科研院所人事档案开发问题分析与对策研究

丁兰岚 谢利芳

摘 要：本文通过对科研院所人事档案开发研究现状进行调研和对当前出现的突出问题进行梳理与分析，从科研院所干部人事档案制度建设、数字化、信息化情况出发，结合当前政策要求，对科研院所人事档案开发提出了建议。

关键词：人事档案;开发;服务;数字化;信息化

1 文献调研

以“人事档案开发”为主题词，在中国知网的“学术期刊网络出版总库”“中国优秀硕士学位论文库”“中国博士学位论文全文数据库”等数据库进行检索，检索时间范围设定为2016—2020年，得到14篇相关文献。在这些文献中，基于高校干部人事档案管理视角的有9篇，基于医院干部人事档案管理视角的3篇;就研究内容来看，探讨人事档案开发与人力资源管理的有6篇。尚未检出科研院所干部人事档案开发以及科研院所干部人事档案与人力资源管理相关参考文献。迫切需要开展科研院所干部人事档案开发及其作用于科研院所人力资源管理的研究。

2 科研院所人事档案开发现状与问题

2.1 科研院所干部人事档案制度建设现状

中央对新时期干部人事档案工作有明确的制度要求。近年来，研究院对干部人事档案管理工作非常重视，按照国家要求和部署开展专项审核工作的同时，先后发布多个干部人事档案相关管理规定，对干部人事档案材料的收集、整理、利用等方面做出了明确的要求。在2018年《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）发布之后，研究院迅速制定落实方案，推进和指导研究所相关工作开展。

2.2 干部人事档案开发数字化现状

《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）明确“干部人事数字档案应按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成数字图像和数字文本”。在这一背景下，干部人事档案数字化成为今后工作的趋势。但就全国来说，当前科研院所干部人事档案数字化程度低或暂未开展人事档案数字化工作成为普遍存在的现象。究其原因，其一是人事档案数字化投入大，不仅需要配置满足国标要求[1 ]的扫描仪等设备，同时需配备录入软件、查阅系统软件等软硬件设施，并需一定数量的专业技术人员作为人力支持;其二是周期长，以我所为例，管理人事档案数量超过1000套，人事档案数字化工作量巨大且短期内无明显的效益产生。

2.3 干部人事档案开发利用现状

“干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值”是中央对人事档案开发利用工作提出的新的要求[2 ]。但当前科研院所在干部人事档案管理工作中，“重藏轻用”是实际情况，大部分的管理成本花在了人事档案材料的收集、整理、保存等方面，在干部人事档案的利用方面沿用传统的管理模式;在提供人事档案服务这方面的概念保守，常态化的“坐店等客”使得提供人事档案利用服务缺乏创新;在严格遵守上级部门规定的前提下，利用方式仍是纯手工检索和纯纸质查阅。这些问题使得干部人事档案开发利用工作很难与新时代深化改革、创新发展的需求相适应。

3 科研院所人事档案开发对策

3.1 建立制度保障 推进人事档案数字化工作

随着国家对人事档案利用的新要求和人事制度的改革，干部人事档案工作面临着新的挑战。推动科研院所干部人事档案工作进一步科学化、制度化、规范化，符合各科研院所实际管理情况的干部人事档案的材料收集、审核、整理、归档、立卷、保管、转递和利用等管理工作的所级人事档案管理制度亟待出台。制定的制度不能只是涉及传统人事档案管理范畴，还应考虑在档案数字化以后，纸质人事档案与数字化人事档案双套管理的方面、所管处级领导干部的人事档案移交后的管理方面、數字化档案资料的新增等方面的工作。

3.2 借助人事档案专项审核契机 助力人事档案信息化建设

在2014年到2016年期间，按照中组部部署开展干部人事档案专项审核工作的要求。科研院所完成了领导干部的人事档案专项审核。通过专项审核工作，收集、补充了大量多年未及时入档的人事档案材料，并通过查找，收集归档了缺失较久的部分材料，完善了相关手续，确保所管领导干部人事档案信息材料齐全完整，手续完备，整理规范标准。同时以此项工作为基础，做到所管领导干部出生日期、参加工作时间、学历学位、入党时间、身份等来源于人事档案的人事信息字段的准确率和完整性达到100%。这一部分的信息，在科研院所干部管理工作和人力资源管理工作中发挥了极其重要的作用。在中央提出深入推进专项审核工作全覆盖之后[3 ]，科研院所已经根据各自实际情况，制定对本单位干部人事档案进行专项审核的方案，相关工作已开始推进。预计在此工作结束之后，相关信息数据会得到进一步明确和固化。将这些宝贵的信息结合现代信息技术和管理实际进行整合，实现共享与实时在线利用，是做好科研院所组织人事工作的基础保障[4 ]，推进干部人事档案管理应用信息化平台的建设势在必行。

3.3 创新人事档案利用方式 主动发挥人事档案服务价值

为降低人事档案利用成本，可开发探索人事档案在线利用流程，实现人事档案在线利用审批办理、根据权限在线查阅办理。实现电子查阅“一次不跑”，纸质查阅“只跑一次”，为科研人员减负[5 ]。在科研院所，人事档案材料中包含科研人员的专业技术职务、入选重大人才工程、发明创造、科研成果奖励、政策理论、业务知识、文化素养培训等信息，利用这些信息探索开展具有科研院所特色的人事档案编研服务并纳入人档信息利用服务中，将更好地发掘人事档案的价值，服务于科研院所的事业发展。

参考文献：

[1]干部人事档案数字化技术规范GB/T33870-2017.

[2]《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）.

[3]姜信治同志《在全国干部人事档案工作会议上的讲话》.

[4]邓绍兴.人事档案教程[M].北京：中国传媒大学出版社，2008：368.

[5]中办发《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》.

作者简介：丁兰岚，硕士研究生，中国工程物理研究院核物理与化学研究所馆员，研究方向为人事档案管理;谢利芳，硕士研究生，中国工程物理研究院馆员，研究方向为人事档案管理。