高校图书馆座位管理系统应用与探讨

张文忠 邵燕霞

（华北电力大学图书馆，河北 保定 071003）

0 引言

高校图书馆作为高校人才培养和科研的重要基地，担负着为教学和科研服务的双重任务。 自我国高校扩招以来，尽管新馆建设不断推进，但图书馆资源供不应求的局面一直未能得到彻底解决，图书馆一座难求已经成为常态，由此引发的“占座”现象更是成为图书馆管理中久治不愈的难题[1]。 占座是一种资源浪费的现象，使公共资源无法达到人人共享和有效利用[2]，随着互联网技术及计算机技术的高速发展，重视并有效治理这一老大难问题成为可能。 高效智能的座位预约管理系统近年来在国内高校中发展迅速。 清华大学、厦门大学、华北电力大学（保定）、吉林大学、山东大学（威海）、湖南财经大学、云南民族大学等高校均或开发或引进了智能化座位管理系统， 其界面友好，操作简单，能够实现精细化管理，维护成本低，实际应用效果良好。

以CNKI 中国知网为检索源， 分别设置高级检索条件： 主题=座位预约系统and 主题=高校图书馆；主题=座位管理系统and 主题=高校图书馆； 主题=智能座位系统and 主题=高校图书馆， 精确检索； 发表时间=不限；文献来源=不限，中英文扩展=不限；通过检索结果发现高校图书馆座位预约系统的研究发文始于2006 年（东南大学的刘大杰、刘金鹏、孙小菡三人合作发表于《电子工程师》2006，05 期的文章《基于单片机和红外接近开关的图书馆座位管理系统》），而从2006—2010 年这五年间合计发文数量只有13 篇，直到2011 年之后该研究领域才开始逐步进入快速发展。 2011 年，厦门大学图书馆引进了图书馆座位管理系统， 随后11 所高校图书馆在2012 年陆续试用或启用图书馆座位管理系统， 截至今日， 越来越多的高校图书馆启用了座位管理系统， 并发挥了积极的作用[3]。虽然图书馆智能化座位管理系统发现迅速，但仍有相当一部分高校图书馆为传统人工管理模式，且短时间无法替代为智能化系统。 针对目前高校并存的这两种主要座位管理模式， 本文分别进行了分析与探讨，并提出了解决的管理方案，以期对高校图书馆座位管理提供有益的借鉴。

1 智能化座位管理系统

刘大杰等在2006 年5 月提出的采用单片机与红外线接近开关的方式判断座位是否为空闲状态的解决方案， 即通过红外线感应来判断读者是否在座，超过30 分钟未感应到， 则单片机控制LED 灯显示座位为空闲[4]。 随着互联网技术的发展进步，移动客户端的普及， 智能化管理系统也逐渐由最初的硬件为主，过渡到软件为主、硬件为辅的模式，基于微信平台的座位预约管理系统逐渐成为主流。 该系统具备界面友好、使用方便，维护成品低，直观性强等优点。 现以华北电力大学（保定）图书馆运行的基于微信平台的智能化座位预约管理系统为例，详解该系统的优势及需完善之处。

1.1 智能化座位管理系统功能详解

华北电力大学（保定）图书馆于2020 年9 月引进汇文智能化座位管理系统，应用于图书馆各借阅区、阅览室、电子阅览室、自习区等，该系统主要具有以下功能。

（1）实名注册。 通过关注学校图书馆微信公众号，绑定一卡通，注册成功后更改初始密码。 管理者可以在后台座位管理系统中准确地查出每位读者的座位使用轨迹，从而使实现精准化管理成为可能。

（2） 预约座位。 通过公众号中的阅览室选座功能，读者可以预约当前时段之后时段的座位，并可提前预约明日三个时段的座位。系统试运行时，将每个预约时段设定为2 小时， 在使用过程中读者反映2小时间隔太短，预约频繁，而且如果预约不到下个时段自己目前的座位，还得另寻他处。故将每个预约时段改为 4～5 小时， 这样每天分为 3 个时段：8：00～12：00；12：00～17：00；17：00～22：00。

