基于质量管控的基建档案反馈评估模式构建

金铃

摘 要：文章从基建档案质量管控的重要性出发，提出基建档案反馈评估模式的构建需求，然后分别从框架设计和系统实现两个方面进行研究，探讨该反馈评估模式的构建，最后分析了该模式构建对推动建设单位项目管理的支撑作用。

关键词：质量管控；基建档案；反馈评估

基建档案是建设项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，是建设项目质量管理的重要内容，是建设项目质量问题追溯的重要凭证，是项目管理、稽查、评估的重要基础。透过基建档案质量，可以窥探出整个建设项目的实施管理质量；透过基建档案所承载的项目信息，可以进一步追踪整个项目的建设质量。因此，基建档案质量管控具有十分重要的意义，对如何进行质量管控开展研究很有必要，反馈评估便是值得研究的抓手之一。基建档案质量管控反馈评估是以建设单位档案部门为评估主体，以各参建单位以及建设单位项目投资归口管理部门、项目实施管理部门等为评估对象，并对其在建设项目档案管理过程中的行为给予科学、合理、真实的评估，将评估信息反馈至建设单位相关部门作为参考的过程。具体来说，评估反馈的意义主要体现在对评估对象的履职情况进行评估，输出反馈结果，将其作为建设单位在招投标等环节选取供应商的依据之一，这对于大中型建设单位来说具有重要的现实意义。

一、基建档案反馈评估模式的构建需求：实现质量管控

基建档案质量管控包括档案实体质量管控和档案管理流程质量管控。基建档案实体质量管控是对基建档案实体（即纸质文件、电子文件、声像等）的完整性、准确性、真实性、规范性的管控，以期满足档案验收、维修维护、项目管理全程跟踪等的要求；档案管理流程质量管控即是对基建档案管理流程的管控，具体而言，就是对基建档案管理过程中各个环节、各个流程合规性的管控。档案实体质量管控的有效性反映了档案管理流程质量管控的有效性，档案管理流程质量管控为实现档案实体质量管控提供抓手和保障。

作为跟踪、记录项目建设“痕迹”的项目文件材料，如果不能被及时收集整理归档，就无法保证整个项目达到竣工验收的状态和要求。随着工程项目慢慢收尾，参建单位人员逐渐分散，工程文件就面临丢失和损坏的可能性。“同步进行”有时候是最理想的状态，要想达到这一理想状态，就需要深入研究基建档案质量管控模式，及時对参建方的资料管理行为作出评估和反馈，例如，对项目资料进行阶段性检查，通过反馈检查结果介入进度款支付审批流程，从而达到约束参建方资料管理行为的目的。

就建设单位的建设项目投资而言，其投资主体呈现出多样性，既有国家投资、建设单位自筹，也有省市级政府投资等，有时为了服务重点项目，往往存在“一路绿灯”的批复情况，大大影响了前期立项材料的完整性和规范性。然而这些立项文件又相当重要，对基建档案的质量有很大的影响，因此需要对建设单位的项目投资归口管理部门、项目实施管理部门等的资料管理行为进行约束，通过反馈资料检查结果介入绩效考核打分，从而达到约束建设单位相关部门资料管理行为的目的。

二、基建档案反馈评估模式的框架设计

基建档案质量管控反馈评估是基于对基建档案质量管控存在的问题及原因进行分析，梳理出质量管控所需抓住的管控要素和模式方法；对建设项目信息、项目过程资料信息、参建单位履职信息、档案验收信息等建立评估反馈机制，并且通过研发并使用基建档案反馈评价系统，对基建档案实现密切高效的质量管控。基建档案质量管控反馈评估模式主要分为两大模块，即项目管理和评估反馈。

1.项目管理模块

项目管理模块是基建档案质量管控反馈评估的基础，以跟进项目信息和项目资料为抓手，贯穿整个项目全生命周期，即项目前期准备阶段、项目实施过程、项目竣工验收阶段、项目后评估阶段。如图1所示的是基建档案质量管控反馈评估图。

为了能够将反馈评估落到实处，实现预期的效果，就要深入分析与基建档案质量管控有关的因素。笔者认为，最重要的是人的因素。建设单位档案部门对验收要求、制度规范的宣贯为基建档案管理设定基调；建设单位投资项目管理体系里领导和其他成员对档案的意识和支持为基建档案管理提供保障。资料员、兼职档案员对“项目负责人”“兼职档案员”的职责定位以及制度规范中的“归档范围”的解读，决定了项目资料的质量。人为因素是基建档案质量管控的关键，施工、监理单位人员流动频繁，那么就需要着重对相关人员进行全方位的管理，并且应该认识到这项工作的复杂性和重要性。现场资料员在从事资料收集、审核、移交归档的过程中，自身的意识和业务能力，直接影响到基建档案质量。建设项目具有复杂性和动态性，要求“人”能够适时对项目进度进行监控，随时跟踪相应资料的动态变化，保证项目资料与项目同步收集。

除此以外，为了实现基建档案质量目标，要对项目资料管理过程中的组织机构设置、资料员培训、制度体系合理化制定等方面进行管理。各方资料员队伍的稳定、资料管理体系建设的稳定，对整个施工过程中项目资料的质量管控起到支撑作用。

2.评估反馈模块

评估反馈模块是基建档案质量管控评估反馈的核心模块，是实现质量管控的有效手段。反馈的前提是做好评估工作，评估工作的第一步是确定目标和内容，明确评估中需要参考的各项指标，按照优先级和重要程度对各项指标进行系统分析。在明确各项指标的内在含义和影响后，也需要拉通各项指标之间的相互关系。在系统分析结束后，对各项参数指标进行排序，并得出各个指标的评估权重，完成建设工程项目质量管控水平的评估体系。