文书档案管理工作特征及能力提升的思考建议

孙 瑛

（太原市迎泽区医疗保险管理服务中心，山西 太原 030000）

一、引言

文书档案包括业务活动、组织机构和政府工作的综合文书、财务处理和信息质量与安全的重要会议文书、年度业务审计报告和业务产生的活动文书。文书档案工作的管理可以提高企业竞争力，促进企业发展。客观分析，文书档案管理难度不低，影响的因素很多。在工作安排和调整的各个方面，在各类问题上，都要给予适当的参考和指导。在持续解决的层面上，不能造成严重的缺陷和遗漏。同时，要为文书档案管理的创新发展提供充分的依据。要走可持续发展的道路，在各种先进技术的融合和相关理念的融合中保持足够的稳定性[1]。

二、文书档案管理工作特征

1.文书档案管理工作较为烦琐，分类不明确

文书档案在企业不断发展的过程中，能够记录下公司在每个不同的阶段中出现的问题与决定内容。因此，文书档案管理的主要内容是对企业不同部门不同时期的文书进行收集、整理和保存。文书档案管理工作的量大，而且整体的工作程度是比较复杂的。传统的文书和档案的收集和分类方式主要是在纸上，文书和档案中的信息由档案管理员手写，需要根据不同的类型进行归类。为了方便文书档案的检索和借阅，通常需要根据不同的部门或文档的性质，对文书档案和目录文书档案进行分卷分类。在整个发展的过程中，对于目录文书的分类工作是最复杂的。因此，在进行文书档案工作的过程中，需要工作人员具有一定的耐心与经验。在对文书档案管理的工作人员管理的过程中，企业没有对员工进行上岗前的工作内容培训。因此，会出现文书档案工作人员在实际的工作过程中，缺乏相关的工作技能，以及知识上的了解。我国的科技在不断的发展，文书档案管理的工作中的信息科技也在不断的提升。但是，由于相关的工作人员缺乏相关的知识，从而出现了在文书档案管理的过程中，工作人员不会使用信息科学技术的情况。在以后的文书档案管理的过程中，需要对工作人员进行及时的培训。改善过去的文书档案管理方式，以信息技术的形式来加强管理的强度[2]。

2.文书工作质量对文书档案管理有较大影响

办公工作是指在行政档案管理中执行各种任务和工作项目，包括具体的工作活动，如记录、召回、转移或存储档案等。只有不断改进保存、识别和文书准备过程，才能继续。完善企业文书档案管理流程。文档任何部分的任何错误都会影响整个文档归档管理。文书档案是强制性和有效的。因此，它们在发文期间具有很强的约束力，是企业全面发展的重要推动力。从文书的来源来看，文书主要包括科技文书、行政、党建文书等，各部门文书包括信函、责任协议等纸质文书。甚至还有一些电子文书，例如照片、视频和录音。在企业的文书档案管理中，需要根据不同的文书内容进行合理的管理，从而进一步地提高文书的整体影响力以及在管理过程中的效率[3]。

3.文书档案管理工作需要领导重视

在企业的管理过程中，企业的领导在大多数的情况下，并不重视文书档案的工作。认为文书档案的管理工作只是一项复杂，又耗费资源的无聊工作。再加上文书档案管理的工作人员的整体工作能力较低，档案归档时限不明确并且在使用时无法通过目录快速检索。必要的文书大大降低了文书管理的效率，给用户带来了不便。一些现任管理人员的专业技术能力还没有得到科学的提高。因此，在针对相关问题制定具体答案和针对综合缺陷的解决方案时，没有办法取得良好的效果。

在自我学习发展、培训等方面，管理人员在档案管理工作知识方面未能从正确的角度进行学习。这种现象的发生导致档案管理工作的推进，缺乏专业团队的支持，来自世界各地的综合工作方式，没有办法做到高度协调，而出现了无法挽回的后果。在文书管理工作中，仅对重要文书或重要业务文书进行详细记录归档，其他文书容易被忽视。这导致工作缺乏系统性和完整性，并减少了完成的工作。由于缺乏管理层的重视，项目管理层没有进行深入的交流和分享，也没有相关的会议讨论，以及全面工作的部署。因此，要有效提高文书档案管理质量，不断规范文书档案管理制度，从根本上提高文书档案管理水平。提高文书档案管理的真实性和安全性的有用信息。最后，要提高办公档案管理人员的整体素质，做好办公档案管理工作[4]。