（3）扫码签到。 读者预约座位成功后，须在预约时段开始后半小时内到达预约座位处签到， 只有签到后，座位才能由预约状态进入使用状态。 为提高座位利用率，设定如果预约者超过30 分钟未签到，后台系统记该读者违约一次， 且该座位即时恢复自由状态，其他人可预约此座位。 读者累计3 次违约，取消该阅览室预约权限一天。

（4）直接扫码占位。 读者如果事先未预约座位，到达图书馆后，进入微信公众号中的“常用服务”选项，点击“座位扫描”，如该座位显示“空闲”，则可点击“直接占位”， 无须预约即可享有使用该座位当前时段的权限。

（5）后台管理系统。 管理人员通过后台管理系统，能够清晰明了地看到本室或本区域座位使用情况，占用状态还是空闲状态，空闲状态下读者使用即为占座行为，管理者可以到该座位处提醒读者的占座行为并登记该读者的个人信息，并要求该读者扫码占位。 如发现三次未使用座位预约管理系统而直接占用座位的行为，则对该读者进行相应处罚。

1.2 智能化座位管理系统优越性

（1）后台管理功能强大。 管理者能够准确直观地看到座位使用的情况，极大地提高了管理效率，从而有效地度杜绝了占座行为的发生。

（2）提高效率。 通过提前预约，读者不用提前来馆排队，不用担心没有座位，可以为读者节省有效时间。

（3）精准化管理。 证件与座位一一对应，杜绝了一人占多座，且避免了因占座产生的冲突。

1.3 智能化座位管理系统存在问题及建议

汇文智能化座位管理系统功能强大，管理效果明显，但其在实践过程也暴露出一些漏洞，制约着其功能的充分发挥。

（1）离线扫码签到。系统设着到达预约时间半小时内到座位处签到的要求， 签到成功后座位方能进入使用阶段。但部分同学发现，如果本人不能在规定时间内到达座位签到， 可由别人拍照将座位二维码通过微信等手段发送给预约者本人， 通过手机扫码座位二维码图片照样可以实现座位签到，从而实现变相“占座”。

改进建议：针对这种情况，可与座位预约管理系统开发者共同协商改进，建立门禁系统或入室刷卡签到系统与座位预约管理系统的双验证关联，设置为双验证成功方能确认签到成功，从而解决了静态二维码在馆外签到占座问题。

（2）不预约不扫码占位，直接占用座位。 在智能化座位管理投入使用之初，读者不预约不扫码直接占位使用的现象也较突出，集中反映在读者到达预约座位处时，发现自己之前预约的座位被别人占用，绝大多数读者会因为避免与占座者发生冲突，选择其他位置直接占位，从而导致座位预约系统直接被旁路，形同虚设。

改进建议：首先管理人员需在阅览室入口明显处设置“图书馆座位预约管理系统使用说明”的宣传板，或组织专场培训讲座， 以期让读者尽快熟悉和掌握。另外工作人员平时工作中要加强巡视检查，指导读者尽快掌握该管理系统的使用方法和注意要点。

2 人工模式座位管理系统

虽然图书馆智能化座位管理系统发现迅速，但大部分高校阅览室座位管理大部分仍为传统人工管理模式，需根据实际情况制定出切实有效地预防占座行为的方法，笔记从工作实践经验出发，推荐以下两种座位管理方法，以供参考。

