多元主体共在：文件连续体理论的实践应用新思路

陈佳慧 耿志杰

摘 要：共在存在论强调主体间的互动关系，为文件连续体理论下沉提供全新的研究视角。拆解文件连续体模型后发现，各维度内主体具有多元性、交互性特点，形成维、捕获维中文件保存专家与信息技术人员的互动配合，组织维中内部成员的利益协调以及聚合维中立法部门、各领域专家和公众力量的加持，多主体在全维、连续的管理过程中共在互动，实现保存诉求。多元主体共在具有多方面的实践意义，我国应在制度法规、主体目标及参与方式三方面开辟路径，使其融入我国社会发展，展现共创精神，推动文档管理工作的创新升级。

关键词：文件连续体；多元主体；文件保存

分类号：G270

Coexistence of Multiple Subjects： New Thought on the Practice Orientation of the Records Continuum Theory

Chen Jiahui ，Geng Zhijie

（School of Library，Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract： Coexistence Existentialism emphasizes the interactive relationship of subjects and provides a new research perspective for the practical guidance of the records continuum. After disassembling the records continuum model， it is found that the subjects in each dimension are diverse and interactive， including the interaction and cooperation of recordkeeping specialists and information technology personnel in the CREAT dimension and CAPTURE dimension； coordination of the interests of internal members in the ORGANISE dimension； and the support of legislators， experts in various fields and public in the PLURALISE dimension. Multiple subjects interact with each other in the full-dimensional and continuous management process to realize the preservation appeal. The multi-subjects have many practical significances. An integration path should be built in China， including three aspects： system regulations， subject goals and participation methods. So as to adapt it to management practice， show the spirit of co-creation， and promote the innovation and upgrade of document management.

Keywords： Records Continnum；Multiple Subjects；Recordkeeping

“共在”思想是德國哲学家海德格尔思想的重要方面，意为世界是先于存在物被给予的境域，“我”与他人共同存在于这一结构之中的存在方式。[1]这种共在存在论主要旨趣为着眼生活，“寻求主体关系结构中的平衡张力”[2]，是构成一切现实关系的先决条件。文件连续体理论以建立一个全方位、可靠的文件保存体系为最终诉求，[3]要实现这一诉求需要保障各维度内主体的融合协作。共在思想利用交互主体性视角为文件连续体模型提供新的分析方式和问题框架：多元主体共在。多元主体共在通过考察文件管理过程中的参与主体及其互动关系，为完善文件保存体系及理论下沉提供鲜明的路径指引。

当前国内外学者对于文件连续体思想的实践导向研究大多集中于模型与文档管理方法之间的联系上，例如 Sarah Flynn阐明文件连续体模型在英国档案实践中的发展思路；[4]Viviane Frings-Hessami将文件连续体模型用于分析澳大利亚儿童福利系统中的档案记录访问过程之中，认为需在第三维和第四维间增加一个维度，来保障档案的后续访问；[5]安小米认为一体化管理是电子文件最优化管理的机理，基于此提出一体化方法、一体化组织及一体化控制的管理框架；[6]罗佳将文件连续体模型与大学生诚信档案建设工作相结合，探讨诚信档案管理方式的改进；[7]何玉颜从社会记忆视域出发，论述文件连续体理论的两大现实应用：参与式档案馆模式及档案自治模式。[8]但综合研究发现，聚焦于主体合作方面的讨论较少。Sue McKemmish在文件连续体模型基础上，提出“责任连续体”概念，思考文档管理者与其他参与主体的合作关系。[9]其余学者大多是浅尝辄止，局限于文件管理者与档案管理者的共在互动。因此，文章着重梳理文件连续体模型的主体角色和合作关系，并将多元主体共在融入我国文档管理工作之中，找寻具体发展方向和路径，旨在为档案管理实践注入新活力。

1 回溯与厘清：文件管理主体及其职责转变

1.1文件生命周期理论下的传统主体关系及其特征

文件生命周期理论认为，从文件形成到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，文件作用和价值的变化将周期划分为三个运动阶段：现行阶段、半现行阶段及非现行阶段，三阶段文件遵从“就近保管”[10]原则，保存场所实现“机构内部—机关档案室—档案馆”的转移，保存职责由文件管理者、档案室工作者及档案馆工作者分别承担。

在此环境下的主体关系呈现两个特征：一是视野局限，参与主体较少。生命周期理论揭示了文件管理的运动规律，对管理主体的确定主要聚焦于各机关文档的保存活动上，视野窄化未能将组织内其他成员及社会公众等纳入主体队伍。二是主体责任分离，互动性不足。生命周期理论虽有强调文件与档案部门“一体化管理”[11]的合作思想，但就实践工作来看，文件与档案的明显界限，保存活动按固有顺序依次进行直至最终处置。当一个阶段的保管期满，交接至下一阶段时，前阶段的管理主体的任务也随即完结，不参与也不干涉后续的保存行为。文件管理者、档案室工作者及档案馆工作者各司其职，承担被动接受的看管员角色，“缺乏协作框架”[12]。这种各自为政的实践关系在一定程度上会制约机关内外部工作的协同开展，限制文件现行效用的发挥。

