浅析大数据时代背景下档案管理模式转变路径

孙美珠

摘 要：随着人工智能技术的普及与应用，现代社会发展已经进入信息智能化时代，大数据技术渗透至经济社会发展各个领域。档案作为承载、传播信息的重要媒介，应为更好地适应大数据时代信息存储量大、使用频次高、检索便捷高效等新情况、新要求，积极转变档案管理模式，推进档案管理现代化。

关键词：大数据;档案管理;模式;转变

档案记录着人类社会发展历程中政治、经济、科技、文化、伦理等各领域的发展历程，是信息最为重要的形式之一，也是人类传承发展的核心资源要素。随着信息、大数据时代的来临和人工智能的发展，社会对档案的搜集、存储、查考、传输、应用的要求越来越高，对传统的档案管理模式提出了挑战。

1 大数据时代档案管理模式变化的背景和意义

1.1 档案管理模式转变的背景

随着计算机技术及人工智能技术的发展与普及，信息实现海量存储及数据量化表达，是大数据时代发展的一个重要特点。网络信息技术的发展推动社会进行技术革命及创新，大数据正悄无声息地改变着我们的生产和生活。在这样的背景下，各行各业都在对自身产生的庞杂数据进行筛选、标准化处理、高效存储和开发利用。其中包括档案数据管理。

1.2 档案管理模式转变的意义

将大数据技术、海量信息应用到现代化的档案管理中，为创新档案管理模式、提高管理效率、拓展档案管理的完整性，对保护各类档案甚至是文化资源，有重要的意义。

1.2.1 提升档案管理与运营效率。信息化数据化发展时代，对管理效率提升的要求，使得传统的纸质手工管理面临着很大的挑战。结合大数据时代的技术，从立卷管理、信息录入与检索、归档整理及信息查缺等全流程提升档案管理及运营效率是大数据时代档案管理发展的必然要求。

1.2.2 满足档案日益多样性的检索需求。借助大数据技术拓展档案信息检索功能，可以实现查找方式的终端配置远程信息化、多样化，满足日益复杂条件下的精确查询、模糊查询的多样性的检索需求。

1.2.3 实现档案存储及传播应用的多样性。档案的数字化管理，使其拥有了信息与载体的可分离性，同时，可借助复制副本有效延长纸介质等原件寿命，而且档案管理系统可以和很多网络应用对接，便于信息的共享和传播。

2 档案管理模式在大数据时代背景下的转变内容

2.1 实现对档案数据的量化存储

通过技术手段将信息尽可能地量化储存，且在需要的时候能通过各种方式满足检索及使用需求。

2.2 实现对档案数据的全面深入检索

经济社会信息使用及检索的多元化对档案管理及服务提出新的要求，不仅应满足记录及检索功能服务，更应在海量数据的基础上，对档案数据来源、内容、采集方式、背后的价值及时进行捕捉并适时分析与挖掘。

2.3 整合和共享档案信息资源

数据时代颠覆了传统经济社会各领域单兵作战模式，整合社会相关资源，集中归集、批量输出、成套利用。因此，大数据时代档案管理也要建立覆盖面广大的档案资源体系，整合社会信息，实现全方位的电子化信息捕捉、存储与共享。

2.4 增强保障档案信息系统安全的能力

大数据时代下，信息化程度高，对档案资料的保存条件、关键技术、管理方式、安全保密也发生了相应变化，档案安全面临着种种威胁，需要提升系统安全防护、防止网络病毒与黑客攻击、防止系统瘫痪等方面的能力。

歸纳起来，我们应当将过去的传统载体档案按常规程序进行人工管理的模式，转变为以网络信息技术为依托、数字档案管理为核心、应用软件系统及拓展新技术为主要工具的现代化档案管理新模式。

3 大数据时代背景下应对档案管理模式变化的策略

3.1 积极把握政策机遇，构建数字化档案服务体系

《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》指出：“积极发挥我国互联网已经形成的比较优势，把握机遇，增强信心，加快推进‘互联网+发展，有利于重塑创新体系、激发创新活力、培育新兴业态和创新公共服务模式，对打造大众创业、万众创新和增加公共产品、公共服务‘双引擎，主动适应和引领经济发展新常态，形成经济发展新动能，实现中国经济提质增效升级具有重要意义。”根据上述及有关文件要求，档案管理与应用工作应积极拥抱互联网，利用网络信息及大数据技术，积极构建数字档案馆或电子档案管理平台，壮大大数据时代数字化档案服务体系。

3.2 提升档案信息化软硬件建设能力与水平

3.2.1 提升电子档案信息存储、管理、利用硬件基础设施建设。大数据时代海量数据信息存储主要是通过建立数据存储运营中心及灾备中心等方式实现。国家应建立档案数据存储运营中心及灾备中心，实现档案海量信息的高效存储与管理利用。

3.2.2 提升档案信息系统的检索能力。可根据档案信息系统的实际，建立多种文件的存储格式，支持多种格式的即时浏览、检索等功能，实现文件的有效管理和利用，提高检索效率。

3.2.3 提升电子档案电子信息管理软件基础建设。加强档案信息采集、整合及录入存储系统建设。设计符合实际档案管理需求的系统，其模块要包含对有价值的网络资源主动抓取技术，并允许用户实时推送归档。加强档案管理运行系统建设。运行系统是档案管理及运行是否科学高效最直接的体现。应实现档案信息资源收集、存储、管理、检索渠道的多样性，实现手机客户端、远程系统终端检索功能。

3.3 建立适应大数据发展的档案管理理论及工作体系

3.3.1 应建立适应大数据发展的档案管理工作体系。符合大数据时代的档案信息管理模式应是实现“存量数字化，增量电子化”的信息管理发展战略。

3.3.2 积极探索适应大数据发展的档案管理理论体系。档案管理与应用的理论体系应与时俱进，在传统档案管理理论基础上，对量化信息、电子化工具应用等进行理论研究和概括，探索适应大数据发展的档案管理理论，提升大数据时代档案管理和利用水平。