2.1 定时巡视登记+临时离座登记结合法

（1）定时巡视登记。 以华北电力大学（保定）图书馆阅览借阅区每日 8：00 开馆，22：00 闭馆为例，管理人员每日间隔两小时， 共分七个时间点进行巡视登记占座情 况 ：9：00、11：00、13：00、15：00、17：00、19：00 和 21：00， 将座位上有物品但无人的座位号登记在本上，首次（9：00）登记在册的座位作为疑似占座，如物品占用座位后，工作人员下个时间点，即两小时后巡视时，读者仍未返回则确认为占座行为，工作人员可以将该座位上的物品收走。 其中 9：00 只登记，21：00 只检查。

（2）临时离座登记。 为避免出现在工作人员巡视的两个相邻时间点读者刚好临时离开座位，造成统计失真现象，管理人员须将每日巡视时间点在阅览室的公告栏中公布，读者根据自身情况决定是否进行离座登记，如读者计划在 10：50 离座，11：20 返回，就可以在离座登记本上登记上个人姓名、座位号、离座时间等，待返回时再登记上返回时间即可。 工作人员巡视时会将离座登记表中的座位号忽略。

（3）各图书馆可根据实际情况灵活设定巡视登记间隔时间，比如期末、考研等人员密集时期，可将巡视时间间隔设为1 小时，并将离开座位1 小时定义为占座行为。 此外，周一至周五上午课程较多，来图书馆阅览室人员较少，座位相对充裕，可取消上午时段的巡视登记工作，从下午13：00 开始即可。

通过定时巡视登记+临时离座登记结合法，工作人员可以有效管控阅览室座位的使用情况， 而且可以有效避免在两个巡视节点之间读者返回座位造成的统计失真问题，从而最大限度地避免占座行为的发生。

2.2 特定读者区域分配法

各图书馆可根据读者使用人群的需求程度将阅览室座位划分为几个区域，比如考研专区、考公务员专区、毕业设计专区等，对不同区域实行人性化差别化管理，科学地设置人员使用权限、巡视时间间隔等，从而保证图书馆座位资源利用的最大化。

无论中座位管理办法都应有试行期，在试行期内充分征求读者意见和建议， 最好通过问卷调查的方式，全面细致得了解读者的真正意图，从而不断完善管理办法。 如定时巡视法巡视时间间隔的设置、占座行为的界定等，通过听取读者意见设定科学的时间间隔，有利于管理方法的顺利有效实现。

3 对占座行为的处罚措施

无论是智能化座位管理系统还是人工管理模式，对违规行为的惩处都是不可或缺的，没有规矩不成方圆，只有遵循统一的奖惩模式并统一执行，才能使好的管理制度落到实处。

3.1 诚勉劝诫

一种新的制度的实施和接受需要一个过程，对管理制度实施初期（如一个月左右）出现的占座行为，应当面提醒读者，耐心告知占座行为的界定及违规后处罚措施。 做到制度明晰，赏罚分明。

3.2 清理占座物品

在座位管理系统正式实施后，无论是微信平台座位预约管理系统、 定时巡视登记+临时离座登记结合法还是特定读者区域分配法，工作人员都要严格按照制度约定严格执行对占座行为的处罚措施，定时定点清理占座物品，释放有效空间，这种传统的处罚占座行为的方式，经过长久的检验被证明是切实有效的。

3.3 建立黑名单

基于微信平台的智能化座位管理系统一般具有违规自动记入黑名单功能，达到违规次数后会暂停违规者预约使用座位的权限。 而作为传统模式的管理方法，则需在违约者领取占座物品时，登记个人信息，建立占座者档案记录，达到相应次数后，暂停其在该区域的座位使用权限。

4 结语

智能化座位管理系统，简明、直观、高效，值得各高校图书馆大力推广， 将会使日益严峻的图书馆空间得到有效释放。定时巡视登记+临时离座登记结合法以及特定读者区域分配法也是经过实践检验的科学有效的方法，无论哪种方法都需要管理人员常抓不懈、宽严统一、齐心协力，如此方能实现管理模式统一、管理力度统一、奖惩标准统一，使图书馆空间资源充分发挥其作用，达到阅览空间良性运转的美好结果。