1.2文件连续体理论下的主体关系转变

从文件生命周期理论到文件连续体理论，运动过程的线性次序被打破，管理主体及其关系也随即发生调整，究其原因主要是由于：一方面，电子文件管理实践的深入让档案学者看到文件生命周期理论的缺漏与不当，生命周期模型体现历史或研究用途对当前业务用途的反对，[13]然而文件管理并非是业务价值与历史价值的此消彼长，两种价值应始终贯穿全程。同时正如Babara Reed所说，档案即使处于后阶段的管理，也仍有向前回溯的可能。[14]文件管理三阶段的界定和划分已無法明确，各个阶段出现同步、重叠、跳跃等情况，这与文件生命周期理论中的思想不相契合。另一方面，社群档案的兴起挑战了对档案概念的传统认知，管理对象的扩充填补了主流档案的内容空白和缺失，完善了社会历史叙事体系，为文件管理注入了新鲜活力。社群档案管理过程共建共享、“接地气”的实践方式保障了档案材料的多样性和社群话语权的放大，成为文件连续体理论的重要管理思想，文件管理主体的队伍得以扩充。

因此，文件连续体理论下的主体关系表现主要为：一是既有主体的责任共有。文件管理的既有主体包括文件管理者和档案管理者，文件连续体理论强调文档管理过程要遵照“连续管理”及“全程管理”原则，一体化管理效应增强。既有主体在管理文件和建立保管体系方面强化合作、整合统一，档案管理者的职能环节前移，文件管理者职能向后延伸，责任具有共有性和连续性。二是新主体加入保管行列。IT管理人员、信息管理人员、组织内部人员、立法人员、图书馆、档案馆、社会公众等主体加入管理活动中，共同为文件管理体系完善及社会记忆构建而努力。总之，文件连续体理论中主体具有多元性、共在性和社会性，主体源于各个领域，承担不同角色，主体间不再是各行其是的交接关系，而是互动性增强，与其他主体共建协作框架，在文件连续体的思维空间中共同存在、同步前行。

2 分解与阐释：文件连续体中的多元主体分析

Sue McKemmish在创建、完善文件连续体理论时提出，为实现连续性的管理要求，文件管理、档案管理部门要与广泛的利益相关者建立伙伴关系。[15]文章基于McKemmish文献中对四个维度的拆解，对各维度中的参与主体及其合作关系进行分析。

2.1形成维与捕获维：文件保存专家与IT人员的协同配合

形成维和捕获维是文件连续体模型中的第一、二维，作为执行维度，参与主体主要包括文件管理者、档案管理者及IT技术人员，在制度和技术两个层面对文件的形成与获取进行控制。

（1）文件保存专家的角色变换

上文提及文件连续体理论下文件与档案、文件工作与档案工作的距离拉近，呈现一体化趋势，文件管理者与档案管理者被统一称为“文件保存专家”[16]，在同一合作框架内承担连续性责任，实现“阶段—全程”“被动—主动”的转变。“阶段—全程”体现在文件连续体理论否定了生命周期的线性运动和档案的“死亡终结”，文件管理者不仅为组织内部服务，在后续管理环节也将发挥效用，档案管理者也非文件的最终处置者，而是贯穿运动过程的指引者。“被动—主动”则在于两方主体从原来被动消极的保管员到具有多重角色的保存专业人员，职能进一步拓展，共同参与管理制度的制定、管理环节的监管及管理内容的指导。

（2）IT技术人员的不可或缺

前端控制是文件连续体理论中的重要管理理念，强调文档管理部门要尽早干预管理过程，在文件形成前就将后续环节的管理需求嵌入系统设计之中，“文件管理者与档案管理者需在元数据规范制定、开发通用核心元数据集、信息定位与过滤三方面实现合作”[17]。管理理念和方式的实现需要最终落实到技术层面，因而IT技术人员的协助必不可少。文件保存专家与IT技术人员协作分工，在对全过程进行通盘的统筹规划后，文件保存专家制定制度规范，IT技术人员将构想反映到现实的系统设计中，规范与技术双管齐下，保障文件的长期可用性和可读性。

2.2组织维：组织成员重塑文件管理工作

组织维包含组织内所有文件的处理过程，与组织需求相关联，体现了组织的主要职能和记忆价值，这一维度内的主体除文件保存专业人员外，还包括组织内部的其他成员。“安东尼结构”（Anthony Structure）将组织的管理层次划分为战略规划层、战术计划层和运行管理层，[18]在此层次结构之下可将组织内部成员划分为决策者、组织者及执行者。各层次成员总体上以组织利益为驱动，重整文件管理流程，以求文件管理效率提升的最大化。

