试论如何完善事业单位离退休人员档案的管理与服务工作

安志娟

（辽宁省盘锦市盘山县就业人才和社会保险服务中心，辽宁 盘锦 124100）

引言

事业单位是我国政治、经济、文化和其他活动的重要主体之一，事业单位的工作人员在职期间为我国新时代经济发展贡献了属于自己的力量。最重要的记录凭证就是事业单位人员的档案，档案上记载着工作人员对事业单位的贡献等。随着时间的推进，事业单位的人员达到离退休的年龄，办理离退休手续时，档案也需要重新进行整理、记录、归档、保管。此项工作做不完整、细致的话，会对离退休人员的养老金发放、医疗保险的运用、各种待遇甚至在去世后子女继承遗产方面等都具有巨大的影响。而当今，传统的事业单位档案保管工作存在制度上的漏洞，且工作以人工记录纸质版本的档案为主，工作方式枯燥乏味，工作技术落后，纸质版本的档案极不方便存放又不利于工作人员的记录工作。目前国家人口老龄化速度的加快，越来越多的事业单位工作人员达到了离退休时间，传统的人工管理工作所需时间长且存放容易疏漏，急需要一套改革变更的事业单位离退休人员档案的管理与服务工作的方式，消除当前工作方式对事业单位档案管理与内部管理的不利影响。

一、事业单位离退休档案管理与服务工作的现状

1.管理制度存在疏漏，问题突出

目前我国在离退休人员的档案保存中，并没有明确制定出规章制度，导致无论是事业单位还是企业单位对于在职员工离退休后的档案管理、记录、储存与查验等工作都没有一个详细的管理制度进行参考。离退休人员的档案安全缺乏保障，且管理混乱。面对当今事业单位离退休人员档案的管理制度存在巨大疏漏，急需重新制定管理制度并施行。

2.档案管理使用技术落后，工作量大

新时代科技与技术的发展，人们在很多方面都使用科学先进的技术进行人工工作量的缩减，科学先进的新技术同样也可以使用到基层事业单位离退休人员档案的管理工作中。传统的事业单位离退休人员档案管理所采用的工作方式是通过人工手写的整理与记录，将纸质版本的档案装盒后统一进行存放保管，当需要查借阅档案时，再通过人工进行搜索找寻，基层事业单位退休人员档案室随时都要配合本机关有关部门因工作需要查阅退休人员档案信息，工作量大，而且，纸质档案随着频繁的查借阅，纸张必然受到损伤，影响档案寿命。档案管理混乱，制度存在漏洞、工作人员缺乏等情况长期存在，阻碍事业单位离退休人员的档案改革工作[1]。

3.档案工作者的责任与服务意识有待提升

档案工作者的责任与服务意识是做好基层事业单位离退休人员档案管理工作的重要基础，由于部分领导的忽视，没有对此方面进行相关培训，导致档案工作人员的服务意识较低。且由于使用传统的人工手写记录进行工作，导致工作量巨大，人手不够，致使记录保管工作不细致，且由于记录工作相对枯燥乏味，导致在面对其他人需要提取相应档案时，工作人员的服务意识低下，令查借阅档案的人没有良好的体验，不利于档案信息利用，影响档案事业发展。故需要对档案工作者的责任与服务意识进行培养与提升。

4.查借阅档案，步骤烦琐

目前查借阅事业单位退休员工档案的步骤烦琐，需要到各个部门开出一系列的身份证明等，员工素质相对较低，影响档案信息利用效果，需要调整简化查借阅档案的步骤，使查借阅人员无须开过多证明，只凭借身份认证等信息便可以查借阅档案，用于办理相关业务。此项不足需要相关领导加以重视，对查借阅档案利用步骤的规章制度进行重新制定[2]。

二、事业单位离退休人员档案的作用

1.退休人员档案的管理有利于员工养老保险等事务的申报与发放

养老保险是我国一项福利政策，员工通过在工作时每月上缴一定数量的养老保险款项，与其所在的工作单位也需要每个月为员工缴纳国家规定相应数额的保险款项，双方共同交到一定数量时，可在男性员工60岁，女性员工55岁时（部分岗位遵从国家规定岁数离退休）办理相应的离退休手续，办理手续的流程中需要员工单位出具相对应的员工档案。员工事业单位对员工档案的存放与调取时间，直接影响到员工办理离退休手续的时间。

