档案工作有序开展的重要保障，唯有建立起统一的管理制度，图书馆才能有效开展档案信息资源的开发利用工作。然而，当前图书馆尚未按照相关规定对部分要求长期保存的档案资料进行管理保存，没有形成统一的管理制度和规范，往往由不同部门自行保存本部门的业务档案，在这种情况下，一旦出现业务调整或工作调动，往往会导致档案资料混乱，甚至可能造成遗失现象的发生。

3.缺少专业人员，档案价值鉴定不够

只有对档案的价值进行科学鉴定并在此基础上合理确定其保存年限，图书馆才能有效控制馆藏档案的数量，避免出现不必要的资源堆积情况。然而，当前大部分高校图书馆都缺少拥有档案价值鉴定能力的专业工作人员，导致无法有效根据档案的真实性、可靠性、内容详尽程度等不同的标准合理区分和判断其价值大小，这在很大程度上阻碍着信息资源开发利用工作的有效开展。

4.经费不够充足，信息化的程度较低

信息化是高校图书馆开发利用档案信息资源的重要路径，借助大数据、云计算等新兴现代信息网络技术，高校图书馆能够形成对于档案价值的深度挖掘，透过现象把握其本质，从而提高整体利用水平，与此同时，通过将档案电子化，图书馆也能够有效减少外部环境因素产生的负面影响，增强档案保存的安全性。然而，由于当前高校普遍缺乏重视力度，因而图书馆的信息化程度较低，尚未实现档案工作的信息化和智能化，导致难以深入挖掘和安全保存重要信息及数据。

三、高校图书馆有效开发利用档案信息资源的实践策略

1.增强档案保存意识，构建健全档案系统

对于高校图书馆而言，要想提升档案信息资源的利用水平，应增强保存意识，深化对于此项工作重要性的理解，安全高效地保存不同类别的档案资料。为此，工作人员应注意在实践之中，科学合理地将档案分为若干类别并对其进行编目、标明主题，从而建立健全的管理系统，对于不同类别的资源进行规范保存，为开发利用工作打下良好的基础。为进一步增强信息查找的便利性，实践之中，应注意在完成分类和编目工作之后，建立与之相应的检索目录，这样一来，借助检索目录，工作人员就能够快速找到所需信息，提升服务效率。值得注意的是，在开展分类工作时，需要严格遵循科学性、逻辑性、一致性和连续性原则，确保种类划分科学合理。通常情况下，办公室负责管理日常事务性档案，各个部门则负责管理与本部门工作相关的业务档案，但需要统一管理标准，同时必须定期对于所有档案的实际保存状况进行全方位的了解，从而及时发现并解决存在的问题，进一步提高不同部门的档案工作积极性，有效加快开发利用进程。

2.加强档案信息搜集，全面整合各类资源

从图书馆的工作流程和实践内容来看，其所拥有的档案信息资源，主要可分为日常管理类和业务流程类两种，其中日常管理类主要包括与图书馆工作相关的学校文件、工作制度、馆员行为规范、重大会议内容记录、发展规划等;业务流程类主要包括业务文档（采购文档、图书情报文档、读者信息文档等）、工作记录及统计报表等，由各个业务部门自主进行管理，遵循“分散与集中相结合”原则。图书馆需要在开展各项工作时，重视对不同类别的信息进行全方位的搜集与整合，除纸质材料之外，还需要加强对于以其他载体呈现的资料的搜集及整合，如以光盘、磁带、胶片等记录的信息。此外，图书馆应重视对于教学、科研、咨询服务等各项工作流程中所产生的信息进行全方位的整理，从而达到进一步丰富档案资源的目的，有效增强馆藏信息资源的系统性与完善性，为开发利用信息资源创造良好的条件。

3.加大资金投入力度，提高信息技术水平

尽管当前图书馆已经将计算机及互联网与各项业务实现了结合，因而实践中能够借助计算机快速检索查找所需资源，如图书、期刊、可供借阅的档案等。然而，从整体上看，现阶段图书馆的整体信息技术水平仍然较低，主要表现为纸质文档与电子文档并存、无法确保电子文档的安全性、尚未建立完善的数据库、大数据等新兴技术的应用水平较低等，究其原因，主要在于图书馆缺少经费，导致难以有效推进信息化。针对这一状况，高校应重视加大对于图书馆的资金投入力度，通过为其提供充足的资金，有效推动以下措施的落实：其一，提高对于电子文档的重视力度，逐步将纸质文档进行电子化处理，并提高保存电子文档的能力，注意增强电子文档的安全性，通过定期应用杀毒软件对计算机进行全盘查杀，有效排除各方面漏洞，同时，对于重要的电子文档应用加密处理;其二，加大数据库开发力度，注意将电子文档建设成数据库，应用数据库整合不同类别的信息资源，从而对其加以高效利用，同时为资源共享活动打下良好的基础;其三，重视应用大数据技术对于所拥有的信息与数据进行深入分析与挖掘，建立专门的数字模型，从而明确读者用户的实际需求、当前馆藏资源类型存在的不足，并采取针对性措施提高服务水平。例如，图书馆可以通过应用大数据技术，对比分析馆藏红色文化档案资源的实际类别与高校师生借阅、应用红色文化档案资源的情况，以此明确现阶段存在的不足，并适当补充相应的红色文化档案。

