浅析国际EPC项目设备采购管理

王伟祥，孙长江，李兴龙，岗尖卓玛

(中国水电顾问集团华东勘测设计研究院有限公司，浙江 杭州 311122)

0 引 言

近年来，国际EPC总承包项目呈上升趋势，EPC项目约占中国企业承接国际工程项目的60%以上。不少国际EPC项目在设备供货方面出现了或大或小的问题，甚至影响到了项目的顺利完工和移交。而且，越来越多的EPC项目需要向国际知名供货商采购设备，控制难度较大，有必要对采购工作进行合理的规划、实施和管理。

1 规划采购

国际EPC项目设备采购属于项目履约的一部分，合同金额通常较大，涉及国际贸易，需要进行整体策划。各个公司均设有相应的采购机构及流程，在此不做赘述，仅对采购规划内容作简要说明。

1.1 明确合同结构

设备采购，首先需要明确采购主体。我国承包商在国外执行的EPC工程项目，采购主体通常并不是EPC合同的签约主体。根据是否对EPC合同进行拆分，有下面两种常见情形(见图1)：

(1)EPC合同分拆成Onshore部分和Offshore部分，通过帽子协议(PAC)构成完整的EPC合同，这种结构的优点是可以合理降低税负。这种情况下，离岸承包商A为采购合同签约主体，进口方为业主。

(2)有些业主要求承包商必须在项目所在国成立公司，由该公司同业主签订EPC合同。在这种情况下，采购主体通常为EPC承包商的离岸分包商，进口方为EPC承包商。

1.2 编制分标采购计划

EPC项目执行前期，需编制分标采购计划，对采购工作进行整体梳理；分标采购计划有助于明晰设备采购的范围及其他采购标段的分工界面。

分标采购计划通常包括分标方案、采购内容、交付方式、预算及资金来源、采购时间表、采购方式等。

1.3 招标准备工作

设备采购可以采用公开招标、邀请竞谈、单一来源采购等多种方式。EPC承包商在确定设备采购方式后，须进一步明确评标标准并准备好采购合同模板。

一般来讲，在满足技术要求的情况下，应优先选择中国供货商，然后合资厂家，最后是外资厂家；并考虑供货产品的可替代性。

2 实施采购

实施采购的主要工作内容有招标、评标、合同谈判及签约，最终输出为采购合同。采购合同约定了设备采购方和销售方的权利义务，双方将据此安排资源和制定履约计划，是执行交易的基础。如果权责约定明确，可以减少不必要的沟通和扯皮。采购合同签订前，采购方处于相对主动的地方，EPC承包商应当合理利用。

设备采购合同的内容，可以划归为3大部分：采购内容及交付，合同价格及支付和履约保障机制。

图1 合同结构示意

2.1 采购内容及交付

采购合同，首先需要明确采购内容，即供货商的责任义务。

2.1.1 采购合同和工作界面

采购设备，通常也需要厂家提供：

如果采购合同中未对上述内容做出明确规定，供货商可能不能及时提供，或者要求签发变更单，容易引发争议。遇到特殊情况，即便签发了变更单，因涉及资源重新调配，供货商也不能及时交付，直接影响到项目进展。

EPC承包商需要留意工作界面划分，做到不漏不重，如开关柜供货商是否提供电缆头，SCADA设备是否提供与外围设备的通信接口和线缆等。

2.1.2 技术要求及确认

拟采购的设备必须满足设计要求，符合技术标准，满足EPC合同要求。

技术要求通常需要重点关注如下方面：

越来越多的设备厂家为了满足客户的定制化需求和提高产品竞争力，会将某些基本功能作为选配项进行销售，EPC承包商必须逐一核查所有选配项，并确认是否采购。一旦遗漏了某个选配项，补配费用会大大增加甚至不可行，特别是国际EPC项目。

工期是EPC项目执行的第一制约要素，采购工作常常需要在技术图纸未审批通过的条件下开始启动。EPC承包商必须向供货商及时确认最终版的技术图纸，避免同厂家在设备生产交付上产生争议。

2.1.3 交付方式及进度

交付是设备采购工作的里程碑，也是采购目标达成的体现。因此，采购合同中必须明确所有采购内容的交付方式和进度。

设备交付通常都可以在采购合同中得到明确规定，如EXW、FOB、CIF、DAP等。明确货物交付方式后，EPC承包商也需要同物流服务公司商定具体的交货清关流程，如CIF清关提货条件，并在采购合同中与设备供应商做好相应约定。如果是集装箱货物，船公司可能会要求提供保证金才能提货；免堆期或者免箱期时间较短，会造成额外费用；不同的提单类型，清关提货流程会有所差异。船公司可能要求提单上的通知方缴纳清关相关费用，如果信用证中的通知方未包括物流服务公司，物流服务公司代理EPC承包商办理相关业务就会遇到困难。