2.事业单位离退休人员档案的管理方便于人员关系的查找与调动

档案是证明员工身份的重要凭证之一。在员工离退休后办理离退休手续、医疗保险申报、单位为离退休人员的福利发放等都需要档案的相关证明。而且在相关单位遇到某些问题需要查找或调动离退休人员的档案时，有序的档案管理可以迅速查到该离退休人员的档案存放处，并进行档案调取，混乱的档案管理导致档案调取困难甚至可能丢失员工的档案，不仅耽误所需办理事件的进展，重新记录并整理员工的档案也需要大量的时间并产生巨大的工作量[3]。

3.事业单位离退休人员档案的管理关乎到离退休人员晚年待遇保障

事业单位离退休人员的档案中记载着该人员在此事业单位一生的工作情况与单位调动情况，到该员工离退休后，相对应的档案室便接收其档案，并保管起来，在需要的时候为退休人员提供相关证明，方便退休人员利用。使退休人员晚年生活得以保障。

三、完善事业单位离退休人员档案管理的方法与措施

1.及时做好事业单位离退休人员档案的记录归档与保管

事业单位的相关领导应加强对事业单位离退休人员档案管理工作人员的监督与指导，并派遣相关工作人员对已经存放的档案进行梳理与查找，补充之前因为管理混乱导致暂未记录的离退休人员的档案，方便日后利用者进行查借阅，规范管理档案方式[4]。

2.利用现代化电子信息技术，搭建事业单位退休人员的线上档案平台

现代化技术的发展与更新，使得电子信息化技术代替了以往纸质方式的存储。传统的档案都是以纸质方式进行记录，需要大量的人工进行操作，极为浪费人力和时间，且存放条件要求极高，如存放地点潮湿等条件恶劣，会导致损伤已经存放的档案，极为不便。故可以采用现代化电子信息技术，搭建事业单位退休人员的线上档案平台。管理档案的工作人员经过培训，可以将已经存储的事业单位退休员工的信息储存到网上的退休人员档案记录平台中，方便随时调取档案。搭建事业单位退休人员的线上档案平台也利于各单位间人员信息档案的调动，解除了一系列烦琐的步骤[5]。

3.加强培养事业单位离退休人员档案管理工作者的能力与服务态度

事业单位离退休人员档案的管理是一份枯燥烦琐的工作，需要工作人员在面对重复问题时态度积极，同时，由于未来会搭建事业单位退休人员的线上档案平台，需要对档案管理人员进行培养与教学，指导工作人员学会在网上平台中录入目前事业单位中所存放的退休人员的档案信息。事业单位离退休人员档案管理人员是这份工作的执行者，相关部门领导需要加强重视，加强档案管理人员的岗前培训，提高其综合素质，才能逐渐适应新时代的变化[6]。

4.简化查借阅档案的步骤，降低工作量

目前我国事业单位在调取离退休人员的档案时，普遍存在步骤烦琐等问题。所以需要事业单位相关部门领导进行开会讨论，重新制定调取档案的规章制度，简化查借阅档案的步骤，为办理者减少查借阅档案所需的时间和精力，如调取档案的人员是本人，可直接持身份证明、填写查阅登记表调取档案，无须开其他证明。借阅档案需退休前本单位人事部门人员填写借阅登记表。具体规章制度需要进行讨论决定。这样的做法同样也降低了档案工作人员的工作量，使其精力可以更多地放在学习档案管理能力，上传录入网上档案信息等工作中[7]。

结语

事业单位的工作是我国建设经济发展中不可缺少的一份力量，当部分事业单位的员工因年龄原因需要办理退休手续时，事业单位的相关工作者也需要为其记录储存相关档案。而我国目前在事业单位离退休人员的档案管理工作中存在疏漏，需要调整与改动。所以相关部门需要重新制定调取档案的相关规章制度，积极利用电子信息技术搭建网上事业单位退休人员的线上档案平台，及时做好事业单位离退休人员档案的记录与补充，加强培养事业单位离退休人员档案管理工作者的能力与服务态度，深化扩张现行档案管理体系与管理模式，促进档案工作社会化管理。未来，各事业单位必须转变观念，提升意识，加强投入，完善基层事业单位退休人员档案保管利用制度，将离退休人员的档案管理工作做好、做实，强化事业单位管理，推进实现事业单位可持续发展。