历史文化档案整理的信息化建设

王国玮

（青州文化发展研究中心，山东 青州 262500）

一、历史文化档案的重要性

1.历史文化档案在历史研究中有着重要的地位

在过去很长的一段时期内，进行历史研究的学者虽然也认识到了历史文化档案的价值，但是在实际利用的过程中，用到历史文化档案原件的时候比较少，实际利用实录会比较多。究其原因，是因为在过去，对于历史文化档案的保存工作不够重视，导致历史文化档案并没有很好的保存下来，尤其是针对一些地方性的历史文化档案，更是很难得到良好的保存。在历史上，地方性的历史文化所有权属于私人，当地方的官员离任时，就会把档案资料带走，以便应付后期的相关考核，因此，如果有保存完整的历史文化档案，对于学者们研究历史能够发挥出极大的作用。

2.历史文化档案具有真实性和客观性

历史文化档案是在历史上的实践活动留下的记录，在其中保存着真实的历史事实，具有极强的真实性和客观性，是研究历史的重要依据。人类社会的不断发展和进步，以及人类文明的延续，对客观规律的认识和运用必不可少。而客观规律的掌握并不是一朝一夕就能完成的事情，而是需要一个长期的过程，随着历史的推进，人类文明也获得了极大的发展，历史文化档案能够把客观规律真实的记录下来，为人们的观察和研究历史现象提供可靠的依据。我国的历史源远流长，因此，也留下了大量的历史文化档案，而这些历史文化之所以能够时代流传，正是因为其价值，历史文化档案是人类文化遗产的重要组成部分。

3.历史文化档案是物质文明建设的重要载体

历史文化档案中记载了丰富的历史知识和历史信息，能够有力促进生产力的发展。通过对于历史文化档案的合理利用，能够学习到历史先辈们的成果，并实现科学技术的创新。并且从一定角度来说，历史文化档案本身也属于无形资产，是历史的宝贵财富，并且历史文化档案作为无形资产的重要载体，能够真实体现历史的真实面貌。尤其我国的发展历史非常悠久，形成了各种各样的原始记录，也积累了数量庞大的历史文化档案，通过研究这些历史文化档案，能够找到人类活动中的因果关系和相关规律，这对于未来的建设具有重要的借鉴意义。

二、历史文化档案整理的信息化建设原则

1.优化历史文化档案管理方式

由于历史上对于历史文化档案管理工作不够重视，加上现阶段的历史文化档案管理现状，在实际开展工作时，历史文化档案并没有统一的整理标准，各种种类的历史文化档案都混杂在一起，对于同样的历史文化档案，经过不同人员的处理，也不同程度地出现一些遗失或者文件格式不同的情况。另外，在历史文化档案进行管理、借阅和利用等流程中，也没有制定统一的标准，这也就导致了在人工管理的过程中，很容易受到人为因素的影响，如果还沿用传统的方式，则很难达到保护历史文化档案的目的，也无法形成统一的标准。因此，在历史文化档案的信息化建设过程中，首先应当遵循一定的标准与规范，这样才能推进历史文化档案管理工作的信息化。如果没有统一的标准和规范，那么信息化建设也很难推进。通过把历史文化档案按照统一的标准和规范进行信息化建设，能够提升历史文化档案的管理水平，并且推动历史文化档案管理工作的创新。

2.重视统筹与规划，突出重点

对于历史文化档案管理工作来说，进行信息化的建设并不是一朝一夕就能完成的任务，而是一项系统的工程，需要长期的实践去实现。在进行信息化建设的过程中，应当对于信息化建设的总体系统、信息化技术、管理措施等一系列的有关内容进行研究，从而推动历史文化档案整理信息化建设顺利有序地进行，并且通过统筹规划，结合在信息化建设中出现的实际问题和具体情况，进行深入的分析和研究，明确历史文化档案整理信息化建设的重点和难点，找到进行信息化建设的突破口，从而采取更加有效的措施进行信息化建设，推动信息化建设的进程。通过对于历史文化档案进行统筹规划，能够实现顺利有序的信息化建设。

三、历史文化档案信息化建设的策略

1.改变传统的观念，提高重视程度

想要提升历史文化档案的信息化建设水平，实现信息化管理，首先需要相关的领导及工作人员真正提高重视程度，尤其是对于领导来说，其对于历史文化档案的重视程度直接影响着历史文化档案信息化建设的进程，只有领导提升了重视程度，相对的历史文化档案管理人员才会更加重视，这样历史文化档案的信息化建设才能得到有效的促进。领导对于历史文化档案管理工作重视起来，并制定具体的标准和规范，这样能够帮助不同部门的工作人员明确自己的责任，从而通过团结协作，推动历史文化档案信息化建设的发展。另外，领导对于历史文化档案管理工作重视起来，相关人员的管理意识也会不断提升，会把历史文化档案的信息化建设作为自身的重要工作内容，同样也可以推动各个部门的工作人员开展合作，对于在信息化建设中发现的问题及时加以解决，从而有效推动信息化建设的进程。