技术服务、备品备件、技术文档等的交付同样不能马虎。技术服务不到位，设备就难以按时调试投运；备品备件不到位，设备调试运行过程中遇到问题就难以及时处理；技术文档交付不到位，设计工作推进可能遇到问题。

为确保采购内容的顺利交付，宜将采购内容的交付与合同款的支付节点进行绑定，并适当增大技术服务部分的额度占比。采购执行中，有时会遇到现场技术服务迟迟不能交付，适当提到技术服务相关的支付节点金额，有助于调动供货商的交付积极性。

采购内容的交付进度，按照项目整体工作计划安排即可。

2.1.4 质量保证

EPC承包商对设备质量保证的把控，通常分两个阶段：设备验收前和设备验收后。

设备验收前的质量控制工作主要有：

设备验收后，质量保证主要体现在产品保修期(保修期)和系列缺陷责任。EPC承包商应当重点关注质保起始日期和质保条款。

供货商对于质保起始日期的约定，通常是设备交付后若干个月。这样，项目如果延期，设备可能还未正式投运就已经进入质保期。此外，设备也可能出现投运后若干天后发生故障并退出运行。所以，质保起始日期应当兼顾以下因素：

国际知名供货商对于质保条款的规定相对苛刻，EPC承包商需要认真研读其中的免责部分。如果某些条款不合理，EPC承包商需要与供货商协商修改。常见的问题一是供货商要求承包商严格按照厂家手册运行和维护设备，并提供运维记录，以此作为免责条款；有的供货商甚至要求运维人员须经过厂家培训并取得合格证书，方有权操作和维护设备。二是设备发生故障后，在故障原因不明或尚不能判定故障为设备缺陷导致的情况下，供货商可能要求EPC承包商签发事故调查变更单，才开始调查事故原因。

2.2 合同价格及支付

合同价格及支付是采购方的责任义务，同时也是控制供货商履约行为的有效手段。

2.2.1 合同价格及组成

采购合同应当明确支付币种和适用税费等的责任归属。同时，合同价格宜适当分解，以便EPC承包商掌握价格组成。细分后的合同价格既可以帮助承包商在项目执行过程实施变更，也有利于评估备选技术方案。

2.2.2 支付条件和方式

支付是EPC承包商控制供货商的有效手段。支付条件通常包含如下4个方面：

(1)支付节点。节点设置主要取决于采购内容的交付，同时参考EPC合同的支付计划和项目的现金流。

(2)支付比例。每个支付节点的比例，主要取决于交付内容的价值，并参考项目现金流和商业惯例。前文已提到，EPC承包商应适当调增非货物部分的占比。

(3)支付条件。每个支付节点的达成，除了关键要件的达成，也可以要求提供相关方的书面确认文件。采购范围中的某些内容也可以作为主要交付内容的附件，以支付条件的形式来体现。比如，箱单发票、保险、产地证明、检验报告、运维手册等可以作为设备交付节点的支付条件。

(4)支付时间。交付节点完成后，供货商仍需要一定时间才能收到付款，主要涉及到：EPC承包商的确认时间，业主和融资方的确认时间，EPC收款时间，EPC支付时间。EPC承包商通常可以使用支付时间来适当平衡项目收支。

目前国际贸易常用的支付方式为L/C信用证和T/T电汇。远期信用证也是平衡项目收支的一个重要手段。

2.3 履约保障机制

履约保证机制主要包括履约保函和质保保函、奖惩规定、变更和索赔、争议解决、货运保险、不可抗力等。

履约保函的有效期应当能够覆盖全部采购内容的交付，并同质保期的起始日期保持吻合。

设备采购合同通常只规定处罚条款，主要有性能罚金和延期交付罚金。供货商一般不会承担间接损失，此时，EPC承包商可以同供货商协商可利用率罚金，也是性能罚金的一种。

项目执行过程中，可能存在变更和索赔，合同中需要明确操作程序。值得一提的是，合同中应当明确，如果出现变更或索赔，即便没有就责任方、价格和时间等达成一致，一旦EPC承包商签发变更通知，供货商均有责任和义务继续执行项目，并做好成本记录，最后通过争议解决条款关闭相关事项。

项目执行一旦进入困境，整个全局都会受到影响，设备采购也不例外。公平高效的争端解决机制，可以抵御不必要的纠纷，帮助项目很快走上正轨。因此，EPC承包商应当给予足够的重视。

