抢抓机遇 做好水利工程档案的收集、管理及利用

聂丹萍

（贵州省水利水电勘测设计研究公司，贵州 贵阳 550002）

水利是国家重要的基础设施，在国民经济中占有重要地位。随着工程水利向资源水利、传统水利向现代水利的转变，水利建设迎来新一轮大发展的热潮，这给水利档案工作提出了更新、更高的要求，水利工程档案是指在水利工程建设、管理过程中形成的、以科学、规范的文字、图表、声像等形式准确记录、具有保存价值的各种载体形式的历史记录。2011年《中共中央国务公司关于加快水利改革发展的决定》明确了水利工作新的战略定位、新的历史任务和政策保障措施；2012年国发（2号）《关于进一步促进贵州经济社会又好又快发展的若干意见》 中明确指出“贵州省到2015年，以交通、水利为重点的基础设施建设取得突破性进展，积极推进夹岩、黄家湾、五嘎冲、马岭等大型水库建设，开工建设一批中小型水库和引提水工程项目，到2020年全省工程供水能力达到159.4亿立方米。”在国家大力发展水利基础设施建设的举措下，对水利工程档案的收集、管理及利用无疑是一个良好的契机。

贵州省水利水电勘测设计研究院有限公司（以下简称本公司）作为贵州省水利工程设计行业的龙头单位，我省大多数大中型水利工程设计由本公司完成，因此，本公司水利工程档案馆藏量丰富，上至“民国”三十年水利工程设计档案，下到目前贵州在建的大型水利枢纽工程“黔中水利枢纽”“夹岩水利枢纽”及“黄家湾水利枢纽”的设计档案。面对这些具有较高价值的档案，本公司通过建立内控体系，进一步完善水利工程档案的收集、管理及利用。

一、水利工程档案的收集

档案收集工作是档案工作的起点，也是档案工作的基础，没有档案的收集工作就没有档案工作的对象，因此，在实际工作中做好档案的收集工作非常必要。加强新时期条件下档案收集工作，促进其健康有序地发展，已成为本公司档案管理工作的一个基础出发点。

由于水利工程从项目申报到工程竣工，分阶段多，复杂性强。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，又不易引起档案人员的足够重视，同时，水利工作又是一项专业性很强的工作，勘察、测量、施工工作一般都是在野外进行，施工中形成的文件如果收集不及时很容易流失。收集制度不健全，收集主体、收集的范围和内容不明确，缺乏应有的监督和约束力。还有的时候在上报材料时不留底稿，不存档。以上这些情况的存在严重影响了档案的完整、系统和安全，影响了档案利用，如不及时采取措施，形成恶性循环，会给水利工作带来很大损失。

针对以上现象，本公司档案部门根据公司《内控管理制度手册》，进一步完善修订《科技档案管理规定》，进一步明确科技文件收集要求，初设阶段以前（含初步设计）科技文件材料由项目负责人按阶段组织收集归档，其中相应阶段的地质勘察、移民安置、环境评价等单独编制报告的由专业负责人归档。通过这一措施，把文件收集的责任落实到人，增强项目负责人及专业负责人的责任心，从而保证科技文件材料收集的完整性。

在制定规定的同时，本公司还立足于做好档案收集的宣传工作、增强工作人员档案意识，这是做好档案收集工作的前提和基础。由于档案工作是一项技术性、科学性、专业性和利用价值隐蔽性很强的工作，不从事档案工作的同志对其了解不多，认识不深，通过加强宣传力度、加大宣传范围、提高宣传质量。宣传了档案工作的重要性，减少了造成文件资料流失的可能性。让档案意识深入人心，形成人人参与，齐抓共管的工作局面。

同时，在水利工程档案收集的过程中，多种方法、齐头并进是本公司做好收集档案资料的重要环节。水利工程的材料大部分是由设计部门在工作活动中产生的，因此，水利档案总的收集方向是明确的。本公司采取档案工作人员定期到产生这些档案材料的科室督办、收集，保证水利档案的齐全完整。并在水利工程文件流传过程中坚持以档案工作人员为中心，严防因流传过程脱节而造成文件流失。在水利工程档案的收集过程中，做到了抓住关键阶段收集和随时收集。水利工程档案是在水利建设活动过程中形成的，这就要求水利档案管理人员随时将材料收集起来；而水利工程档案的形成具有分期分批的特点，根据本公司要求，档案管理人员及时对关键档案进行收集归档，减少重要文件流失。

