网络背景下教育档案管理信息化建设策略

周承敬

【摘    要】在当今时代，随着网络技术的发展和崛起，教学体系也跟着发生了变化，不断得到推进和完善。在教育档案管理方面，信息化管理已经成为发展的必然趋势，大多数学校也在网络潮流兴起的背景下展开教学档案管理的新探索，尝试用信息化代替原本的纸质档案，解决占空间大、易损坏、不易查找等旧有的难题，展开了对新时代档案管理信息化的建设研究。

【关键词】网络发展  教育档案  信息化  建设策略

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.058

档案作为学校各项工作和活动的载体，对教育体系的更新、发展和完善有不可忽视的作用。学校档案管理作为档案工作中的重要部分，其合理高效的建设工作对档案信息化、数字化的发展也有着不可忽视的作用。在网络不断发展的当下，“互联网+”蓬勃发展起来，社会的各行各业都被按下了快进键，教育档案管理也在网络化时代的浪潮之下不断进行自我更新和完善，借助网络的便捷性和工具性，展开了信息化的建设进程。但由于教育档案信息化还处于初步探索阶段，相关设施和工具还不完善，各个学校对其接受程度也各不相同，受困于资金、人员、设备等一系列原因，教育档案的信息化进程面临一系列问题。为此，笔者总结了自己在教育系统工作的相关经验，针对当下网络背景下教育档案管理方面的工作展开积极的论述和分析，希望能够为其信息化的建设提供策略上的指导。

一、教育档案管理的现状

当下，我国教育档案管理，尤其是网络背景下的信息化建设进程中存在诸多问题，值得每一位教育系统中的工作人员进行反思。其中比较严重的问题主要有以下几点。

第一，教育部门和校方缺乏对教育档案信息化管理的认知，导致信息化进程迟滞，活动与发展难以展开。受传统档案管理工作的影响，部分工作人员在相关工作的开展过程中依然采取了传统的管理措施，甚至为了节约经费，没有针对教育档案信息化的专业部门。哪怕有些教育部门和学校设置了专业的机构、购买了专门的设施，却也存在流于形式的问题，相关人员只是简单地对数据进行收集和录入，对于如何使用可以提升教育档案的质量却没有进行分析和深入研究，导致信息化只限于表面。

第二，教育部门和校方在教育档案信息化管理方面的制度建设有所欠缺，导致在进程的开展过程中存在许多误区，且没有有效的政策进行规范和纠正。教育档案信息化作为一种新型的档案整理方式，与传统的纸质化档案储存存在着本质上的区别，相关人员、设备的管理也成为了亟待解决的新问题。在许多院校当中，现在的教育档案整理依然按照原有的经验，出现了一系列新的错误，但没有相关措施和政策予以督促，导致问题一直没有办法得到解决。

第三，教育部门和校方缺少对教育档案信息化方面的资金投入和人才投入，导致相关工作的开展过程比较迟缓。在档案信息化的过程中，高素质的人才成为主导力量。但就目前我国教育档案信息化的进程来看，大部分院校和部门普遍存在缺少专门的知识人才、人员老龄化严重、对于相关专业知识的理解力不够、缺乏自主学习能力和学习意识的现象，导致人才资源远远落后于应有的水平，影响了信息化的发展进程。

总的来说，教育部门存在认知不够、制度欠缺、资金和人才缺乏等一系列问题，缺少对档案管理信息化技术和设施的重视程度。

二、教育档案管理信息化的重要性

（一）方便信息查询

随着高等教育的不断普及，每年的受教育群体都在不断增加，学生的数量越来越庞大，使得教育档案的内容越来越多、越来越复杂。按照以往纸质版的档案存储模式，若想查找一位学生的信息，需要在千万份信息中进行查找，翻阅大量的资料，遇到重名的情况更为复杂，需要到多个含该学生姓名的库房中一一查找。网络迅速发展的背景下，信息化的普及给予了教育工作人员有了更便利的查找方法，使原本复杂的工作得到了简化。如果想要得到某位学生的具体资料，只需要在搜索栏中输入相应的关键词和检索词，再敲下回车键，全部资料就会迅速地展现在眼前。按照信息化的查找方式，不仅省时省力，而且更为方便快捷，还十分精准。