（1）与决策者的战略取向相一致

决策者是组织最高层，其主要任务是立足组织的全局性和方向性，制定宏观的发展目标和战略规划，对组织实行统一指挥和综合管理。[19]文件保存专家在进行文件管理规范制定和保存体系构建工作时，应邀请决策层参与，充分考虑管理制度和管理方式与组织发展方向的不相适宜之处，根据机构需求调整管理思路，优化管理环节，保障文件管理活动紧跟组织规划，推动目标实现。

（2）与组织者的计划安排相协调

组织者处于组织内部中层，负责将决策层的战略规划具体化，协调所在部门的资源和职能，制定详细的实施计划和进度安排，确保组织总目标和部门分目标的实现。[20]文件保存专家与组织者的合作互动主要体现为对部门计划安排的协调，例如在制定文件管理流程时要与财务部门主管确认组织的资源分配，评估管理成本，与法务部门梳理制度细节，剔除与组织规定相悖的内容以确保文件管理活动贴合部门发展实际，支持组织内部的问责体系。

（3）与执行者的工作步调相一致

执行者是组织中执行各项计划、决策、部署的基层工作，团队执行者之间的协调配合机制对达成组织目标，平稳健康发展起到基础性作用。[21]文件保存专家同样要与执行者团队进行合作，特别是业务流程设计人员和信息系统管理人员，要定期召开“碰头会”，梳理业务流程和管理难点，细化文件管理的工作内容，建立符合组织业务活动分布的保存体系。

2.3聚合维：外部主体协作共铸集体记忆

不同于组织维的内部性，聚合维涉及文件的文化使命、社会使命，设置最广泛的档案保存结构与功能背景，将各方档案等聚集在一起，保有文件的证据性与社会记忆价值。[22]在此维度中，采用的是全社会合作的文件保管机制，文件保存专家与立法人员、各领域专家及社会公众共同铸就社会记忆体系。

（1）与立法人员的思想互通

文件保管专家与立法人员的思想互通主要表现在以下两方面：一是为保障形成维和捕获维活动的顺利开展，积极与政策制定者保持密切的联系，在法律框架之下制定规范、标准。例如澳大利亚档案管理人员与标准制定者共同制定的《澳大利亚记录管理标准》和《国家记录和档案能力标准》，[23]兼顾澳大利亚发展现实和文件连续体理论框架，为社会记忆建构创造法律许可、文化许可的良好环境，保障文件管理活动稳固发展。二是文件保管专家要扮演好指导者、控制者及监察者角色，纠正社会主体的参与行为，规范文件管理环节，以确保能够始终“支持民主问责体系”[24]。

（2）与其他领域专家的资源联结

其他领域专家包括历史学家、社会学家、图书馆管理人员、博物馆管理人员、文化遗产保管主体等。以档案馆、图书馆及博物馆的合作关系为例，《公共图书馆、档案馆和博物馆：合作趋势》指出，图书馆、档案馆与博物馆的合作可以产生明显的社会效益。[25]图书馆、博物馆与档案馆在管理对象、工作性质、社会功能等方面具有共性，这些共性为它们的交流合作提供可能性。多领域的合作关系大多建立在资源共享基础之上，能夠带动信息资源的整合和挖掘，使文件的社会价值进一步扩大。

（3）与社会公众的记忆同构

过去的十几年中，档案学理论与实践均发生向后现代、后保管转向的趋势，形成背景成为档案工作的重点，学者开始探索档案形成者的多元性和社会性。在此趋向下，社会公众角色由利用者拓宽至档案形成者、管理者，共同参与文件保管活动。一方面，口述档案、家谱档案、社群档案的兴起是形成主体由精英阶层转向普通民众的显著证明。通过记述或收集这类档案，给予社会弱势群体、边缘性人群话语权和表达空间，使社会公众的私有记忆成为填补社会记忆叙事体系的重要组成部分。另一方面，社会群众力量正不断渗透进档案开发工作之中，“参与式档案馆”“档案自治”等模式整合了文件保存专家和社会公共的智慧，构建互联互通的文档管理环境，呈现出多样化、全面性的社会记忆叙事特征。如2016年上海图书馆启动的“盛宣怀档案”众包项目，将社会公众纳入档案资源开发环节，公众可以通过图书馆官方网站认领元数据著录和内容抄录任务。这种众包型资源建设方式缩短了档案与大众的距离，并且凝聚了集体智慧，对“盛宣怀档案”的深度开发具有重要价值。社会公众作为共同形成者，参与到文档工作的全过程中，将个体记忆、社群记忆带入资源建设之中，为多样群体发声，从而使档案更具社会包容性和群体记忆价值。

