水利勘测设计档案数字化服务外包风险及应对措施

茆荣珍

水利勘测设计档案是在水利工程项目规划、勘测、设计等活动中形成的具有保存价值和参考利用价值的文字、图纸、图表等文件材料，是水利工程勘察设计珍贵的知识宝库，是水利工程新建、改（扩）建、加固的重要参考依据。本文重点阐述存量档案数字化外包服务存在的风险及应对措施。

一、水利勘测设计档案数字化必要性

水利勘测设计行业高质量快速发展，信息技术和网络技术在档案领域广泛应用，存量纸质档案数字化，增量档案电子化，已成衡量水利勘测设计单位档案管理水平的重要指标。

档案数字化外包即将不属于国家法律法规限制范围内的档案数字化业务，如档案整理、破损修裱、著录、数字化转换以及存储备份等技术服务委托给专业公司完成。档案数字化外包可以提高工作效率、降低成本、节省人力资源，将大量纸质档案进行数字化，促进档案工作向现代管理模式和利用模式转变，不但可以节省档案库房占用空间，线上查阅利用档案，还可以有效保护档案原件。

二、水利勘测设计纸质档案数字化外包风险

1．数字化外包管理风险

受人力资源、成本、数字化进度要求，水利勘测设计单位一般通过招标的方式选择数字化外包服务公司。有的发包单位思想意识不到位，认为数字化档案外包只需要进行简单扫描、建库，选择外包服务公司只关注价格因素，而忽视外包服务企业的资质、设备的质量和维护水平等；档案数字化外包管理制度不健全，人员分工和职责、技术指标及数字化外包档案范围不明确，管理、操作流程不严格。

2．数字化外包安全保密风险

档案数字化服务外包是相对专业的过程，发包单位缺少档案专业人才，对需要进行数字化外包加工的档案范围界定不清，容易将一些涉密的、重要的、不能对外开放的档案信息交由外包公司进行处理，引发了涉密档案泄密风险。虽然签订了安全保密协议，但由于数字化加工流程、操作环节多，涉及到成果质检、数据挂接、档案移交等多个工序，档案在多个环节流转，涉及的人员也较多，在加工过程中很难确保重要的档案信息不泄露。由于电子档案易复制、传输，档案信息更容易泄露。外包公司在项目完成后未及时删除档案信息数据，也有泄露风险。

3．数字化外包质量风险

水利勘测设计档案数字化加工委托外包，数字化质量主要依靠外包公司控制，档案部门验收质量检查时，由于量大无法一一校验，抽检难以全面控制质量。

水利勘测设计档案年代久远，机密性、专业性强，规格形式多样。工程底图图幅一般为2～0 号，扫描大图幅工程图可能因超出正常扫描范围，需要进行裁剪拼接，裁剪拼接过程可能导致部分关键文字丢失。在处理一些陈年老档案文件时，因为不够谨慎、细致而导致档案原件漏页、缺页、破损。

外包服务公司为了利益最大化，配备的服务人员素质参差不齐，对水利勘测设计档案分类、档案扫描、图像处理、数字化加工成果质检、档案数据挂接及档案数据备份标准等不熟悉，导致档案数字化加工质量降低。

4．数字化加工硬件设备风险

承包方配置的硬件设备和软件系统，未经发包方或受发包方委托的第三方安全检查，档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，未采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口。档案数字化过程中使用的设备和存储介质与其他设备和存储介质存在交叉使用。

数字化加工使用的硬件设备质量不达标，影响数字化加工的质量。纸质档案数字化需要挂接信息系统目录，档案数据库频繁读取会对服务器造成损坏。

三、水利勘测设计档案数字化外包风险应对措施

1．成立档案数字化外包工作组

成立由单位领导、相关部门负责人和专业技术人员组成的档案数字化外包管理工作组，坚持合法、安全、可控原则开展档案数字化服务外包工作，加强对档案数字化工作的统筹管理和组织协调。明确档案数字化外包的范围、内容、流程、技术、质量和安全要求。加强档案数字化前的鉴定、分类、整理等各项基础工作，明确档案数字化服务外包的范围和顺序。国家重大水利工程涉及到的档案、勘测设计工作中利用率较高的、大型水利工程档案应优先数字化。