（二）避免赘余工作

档案管理作为一种难度高、强度大的工作，对工作人员的身体素质提出了较高的要求，其不仅需要对信息进行采集，还需要对搜集到的初始信息进行分类、整理、录入、修正等一系列工作。在传统的档案管理工作中，由于资料较多，收集和整理工作的开展比较复杂，需要大量的工作人员，人员工资成为不小的一笔支出。此外，人工操作也有不方便之处，很容易因为相关人员的一次疏忽就造成档案的混乱，给整体的档案整理工作带来额外的任务量。而档案整理结束后的查询和修改也并非一件容易的事情。更重要的是，随着受教育人数的不断增加，相关档案的数量也在不断增加，原有的档案库在不断增加新鲜血液，具有时效性。作为管理人员，需要不断对档案信息进行检查和更新，工作量十分庞大，稍有差池便会出错。若采用信息化的档案管理方式，相关人员只需使用电子化设施就可以完成档案的录入，其修改工作也可以在几秒钟完成。在信息录入的过程中，若之前有相關数据，便可以利用复制粘贴实现一键更新，十分简捷方便，避免了额外的赘余工作。

（三）提升教育档案管理安全性

在原有教育档案纸质版的情况下，其安全性有非常大的隐患。一旦发生火灾，多年甚至几十年的档案就有可能付之一炬。管理的复杂性和混乱性也容易导致档案信息的丢失或泄露。而教育档案不同于其他档案，其中包含的学生学籍信息等内容对学生的一生都会产生巨大的影响。教师的相关信息也会对教师职位、学校利益等造成严重的影响，甚至会危害社会。而借助现代化的信息技术，通过层层加密和电子密匙，可以有效增强教育档案管理工作的保密性和安全性。通过后台配置的核实系统和安全检测系统，可以在档案泄露的时候迅速做出反应，对资料进一步加密，防止其进一步泄露。

三、教育档案管理信息化建设策略

（一）提升信息化建设的意识和能力

思想作为行动工作的先导，对行动起着指导作用。在档案管理信息化的进程中也不例外，想要促进相关进程的顺利进行，就必须修正工作人员的传统错误意识，树立正确的、先进的意识，使行动具有时效性。在这一过程中，要求教育部门和学校的相关领导部门率先树立正确意识，重视档案管理信息化的更新过程，为其建立相应的政策方针，迅速解决相应的问题。学校和教育部门在对学生进行信息收集的过程中，要注重信息收集的完整性和体系性，让学生在开学报道的起始就提交完备的档案信息，以方便今后的数字化录入过程，可以利用承诺书等方法让学生和教师意识到学籍档案的重要性和价值。对于学生，要从小培养档案的重要意识，进行相应的意识指导，注意自己的档案完成度和诚信性，减少不良嗜好以避免影响自己的档案记录，从而减少弃档导致的档案信息丢失情况。对于档案管理工作人员，要定期展开讲座知识培训，使其在专家学者的指导下意识到信息化管理的重要性和重大意义，从而从内心主动接受信息化的进程，树立主动意识和自觉意识。

另外，在提升意识的基础上，教育系统的管理人员需要对工作人员展开相应的培训工作，打造良好的信息化管理氛围。相关部门需要加强资金投入和设备投入，增加支持力度，以打造专门的信息化管理平台，借助专业的设备实现环境的优化工作，提供技术支持，从而建立起一个满足日常需要、足够先进、智能化的设备网络。在培训的过程中，要注意增强管理人员的信息化意识，从而营造良好的知识氛围。在这样的信息化管理进程中，教育档案信息化的进步效率得到大幅度提升。

（二）健全信息化管理制度

教育档案信息化作为一个新出现的管理策略，其发展的道路并非一帆风顺的，期间会遇到许多错误的策略和方法，也会出现工作人员忽视其重要性或从中牟利等错误行为。因此，其管理活动的开展，需要建立较为完善的管理制度，作为支撑手段对其进行支持和纠偏。在教育档案的管理工作中，教育部门和学校要建立健全完善的教育管理制度。由于不同于以往传统教育管理模式，现代化的信息化管理存在许多难点和问题，网络方面的相关技术和应用也存在许多风险和漏洞，对技术人员的自觉意识提出了更高的要求。因此，教育档案管理信息化并非教育档案和网络技术的简单相加，而是有意识的有机融合，其深度和广度涉及到双方特性的各个方面。

对此，教育部门和学校的相关管理部门和领导部门要建立健全完善的政策，包括机房管理制度，工作人员廉洁制度，信息化工作监督制度，档案内容保密制度等一系列内容。通过全备的方针和政策为教育档案信息化的进程保驾护航，推进工作进程的标准化和安全性。值得注意的是，政策制定出来以后，不能做束之高阁的摆设，而应切实应用到实际工作的进程中，相关工作人员要自觉遵守新政策。相关部门可以制定相应的奖罚策略，对于那些不遵守规定、破坏规则的人员做出罚款惩罚，情节严重者可以做出劝退处理;对于表现优异的人员，也可以做出口头表扬、升职加薪、奖励假日等奖励，让他们在今后的管理工作中做出表率和引领作用。