2.加强信息化建设的基础设施建设和人才建设

在对于历史文化档案进行信息化建设的时候，首先，需要进行基础设施的建设，基础设施不仅包括硬件，也包括软件的建设。硬件设施包括计算机、扫描仪、打印机等，这些都是信息化建设必需的硬件设施，想要提升信息化建设的水平，需要加强信息化建设的基础设施建设，并且对于软件进行建设与优化，从而提升历史文化档案管理的信息化水平，加强新时代的历史文化档案管理。其次，人才也是进行信息化建设的必要条件，通过进行人才队伍的建设，能够提升历史文化档案管理队伍的综合素质和专业技能，由于历史文化档案具有其独特的价值，因此，要求工作人员不仅要有极强的综合素质和专业技能水平，也需要有足够的政治素质和信息化水平，能够跟上时代发展的需求，适应新时期的历史文化档案管理工作。在日常开展工作的过程中，也需要定期开展培训，并且制定历史文化档案信息化的一系列工作流程和相关制度，避免由于失误造成历史文化档案的遗失。在用人方面需要加强规范，对于不合理的用人方法进行整改，避免人才的流失。

3.历史文化档案数据库建设

在进行数据库建设的前期，首先，需要先对现有的历史文化档案进行梳理工作，同时，由于历史文化档案本身具有一定的特殊性，在对于历史文化档案进行梳理操作时，也需要进行拆封包括标注等操作，如果在这一过程中，发现历史文化档案中出现页码或者内容的缺失，也需要进行特殊标注，避免在信息化建设的过程中出现不必要的混乱。另外，在对于历史文化档案进行信息化处理以后，还需要添加档案的封面，更加便于保存，后期的查询工作也会更为便捷。其次，需要对于历史文化档案进行信息化处理，包括扫描、拍摄等操作，并且为了方便后期的查询，需要设置规定的文件格式、文件大小以及分辨率等。在进行设置时，需要结合文件的实际情况，以及存储的空间大小，并且结合自身信息化建设的实际条件以及信息化建设的目的进行确认。文件格式尽量统一，便于进行查找以及进行资源共享。最后，在对于历史文化档案进行信息化处理后，需要进行相应的分类。分类的标准需要足够规范，这样在后续使用时，进行检索和更新都会比较方便快捷，能够在极大程度上提升历史文化档案的利用效率。此外，一些历史文化档案尤其是年代比较久的档案，一般会使用繁体字，或者是一些手写字，因此，在进行信息化的过程中，需要通过人工输入的方法做成统一的格式，尽量避免使用文字识别软件进行操作。除此之外，还可以利用有效的格式整合原本的历史文化档案，并附在信息化文件的后面，从而能够更加便捷地获取历史文化档案资料，并且还能保证历史文化档案原样性。

4.历史文化档案信息化平台建设

历史文化档案信息化平台主要是建设历史文化档案管理系统，整个系统分为两部分，第一个部分是面向用户，用户可以通过用户端对于历史文化档案信息资料进行操作，可以快捷的进行一些查询，而另一个部分是面向管理工作人员，管理工作人员可以通过系统管理历史文化档案信息，另外，管理工作人员还能够对用户端的历史文化档案信息进行操作。面向用户的功能主要包括搜索查询、浏览、下载、档案统计、通知公告等，用户可以通过年代、作者、关键字等相关信息进行查询，查询后可以进行查看和浏览，并且能够对文档做一些基本的操作，包括复制、缩放等。找到需要的信息，用户可以进行下载，档案统计模块则是统计文档的使用次数等信息。在通知公告部分可以上传系统通知信息，能够使用户获取到公告的内容。面向管理人员的功能主要是文字档案管理、图片档案管理以及用户管理等。通过文字和图片档案管理，能够对文字和图片档案进行操作，包括上传、修改、删除、更新等。通过用户管理模块，能够管理用户的资料和相关权限，一般包括管理员的不同级别以及一般用户等。

结语

总而言之，历史文化档案的信息化建设工作是一项复杂的系统工程，在实际的信息化建设过程中，应当结合自身的实际情况循序渐进，并且长期的坚持，对于信息化建设过程中遇到的问题进行处理，并在不断的实践过程中进行反思与总结，对于信息化系统不断地进行优化和完善，对于已经处理好的历史文化档案信息也需要进行定期的检查，如果发现有异常情况或者损坏的问题，需要及时修复，从而保证历史文化档案得到良好的保存，最大限度地发挥出历史文化档案的价值。