4.加快资源共享进程，定期更新共享内容

档案信息资源具有一定的保密性特征，正是由于其具有这一特征，因而要想实现这一资源共享，具有一定的难度。图书馆所拥有的档案信息资源，包括图书馆的业务数据、读者个人信息及工作信息，在进行资源共享时，需重视遵循“合理开发与避免泄密相结合”这一重要原则，既要注意分享可以公开的内容，又要做好对于机密信息数据的保密工作。为此，图书馆需要对档案信息资源的性质进行合理区分，有选择地进行开发与共享工作，借助校园网及高校所拥有的数据库，展开资源共享，这样一来，师生就可以借助校园网或登录数据库，快速获取所需资源。与此同时，图书馆需要重视做好资源的更新工作，及时根据数据信息的变动情况，展开动态化更新，以此确保充分满足师生的教研与学习需求。

5.做好人员培训工作，打造专业管理队伍

档案信息资源的高效开发利用，离不开专业化的管理队伍。为此，高校图书馆应重视加强人员培训工作，着力增强工作人员的综合素质与实践能力。一方面图书馆应构建长效可持续的培训机制，定期组织关于档案编研、资源价值鉴别的主题培训活动，在培训中帮助工作人员掌握相关理论知识和实践方法，切实增强其实践能力;另一方面图书馆应重视加强与其他高校图书馆之间的联系与沟通，交流成功经验，注意推动工作人员根据本馆实际情况进行相应调整，从而打造具有特色、符合本校师生实际科研与学习需求的信息资源服务模式。同时，在打造专业管理队伍的过程之中，高校图书馆还应重视优化和完善人才招聘机制，重视引入兼具相关专业背景和实践经验的高素质复合型人才，以此进一步优化工作队伍人员结构。此外，实践之中，图书馆还需要着力推动工作人员自主总结经验，展开创新探索，进而得到特色化的工作方法，切实增强信息资源开发利用的针对性与实效性。

6.组织档案编研活动，充分挖掘资源价值

從整体上看，图书馆所拥有的馆藏资源通常呈现出分散性特征，系统性与连贯性相对不足，导致其使用价值难以得到充分实现。与此同时，由于部分原始信息资源没有得到系统有效的加工处理，因而难以在实践中得到应用。针对上述两类情况，为有效提升档案资源的开发利用水平，就必须组织编研活动，通过系统的分析与编研，将分散的信息整合为具有应用价值的资源，切实增强馆藏资源的系统性，为高校的科研活动提供充分便利。一般情况下，主要有以下几种编研路径：其一，根据某一具体的课题对文献资料进行汇编。例如，在研究“红色文化的当代价值”时，可以将不同时期的红色文化档案进行整合，分别进行研究;其二，根据某一具体的学科对文献资料进行汇编;其三，根据时间顺序对文献资料进行汇编。例如，可以根据图书馆的发展历程，整理不同年份所发生的重大事件，以此形成对于发展概况和未来发展目标的清晰认知。档案编研具有一定的难度，但对于充分挖掘信息资源价值而言，具有十分重要的意义，因此需要重视定期组织这项工作，推动工作人员在实践中总结经验，力求充分发挥档案信息资源的价值。值得注意的是，为确保资料汇编的合理性，在初步完成整理汇编之后，需要组织相应的会审工作，从而确保汇编的科学性与系统性，如果发现存在问题，应及时采取措施对文献资料进行进一步的加工处理，从而确保某一汇编集中所收录的资料均符合主题要求。

四、结束语

高校图书馆加强档案信息资源开发利用，有利于为图书馆的各项日常工作提供有效参考、为图书馆及图书情报专业发展提供资料，为高校及图书馆研究工作提供有力支撑。现阶段，高校在图书馆档案信息资源开发实践之中仍然存在着认识不够深刻、尚未建立完善制度、缺少专业工作人员及信息化程度较低等一系列问题，为切实提高开发利用水平，高校应重视增强档案保存意识并构建健全系统、加强信息搜集和资源整合能力、提高信息化和自动化程度、促进资源共享实现、打造专业工作队伍以及组织编研活动，力求切实增强档案工作的实效性。

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（作者单位：萍乡学院图书馆）