3 聚焦与生存：多元主体共在在我国的发展路径

多元主体共在在澳大利亚已积累一定的实践成果，例如文件保存专家与标准制定者共同制定管理标准、国家档案馆与强制收养受害者群体合作开展“强制收养历史项目”[26]、与全政府合作的“数据连续性”政策等[27]，通过互动合作行为，文件管理工作高效运转的同时，也充实着该国的社会记忆体系。然而聚焦我国，虽然对连续体中主体合作的关注已展露部分发展势头，但还无法完全融入文件管理工作之中，管理重点仍是对各机关业务文件的规范管理，文件管理与档案管理部门职责较为分明，且由于参与主体拥有不同的社会背景，利益出发点不同，也难以建立协调一致的合作体系。因此，为使文件连续体实践导向更好地融入我国文件管理过程，完善管理细节，将从制度规范、目标协同及共建共享三方面提出多元主体共在具体的发展路径。

3.1以规章制度为抓手，发挥综合效能

无规矩，何以成方圆。文件管理相关的规章制度是文件保存部门中工作的指导依据，能够约束主体行为，增强文件保管活动的规范性、有序性。规章制度的制定首先可学习澳大利亚的成功范例，在连续体的框架之内与立法人员充分协商，共同制定，使规范、标准符合我国的法律环境，具备生存发展的可能性。其次可为主体协作提供顶层设计和宏观指导，将主体协作纳入规章制度之中，承认多元主体共在的合法性地位，以法律认可来推动后续实践的完善。在此基础上，原有的文件保存、元数据管理和信息系统建设等工作的规范标准都要进行调整，以落实多元主体的协作关系。特别是在责任归属问题上，文件连续体涉及的主体来自社会各领域，公共责任与私人责任互相交织，难以分清，极易为推卸责任创造空间，导致最终的问责困境。因此需要以规章制度方式对各维度主体责权进行明确，推动各主体在管理工作中的共生和互补。

3.2以目标协同为前提，权衡主体利益

合作行为是有目的性和选择性的，只有在主体目标一致、利益均衡的情况下才能达成协作，提升管理效率。文件管理部门及档案管理部门以文件保管为核心业务，因此文件保存专家的目标是相对一致的，但除他们之外的其他主体目标分散，利益方向各异，难以统一，小至组织内部，大到整个社会，受资源配置、文化背景、职能角色的影响，管理目标均呈现差异化。目标协同是文件连续性管理的前提和保障，只有消除目标差异，才能保障各主体行为的同向化，促进合作桥梁的搭建。要达到协同，首先要确定管理活动的出发点和落脚点，结合组织目标或社会效益建立协商机制和考核机制，制定文件管理工作的核心目标，在共商共量的基础上引领各主体调整个人目标，根据核心目标实施路径参与管理。其次，还需考虑各主体个性化的利益追求，以适当的激励机制留住管理主体，用各种奖励举措加强付出与收获间的重要联系，避免管理过程中负面情绪的滋生。

3.3以社会公众为焦点，促进共建共享

文件连续体理论强调对社会记忆的建构，其中社会公众与社群力量不可或缺，以实现全社会的共建共享保障记忆素材丰富、管理活动完备。目前我国对于共建共享工作已完成部分尝试，例如2014年天津市档案馆开展的“语音建档”活动，号召公众成为“方言发音人”，此活动自宣传起就吸引数千市民参与其中，收获两百多段天津话语音档案构成方言语音档案资源库，并出版《天津方言词典》。[28]社会公众的参与往往能使档案工作有事半功倍的效果，产生直观的社会效应。档案部门在原有尝试的基础上还应紧紧依靠社会主体，进行自下而上的管理和互动，通过发起众包项目、建档项目凝聚公众的智慧和记忆，实现社会记忆的全民塑造。此外档案部门应积极加入社群档案的建设工作中，主动发现社群、维持联系，在社群档案管理中扮演好指导者、辅助者的“向导”角色，并呼吁社会公众为社群历史塑造贡献力量，维护社群记忆和社群历史的延续性，使边缘群体能够发出自己的声音。

4 结语

共在存在论为厘清文件管理工作中的主体关系提供思路。文件连续体模型中存在多样主体，各维度的主体互动并非递进式发展，而是在多元时空中共同存在着，以此保障文件管理的连续运转。多元主体共在是文件连续体主体关系的集中表现，阐明各维度的责任分工与合作关系，对于我国的文件保存与管理实践具有明确的指导意义。但目前受长期传统工作理念及主体利益等因素的影响，将其完全嵌入我国的管理活动还存在一些障碍，文章从制度规范、主体利益及公众力量三方面构建发展路径，但具体的管理举措和技术嵌入还需更多地考虑，这在后续的研究中将会逐步充实。

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