论人事档案管理制度改革的意义及运行模式

吴可佳

（黑龙江省龙江县卫生健康局，黑龙江 龙江 161100）

人事档案管理在考察一个人的各方面信息的过程中都有着重要依据，它是直接管理人才的主要凭据，它记录着一个人一生的所有信息档案，切身地关系着每一个人的利益。人事档案管理制度的改革要全方位多层次地有序进行和合理规划。在我国当下人事管理制度中主要以土地所有制以及城乡户籍和政治身份登记为主的社会身份登记制度。可是，随着当下社会快速的转型的关键时期，从一方面来说，传统的人事档案管理工作在获取个人信息上无法达到“快、精、准”的效果。从另一方面来说，目前人才流动的幅度越来越广泛，一些事业单位通过不断的引进人才的方式才让一部分企业的人才转向事业单位，这种现象慢慢变得频繁。从现下的人事档案管理制度来讲，其对于人才流动是存在不利因素的，其限制了人才流动，其中不乏存在擅自建档、扣档、弃档以及假造档案等一系列不好的现象时而发生。其降低了人事档案管理制度的可信程度以及降低了它的真实性和权威性。这严重地影响了我国的人力资源管理制度。所以，人事档案管理制度对于我们的社会生活起着十分重要和必不可少的作用。

一、当下人事档案管理制度中存在一些问题

1.不够重视人事档案管理

人事档案管理在日常生活中反映了一个人的生活经历、学习经历以及工作经历等各方面的信息材料，其以文字和表格的方式保存下来作为人事档案管理的基本资料和原始信息。人事档案管理制度是一个国家按照本国的基本规定对个人的人事档案进行一系列管理的过程。就目前而言，很多人在人事档案管理的认知中出现了一些偏差，致使这些人出现私自伪造档案的不良现象。除此而外，当下我国市场经济在不断的发展，人口基数越来越大，人口流动性越来越频繁，这种现象为人事档案管理的工作带来了极大的挑战性。

2.人事档案管理信息化的水平低

随着信息化时代的快速发展，信息的技术慢慢渗透到生活中的各个方面。在人事档案信息化建设的过程中，其速度非常慢。纸质档案的记录依然是很多人事档案采用的主要方式，电子化的管理方式只存在于少部分人事档案中。人事档案在档案记录、调阅档案以及资料检索等一系列操作中仍是以手工操作为主，现代化的人事档案管理信息资源库还没有被建立起来，致使人事档案管理信息的利用率降低，所以人事档案管理应该具备的作用没有完全发挥出来。

二、社会转型过程中人事档案管理制度的改革与创新的模式

1.人事档案管理制度的创新

人事档案管理工作将个人生活和社会轨迹进行了比较真实的记录，国家加强对人事档案管理的一项工作是为了更加有效且合理地维护事业单位的合法的权益。眼下，还有许多人低于人事档案管理工作存在认知偏差。提高人事档案管理宣传效率是非常必要的一项重要举措，这有利于改善人们对于人事档案管理的认知，可以更有效地开展人事档案管理的工作。不断提高人事档案管理工作的效率和质量。组织人事档案管理的工作人员更需要不断地提高自己的知识技能和加强思维的革新，抱着终身学习的态度来正确对待人事档案管理的工作。将现代化的信息技术与传统人事档案管理制度进行融合创新，为人事档案管理工作的更好的发展奠定良好的基础。

2.人事档案数字化建设的快速构建

信息技术和大数据的时代快速发展在很大程度上将人们的生活与生产方式进行了改变，在人事档案管理中融入计算机信息技术应用可以提升人事档案管理的信息化水平。首先，相关管理单位要在人事档案管理过程中积极引进先进的扫描仪器、打印机以及复印机等相关的设施设备，给人事档案管理数字化的建设创造必要的物质基础条件。其次，要完善人事档案管理的信息系统，将人事档案资料全部录入至信息管理系统，将不同的资料进行分类整理合并，将人事档案信息进行合理的整理，有利于提高后续工作效率，方便后期的查找、管理和运用，将人事档案管理的利用率达到最优化。根据国家的有关规定，个人人事档案记录、干部的人事档案必须进行审核，国家有关单位必须加强对干部实际的工作能力的考察，有利于挑选出有专业能力和专业素养的优秀行家。为了保证人事档案具有可靠性和真实性，管理人事档案的人员一定要加强核查所有档案信息资料的真实性和可靠性，为全体社会组织、企事业单位和国家机构提供最有效的数据作为参考。