双方不可控制的外围因素，通常列入不可抗力。国际物流不可控因素较多，应当采购货运保险，并且确定合适的免赔额。

综上，采购合同的主要内容大致可归纳为以下内容(见表1)。

3 采购管理

3.1 沟通机制

设备采购合同签订后，EPC承包商就要召开启动会，明确沟通机制，主要包括：

(1)编制沟通矩阵，明确联系人和责任人。设备采购，包括排产、技术确认、生产、厂验、包装发货、海陆运输、清关、现场卸货、仓储、开箱检查、试验调试、试运行等多个环节，牵涉到EPC承包商采购团队、现场执行团队、分包商、物流服务公司、供货商、物流保险公司、业主咨询等多个相关方。为了保证信息流畅通、责任明确，EPC承包商应当编制沟通矩阵并根据项目进展不断更新。对设备供应商，应尽量减少沟通接口，并明确总负责人。

表1 合同内容

如果是联营体项目或者大型项目，沟通不到位或者决策不及时进而影响项目进展的情况比较常见，需要重点关注。

(2)合同管理相关事务，宜明确惟一沟通对接人。此人应当掌握采购执行的大致情况，具备独立思考能力，以防在沟通中被其他相关方误导。

(3)明确报告制度和会议制度，以便及时发现问题并妥善处理。

(4)任命否决权。采购合同可以赋予EPC承包商面试及要求供应商更换项目经理的权利，这样可以提高供货商项目经理的合作积极性。

3.2 工作程序

采购合同签订后，采购执行涉及配合的主要程序有：

(1)工厂监造或验收。如果业主、咨询等相关方需要参加，EPC承包商需要在规定时间提前做好计划并发出通知，然后相关方在规定时间内批复厂验内容并确定参加人员，接着EPC承包商协助办理签证，相关方人员预定机票，EPC承包商安排好厂验行程，最后按计划厂验并形成报告。

(2)货物交接。根据设备交付方式，供货商须提前通知并做好设备交接，包括文档交付签认，货物交付签认，外观检查确认等。

(3)货物开箱及检查。EPC承包商需明确货物开箱检查参与方，提前通知，并做好开箱检查记录，缺席方默认同意记录结果。

(4)货损处理。货损主要来自设备潜在缺陷，包装固定不妥，运输过程中发生事故，现场卸货操作不当，现场仓储不满足要求，安装调试不规范等。其中，最常见的是包装固定不妥，装卸操作不当以及安装调试不规范。供货商须按照行业良好做法对设备进行包装固定，并提供最终装货图文记录，EPC承包商则应在厂验时进行检查；EPC承包商和供货商须对现场卸货操作，设备仓储以及安装调试进行监督控制。

国际EPC项目发生货损应优先向保险公司索赔，同步明确责任并根据实际需要及时安排补货，保证项目进度。

(5)现场服务。EPC承包商需要供货商提供现场安装指导、调试以及运维培训服务，以保证设备顺利投入并正常运行。然而，EPC项目的进度总是在不断更新，供货商的技术服务资源也相对有限，导致时常出现技术服务工程师不能按时到场、数量不足或者优秀工程师临时调离等情况。基于上述情况，EPC承包商和供货商应当约定合理的通知时间，确保现场服务可以及时交付。同时，EPC承包商应密切关注项目进度，做好计划，并考虑一定的时间裕度。

(6)设备接收。设备接收不同于所有权的转移。所有权转移，并不代表设备已经被EPC承包商接收。如果设备在试验调试或者试运行过程中发生较大故障，EPC承包商仍有权拒收。因此，EPC承包商和设备供货商应当在采购合同中对接收条件做出明确约定。在工程实践中，批量设备供货可能出现设备陆续投入使用，设备供货商要求分批次接收设备。此时，设备不能全部投入使用是由于设备缺陷或者厂家技术服务不佳，EPC承包商应拒绝部分接收，直到所有设备全部投入后统一接收。

上述程序的执行，如果条件允许，可借助于信息管理系统，将更加高效到位。

3.3 管理记录

管理记录，包括沟通记录和执行过程中形成的文档，可以有效支撑EPC承包商的合理诉求。特别是在项目执行出现问题，供货商不愿承担相应责任时，良好的管理记录可以帮助双方高效解决争议。另一方面，如果EPC承包商未做好相关记录，供货商却收集整理了对其有利的材料，那么前者就可能在争议解决中蒙受损失。

4 结 语

综上所述，做好采购工作，EPC承包商应当从规划开始，明确采购内容及交付事宜，利用优势地位争取有利的合同条件，并在合同签订后认真做好管理和执行。