2．建立健全风险管理制度

将风险管理思想和措施贯穿于档案数字化建设的各个环节，确保档案实体和信息安全。建立水利勘测设计档案数字化人员管理制度、档案交接登记制度、图像处理制度、数据校验制度、系统管理制度、备份制度、档案数字化设备维修报废制度、存储介质管理制度以及突发事件应急处置预案风险管理制度等。

3．选择质量可靠的外包公司

通过公开招标的方式选定外包服务公司，招标文件条约定有关安全管理的要求，将承包方的财务状况、项目经验、员工素质、技术能力、硬件条件、管理制度、实施方案、工期控制、风险控制、售后服务等纳入对评价体系。签订合同前，考察数字化外包服务公司的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等，了解是否存在违法行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，优选选择具有与数字化加工相关涉密资质的机构。依据国家相关法律规定，签订外包服务合同，明确规定工作目标、工作质量、档案资料的安全性和机密性、人员专业技术素质、责任义务的划分、赔偿责任等内容。

4．加强安全保密管理

建立健全档案数字化工作安全制度，完善档案数字化处理拆卸、扫描等重要环节的安全手续，添置针对档案数字化加工现场和纸质档案的安全防护设施，保证操作人员正确使用机器设备，严禁一切违章作业。专人日常检查与定期监察相结合，彻底排查和消除各类安全隐患。根据《档案服务外包工作规范》，明确档案外包工作中各主体之间的关系，按法律法规明确责、权、利，加强协调和监管。强化保密要求，外包企业必须严格执行保密规定，与员工和服务对象签订保密承诺。加强保密督查，邀请第三方监察机构进行监管。档案部门和数字化服务机构应指定人员随时进行巡查，对档案数字化的质量进行抽查与检测。

强化数字化加工场所管理。数字化加工场所选择独立、可封闭，最好位于档案库房和档案管理人员办公地点附近，符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角。配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。切断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，数字化加工场所不得有非工作需要的照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质。严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。工作人员挂牌上岗，严禁无关人员进入数字化加工场所。

进行全过程、全方位的管控。与数字化工作人员签订保密承诺书，将数字档案的真实性、完整性和准确性要求纳入各岗位人员职责。按照工作计划分批调档出库，并根据工作完成情况分批接收归库。调档出库与接收归库时，发包方应与承包方办理档案交接手续，填写档案交接单一式两份。对正在进行数字化加工的档案，安排专人保管，每天入库（柜），不得在工位上留存过夜。加工完毕的档案要及时与承包方办理交接手续接收入库保存。离库超过1 个月或有虫霉隐患的档案，要进行消毒杀虫处理。

5．加大数字化加工质量管控力度

保证扫描质量。保证扫描顺序与计算机目录、纸质档案顺序一致，不得出现重复或缺失页面，以确保电子档案的完整性和清晰度。优化扫描图像，结合扫描数据的实际情况合理选择处理参数、亮度参数及对比度，使数字化档案与纸质档案完全一样。扫描页面如果超过A4 格式，需对其进行无缝拼接处理。

加大对数据挂接质量管控力度。对扫描后的影像文件命名时，应按相关的纸质档案数字化技术要求进行命名，并按要求进行目录制作和挂接工作，使其与原始档案保持一致，成品验收、图文挂接、索引数据挂接要求准确率达到100%。

加强数字化成果管理。发包方应对拟数字化档案进行敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺、与文件目录不对应的要进行记录、标记和处理。计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检率不得低于5%。对于数据库条目与数据内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。抽检合格才能通过项目验收，抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。

6．加强数字化加工软硬件设备管理

采用技术手段或专业物理设备封闭档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等所有不必要的信息输出装置或端口，并定期进行检查。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

档案数字化加工网络与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理等功能的安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。加工过程中使用的计算机等设备的硬盘、移动存储介质，逐一检查、登记，由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录，严禁与其他设备和存储介质交叉使用。数字化工作完成后，设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中，拷贝或刻录的数据介质应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。

四、结语

信息时代水利勘测设计存量纸质档案数字化是必然趋势，档案数字化外包是当下水利勘测设计单位较为高效的方式，档案人员应充分了解外包工作的性质和特点，提高风险防范意识，保证档案数字化质量，确保档案实体安全和信息安全