三、文书档案管理工作能力提升建议

1.建立健全档案管理机制

文书和档案的有效管理，直接影响到提高单位工作人员的工作效率。因此，单位领导要重视文书档案管理工作，把更多的精力投入到这项工作中，建立健全文书档案管理机制，落实文书档案管理制度并付诸实施。通过不断的努力，我们将提高文书和档案管理水平。在丰富文档档案管理机制的过程中，首先要做的就是对原有的文档档案管理机制进行分析，找出其中的不足和不合理的地方。在这个过程中，可以成立专门的调查组。调研组将负责调查当前基层文书档案管理问题，并做好工作记录。研究工作完成后，要汇报研究成果，然后开会讨论。现行文书档案管理机制存在问题的纠正措施。在此期间，既要深入细致，又要确保新的文书档案管理机制能够覆盖文书档案管理工作的方方面面，以弥补文书档案管理工作的不足，确保档案管理工作可以顺利完成[5]。

2.将信息技术运用在文书档案管理工作中

传统的文书管理方法有局限性。档案管理人员有独特的文书收据方式，收据的手写记录，以及纸质记录文书的使用，导致文书容易降级和损坏。这使得文书的内容不可扩展，并且文书保存的时间不够长。因此，我们需要消除这种采集和呈现方式的缺点，创新文档和文档的采集方式，使文档在使用上更高效、更智能、更系统。随着科学技术的飞速发展，信息技术在文书档案管理领域得到广泛应用。

在信息化环境下，文书的归类、归类和归档在计算机化的影响下将更加规范。当然，在归档文书时，还需要重点关注文书前处理工作和归档后工作。非常有利于资源共享。因此，通过计算机进行文书和文书管理，可以有效地实现文书处理和文书管理的效率，也可以提高文书管理的安全性。通过信息技术与文书档案管理的融合，可以有效提高文书档案管理的效率。在此期间，要求工作人员既要掌握文书档案管理技术又要掌握信息技术，并能将两者充分融合，实现文书管理和归档工作的信息化管理，信息技术的应用将得到进一步的发展。在文书存储期间，需要先将文书档案信息输入计算机，然后将文书档案按照分类进行存储。如果稍后需要检索文书档案，则无须像以前一样搜索它。只需通过电脑将文书信息输入电脑，短时间内即可获得文书的详细信息。因此，要利用计算机的优势，实现文书档案管理的一体化，就必须将信息技术与文书档案管理相结合。

3.提高文书档案管理工作人员的综合素质

单位领导在选拔档案档案管理人员时，要严格要求建立全面、多层次的评价体系，力求选拔具有档案管理知识的专业人才，必须具备一定的管理技能，具有较高的知名度。对工作有方向感和责任感，能把自己的工作做好。在企业进行文书档案管理的工作人员在管理的过程中，需要对档案的管理人员进行详细的面试以及考察，只有这样才能进一步做好档案管理工作。在文书档案工作人员通过面试之后，需要对工作人员进行相应的培训以及考试。在考核合格后，定期安排参加各类档案管理学习培训。在培训的过程中，需要文书档案的管理人员在一定的时间内拿到相关的职业资格证书。为档案管理人员创造更多机会，不断吸收新的专业技术知识，提高技能。加强地方档案管理相关法律法规、档案管理标准和用户单位制度等研究。由档案和档案管理人员组成，熟悉理论知识。定期召开办公室和档案管理人员培训会议，要求本单位行政和档案管理人员参加。在培训会上培养员工的专业技能，弥补员工的盲点。同时，培训班定期抛出一些案例供员工分析，提高办公档案管理人员在工作中的专业技能。为加强培训会议的培训效果，需要在参加会议之后，对参加文书档案管理会议的工作人员进行一个会议内容的考核，及时地对会议的内容进行学习和巩固。对于考核的结果，采取不同的解决办法。可以给予考核通过的人员一定的奖励，对于没有通过考核的工作人员，需要进行罚款等的措施。这样才能有效提高办公档案管理人员的整体素质。

4.在文书工作中实施柔性化管理模式

柔性化管理模式是较为先进的现代管理模式，柔性化管理模式在文书档案管理中实施，具有十分重要的意义。因此，现代文书档案管理工作与传统的固化管理模式有着非常大的差异性。通过柔性管理模式，让文书档案管理工作更具合理化及人性化，并能够有效地激发管理对象潜能，并非单纯进行制度约束和刚性管理。在现代文书档案管理工作中，柔性管理可以有效地增强其工作的综合管理效能。通常情况下，柔性管理涉及的措施较为多元化，可以通过文化渗透、理念培养等方式，形成一套适用的现代文书管理体系，进一步增强管理对象参与程度，让文书工作体系更具灵活性，为后续的提档升级奠定坚实的基础。

结语

在本文的分析中，文书档案管理的工作是企业发展中非常重要的一部分内容。因此，企业的领导需要进一步的意识到文书档案管理工作的重要性，了解文化档案工作带来的经济效益。在今后的发展的过程中，积极改善目前文书档案管理的水平，不断地促进文书档案工作的规范化以及标准化。