二、水利工程档案的管理及利用

在大力发展水利基础设施的形式下，做好水利工程档案管理尤为重要。水利工程档案具有客观性、原始性、不可逆性、连续性和系统性。是人类水利活动朴素而真实的反映，是水利人代代相传的水利知识的总汇和水利人智慧的物态表现。它记载和积累前人的水利文化财富，是人类精神文明和物质文明不断进步的留痕，作为水利工程的原始记录抑或水利工程的原始物品，水利工程档案具有可靠性，是现代水利人弥足珍贵的原始素材，具有极高的人文价值和经济价值，它记载和积累前人的文化财富，是人类精神文明和物质文明不断进步的留痕。水利工程档案管理是实现水利工程档案价值的保证。充分理解把握水利工程档案的人文价值，对于做好档的管理工作具有指导性意义，为了更好地把我公司现有档案用于在建工程中，我公司通过以下方面加强档案管理。

第一，档案归档与部门产值兑现挂钩。较早前，有些部门由于工作较多，对档案归档工作不重视，觉得手中的文件材料可归可不归，时间一长，这就导致很多有价值的文件材料遗落在个人手上，直接导致档案利用价值降低。本公司自试行归档与产值兑现挂钩后，设计人员归档的积极性比以前大大提高，也在一定程度上保证了文件的完整性。

第二，本公司对于设计文件编写要求严格，对于归档的科技文件必须要求设计人员、审核人员、审定人员亲笔签字存档，强调档案凭据和依据作用，有利于工程安全责任的追溯。

第三，提高档案管理人员的综合素养。由于水利工程档案专业性较强，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还需要档案管理人员具有一定的水利工程设计知识，这就需要对管理人员进行水利工程设计的培训。本公司凡有培训课程都积极鼓励职工学习，通过长期的学习，档案管理工作人员不断更新观念，既加强了业务学习，又拓宽了知识面，不但要掌握档案业务知识，更提高自身的综合素质，笔者参加档案管理工作十年了，从之前只具备基本专业知识的档案员通过不断的学习，掌握了扎实的管理技能，树立了崇高的敬业精神，培养了强烈的服务意识，切实地担负起水利档案的管理职责，逐步成长为具有一定综合知识的档案管理员。

第四，本公司档案的利用只能为本公司工程所服务，遵循“谁利用、谁负责”的原则。一般档案的利用需要部门负责人及技术职能部门负责人签字才能借查阅。涉密文件的利用必须经过主管公司长批准才能在允许范围内进行借查。这就从一定程度上保障了档案利用的安全性。

第五，水利档案的分散性，决定了单靠档案工作人员的工作，很难完整、系统地搞好水利档案工作。通过组织各部门负责人学习、培训《档案法》我公司《科技档案管理》等有关规定，普及档案工作知识，形成一种强烈的档案宣传氛围，增强全公司职工水利档案意识，让有关科室或个人主动上交历史积累资料等重要文献，集中统一归档，逐步使水利工程档案管理工作步入规范化、法制化轨道。

第六，切实做好水利档案的开发，争取向档案知识化的方向靠拢。水利工程档案的核心在于利用，在于更好地为经济建设服务，水利档案资料为水利事业发展提供了极其宝贵的一手资料，一经开发，就可转化为生产力，产生巨大的经济效益和社会效益。因此，本公司组织专职人员对典型工程档案进行数字化，采取“点线结合”的方式，分阶段、分步骤地完成本公司档案的数字化工作，从而未今后实现档案知识化，做好基础数据的储备工作。

结语

水是生命之源、生产之要、生态之基。水利工程档案是人们从事水利实践活动的历史记载，它是人们抗洪抢险、兴修水利、同自然灾害做斗争的原始记录。水利工程档案最真实、最可靠、最有说服力，它是水利建设的参考依据，对促进水利建设事业的发展将起到不可估量的作用。离开了水利，同步小康的现阶段贵州中国梦就无法实现。作为水利建设最基层的服务部门，我们要切实增强责任感、紧迫感，立即行动起来，抓住机遇，做好水利工程档案的收集、管理及利用，使之成为宝贵的财富，为推动贵州水利建设和水资源管理工作提供依据。