3.人事档案管理必须纳入个人信用体系的建设之中

当下社会市场经济在不断地加强制度建设，事业单位也在不断地进行探索变革与不断创新，越来越多的事业单位开始慢慢的市场化。如今正处于社会转型的最关键的时刻，我们应该将社会主义市场经济的个人信用体系与人事档案管理紧密是结合起来，将个人银行的信用记录情况、个人的身份情况证明以及是否有犯罪记录等信息全部真实地呈现出来，有利于将这些信息提供给用人单位作为参考。

三、人事档案管理制度的意义

人事档案的存在是一种重要的社会依据和社会现象，它的存在方式是以物质形式为基础并将其中一部分档案材料永久地保存下去，所以这需要我们进行人事制度改革与创新，为造福后代奠定基础。我们也要清楚地知道当今社会随着时间的不断推移和发展，档案虽然在成分和数量上不断的丰富和增加，但是它也存在不断被损毁的过程之中。

对于当下不断的增加和形成的档案，人事档案管理工作者可以利用提高档案的收集工作效率来解决这种矛盾，而对于那些处于被不断的损毁的人事档案，我们可以利用加强人事档案的保管工作来进行问题解决。当前在人事档案保管的一系列的工作中还存在着许许多多有待解决的问题。例如纸张记载的老旧化、字迹颜色褪色模糊，相对数量的纸张被损坏，纸张慢慢变黄及发脆和老化变质，这一系列现象都让纸质版人事档案管理遇到了难题。针对一些档案虫害也会影响到档案的保存，档案保管处的保管条件得不到良好的改善，一些库房的建筑也不符合档案保护所要求的标准，其应该复制的档案基数也非常大，目前复制档案的一些手段也相对较为落后。

总而言之，在档案管理工作的实践过程之中，这个过程也向我们提出了很多很尖锐的有针对性的问题：首先，要求我们把每个人的档案材料长久的保存下去，其是为了维护个人和集体在历史进程中的真实面貌而服务。其次，人事档案的使用年限是有限的，要想将这些紧迫的问题解决好，人事档案管理人员一定要加强档案的保管工作，不管是对于当下还是对于将来的事业，这无疑都是非常任重道远的一项工作。

四、档案管理工作中的具体任务

1.积极预防人事档案的损坏

人事档案管理工作人员要及时地了解和掌握人事档案被损坏的真实原因和规律，通过对经常性的一些具体工作进行总结，一定要采取专门的、有效果的技术方法和基本措施，我们要运用有效的技术和能力，尽最大限度的努力去消除一些可能损坏人事档案的不利因素的影响，所以要把人事档案的自然损坏率控制和降低到一个最小的范围之内。

2.努力延长人事档案的寿命

人事档案保管到工作目的不在于只是去防治档案中存在的自然损坏现象，我们要从最根本的原因上找问题，并积极采取预防措施，尽可能最大限度地延长档案的使用寿命。

3.加强档案的安全维护

努力维护人事档案的管理安全，首先是指人事档案作为一种物质存在的形式必须要保证其能够安全的存档下。其次是指人事档案是一种社会现象，在整个国家政治斗争内，不会因为档案保管不当的原因而导致档案信息发生泄漏，最终导致政治上不安全因素的发展。

结语

总而言之，人事档案是中国人事管理制度中特别重要的一项特色工作，它作为个人的身份、学历、资历等各个方面的证据，它始终与组织关系、工资待遇、社会保障等各方面息息相关，具有法律效用，它始终记载着每个人的人生轨迹，在记录个人信息方面起着关键作用。人事档案管理记录着每个人在生活中的经历、个人道德品质和主要的政治面貌等一系列的文件资料，它始终起着参考、凭证和依据的作用，它对于个人在生活中处理各种事情都起着关键作用和提供相关证明。

人事档案管理本就是社会公共信息中特别重要和必不可少的一项重要组成部分，通过人事档案能够证实每个人的社会关系、学习经历等情况。它的作用就是记录每个人从学校生活到社会工作岗位的一个过程，是一个人的人生轨迹。当下还有很多人对人事档案存在一些误解，认为其作用不大。在当下劳动用工管理过程中，人事档案管理的作用主要是针对职工而言。对于职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理一系列的政审手续；提供个人婚姻状况的情况证明；为员工申报职称的代办；根据人事档案信息确定其退休年龄；根据档案信息为职工代缴养老保险以及失业保险和大病医疗统筹、工资调整；并且出具与人事档案信息中有关的信息证明材料等等。

我国当前正是出于一个非常关键的时期，即社会转型。我国人事档案管理的这项工作具有非常重要的作用，它与我国人力资源管理的工作有着十分重要的联系。我们要努力将人事档案管理制度进行创新和改革，由此加快人事档案信息的数字化建设，将人事档案管理模式进行多元化创新，随着时代快速进步，我国人事档案管理制度也要与时俱进，创建一个有效的人事档案管理制度。