（三）增加信息化进程中的安全意识

信息化过程中的最大隐患就是信息安全问题，由于档案存储和管理主要以数据的形式进行，一经损坏很难进行找回和弥补。在工作过程中，工作人员的疏忽和错误使用很有可能导致安全问题出现。因此在相关人员的培训过程中，要着重培养其安全意识和严谨能力，在档案整理的过程中要培养其细心和耐心。另外，要敲定相应的安全建设方案，利用设备内部的安全锁等防御系统，进行多层次、多方位的安全防备，将以往的被动防御更新为如今的主动防范，在系统的安全性使用过程中掌握优先权。

管理人员可以根据工作人员的浏览痕迹和操作痕迹，跟踪相应的使用过程，监督其不当行为，并及时做出更正和纠偏。管理者也可以建立流量态势感知系统，在进一步完善数据采集能力的过程中，通过对高速网络环境中的信息解码和编码，对相应的档案信息安全做出自动的检测，对于黑客和攻击性来源做出及时的报警处理。在专网管理的过程中掌握自己设备和安全的优先权，通过“文件+流量”的安全系统操作，在双维度过程中建立起内部信息和外部环境之间的一个安全信息网，把趁机钻洞、违法乱纪的非法分子阻挡在安全信息网意外。此外，由于安全设备与校园网链接出口单点的地方存在安全风险，相关人员在使用和安排过程中也要注意设备之间的兼容性和安全性，不断进行网络架构的重新梳理和更新，避免因为链路重叠问题产生新的安全隐患。总之，在信息化进程中，安全问题不容忽视，大家应该为其顺利进行保驾护航。

（四）重视信息化进程中的人才培养工作

由于当下的数据操作和信息录入等工作不仅考验设备的安全问题和性能问题，更考验相关工作人员的工作意识和智能系统应用能力。而我国作为劳动力资源最为丰富的国家之一，虽然具有数量巨大的劳动力资源，却缺少熟悉掌握专业技能的高素质人才队伍。因此，如果想要促进教育档案管理信息化的顺利进行，就必须加快相应人才队伍的培养和创造，通过培训和训练，提升相关工作人员的信息素养。

首先，可以借助人才引进的方法，对重点高等院校的毕业生进行招聘，利用薪资优势和环境优势对人才产生的吸引作用进行人才方面的引进。相关部门也要注意自己良好口碑和品牌信誉，以避免对求职者造成不好的印象。人才的引进可以为本部门的人才队伍注入新鲜血液。此外，在设备和系统的更新过程中，也需要高尖精人才进行系统软件的开发和维护等，这一部分就需要考虑外聘，如引进理工科院校的互联网专业毕业生或其他企业的人才挖掘和人才引入，引进具有扎实的专业基础知识和专业素养的人才，把知识应用到实际系统的更新过程中。这也就要求现有的教育档案管理人员要不断进行知识的学习和自我更新，提升自己在信息软件方面的专业知识，充分发挥个人的实际价值和应用价值。

其次，对于现有的工作人员，要注意加强专业能力培训，实时更新档案整理情况，进行档案学和计算机学等专业知识的定期培训，进行专业的职业技能认证和职称改变，以鼓励其认真接受新知识并成长为专业性人才。在队伍的整体培训过程中，可以让老人带新人、新人教老人的良好互学模式，使原有的工作人员将档案整理的基本流程和基本素养交给新来的人员，也在这一过程中学习到新人才所具有的专业知识和技能，从而打造一支高效能、高素质、互相团结、脚踏实地的人才班子，为更好地推进档案管理工作提供了人才支持。

四、结束语

在数字化、信息化不断发展的当今社会，网络成为千家万户都离不开的重要工具，教育领域也不例外。档案管理本就是国家和社会的重要一部分，教育领域的档案管理更是重中之重，关系到学生和教师的未来发展之路，关系到我国今后的人才建设能力。因此，顺应时代潮流，对教育档案进行信息化改进符合社会的发展规律，符合当下改革的目标。需要注意的是，檔案信息化的推进过程中涉及网络信息安全问题，因此需要格外注意建立信息安全网络，配置专门的技术人员定期对自己软件的安全性进行检测，防止不法分子钻漏洞导致学生个人信息泄露，造成安全隐患。总的来说，教育档案信息化的进程顺应了时代发展的潮流，也逐步得到了相关部门的重视，正在一步步的改进过程中，将不断得到优化，从而更好地发挥教育档案的价值和作用。

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