关于Excel中vlookup函数在学生信息管理中的应用

王建君

（吕梁学院汾阳师范分校 山西省汾阳市 032200）

Excel 是一种常用的数据处理工具，在筛选、排序、统计数据等方面表现十分出色。而其中的vlookup 函数，能够解决数据库间的接口问题，实现数据库之间的数据对接与信息共享，对提高信息管理的准确性具有重大意义。在学生信息管理中，充分利用vlookup 函数的功能，对日常学生信息管理中大量数据进行有效管理，有助于节约劳动成本，减少人为失误，从而进一步提高工作效率。

1 Excel及vlookup函数介绍

1.1 Excel工具基本概况

Excel 是Office 办公软件体系的重要组成部分，作为功能齐全、使用便捷的电子表格软件，通过该软件可以制作电子表格、绘制图表、处理数据库。由于数据库中的信息是具行列结构的相关信息的集合，用户可能对数据库中的信息进行查询、排序、筛选、建立数据透视表等处理和分析。如数据的匹配、比较、统计、检索等，与数据库的命令语言不相上下[1][2]。除了办公室领域外，Excel 广泛应用于会计、预算、报表、销售等领域，为人们更加明智的决策与分析提供了有力支持。目前，由于Excel 软件在学校日常的教学和管理中被广泛的应用，从而对提高课堂教学工作效率与管理决策水平起到了积极影响作用。

1.2 vlookup函数语法规则

Excel 中的vlookup 函数包含了“vertical”与“lookup”，属于查找函数的范畴，可从指定区域查找给定的目标所对应的值是的一个纵向查找函数，即vlookup 的意思是从垂直方向上进行查询，按列查找，最终返回相同行中指定列处的值，从而完成数据信息的检索。Vlookup 函数这种查询方式（或被称之为关联查询）。

vlookup 函数与4 个语法参数紧密相关。函数语法表达式为vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。其中，不同的语法参数所代表的含义有所差异。参数lookup_value 是需要查找的值，在数据表第一列中要查找的数值，可以是数值，也可以是引用和文本字符串。如果第一参数省略查找值，一般用数字0 表示。参数table_array 是需要查找的区域，一般是两列或多列数据，以文本、数字、逻辑值等形式来表现。一般情况下，该参数第一列中的值，通常是上一参数搜索的值。参数col_index_num 表示区域中包含要返回值的列号，是查询对象所在列横跨到检索信息所在列的列数，可以对检索信息进行横向定位。按照语法规则，当该参数为1 或2 或3 时，则分别表示为返回上一参数第一、第二、第三列的数值，以此类推。参数range_lookup 用来指明函数查找是精确还是近似匹配，精确匹配方式的查询用0 或FALSE 来表示，而近似匹配方式的查询一般用1 或TRUE 或省略的形式来表示[3]。

2 vlookup函数的应用方法

Excel 中vlookup 函数属于实用性较强的查询函数，对数据信息的查询与检索起到至关重要的作用。在学生信息管理中，如对该函数的充分利用，有利于提高相关数据的决策与分析效率。下面从以下几个方面来介绍该函数的具体应用：

2.1 快速查询

查询学生基本相关信息是学生处管理学生信息的一个最基本工作。学生人数多信息量大内容较多且复杂，但在总的名单中查询学生信息又比较普遍，如一一查找则可能会浪费多余的时间，特别是在查询数量较多的情况下。vlookup 函数具备快速查询功能，可以在若干个表格间导入数据，使信息查询更加快捷、高效，便于有效解决学生信息查询低效的问题。

例如，在名为学生信息的Excel 工作簿中有两个表分别是学生信息总表和b 表。打开b 表，b 表是列举了n 个学生身份证号的表格，学生信息总表是包含学号、姓名、专业等学生信息的总名单列表，尝试在学生信息总表中找出这n 个学生，同时做出标记及排序，并以复制粘贴的形式提取学生信息，以供教务人员直观明了地查看。已知vlookup 函数语法表达式，以及与其相关的4 个语法参数，列出中文表述：vlookup（查询的对象，对象所在的数据表，检索信息在表中的列序号，查询方式）。按照函数语法表达要求，快速查询步骤如下：在总名单列表中插入“标记”单元格，确定单元格内容，用拖放的方式填充到表的最后一行，精确查询后返回学生对应的身份证号信息栏，若查找失误则自动返回错误值“#N/A”；在“标记”单元格内列入关键字，依次进行升序排序，排序后复制粘贴已有的身份证号信息，使其转入新表中，即可完成数据的快速查询任务。

2.2 信息合并

vlookup 函数可以实现信息合并。在学生信息管理工作中，vlookup 函数可以解决多个数据表的关联问题。在限定的查找范围内，使用该函数可以对查找的数值、字符串等信息，在多个不同的数据表之间进行信息匹配，从而更加快捷、方便的处理信息，大大提升了学生信息的管理效率。

比如在处理学生的成绩信息时，可以批量引用到学生信息汇总表中，借助vlookup 函数的信息合并功能，即可达到较好的效果。首先，启动Excel 工具，依次打开“学生某一科成绩表”与“学生信息汇总表”；其次，在“学生信息汇总表”中H1 单元格中输入“学生某一科成绩”，以此列为导向，匹配学生成绩信息；然后，另取H2 单元格，输入函数表达公式，按回车键转变H2 单元格的内容；最后，以拖放的方式填充到表的最后一行，实现“学生某一科成绩表”与“学生信息汇总表”的信息匹配[4]。

2.3 信息提取

借助vlookup 函数的信息提取功能，整合一个或多个数据表的信息。参照函数语法表达式，对不同工作簿或工作表中的信息进行整合，明晰表中的数据信息，便于有效提高信息管理与决策分析效率。

例如，在Excel 中列出有学生学号、姓名、身份证号字段的空白表格（简称“基础表”），利用vlookup 函数，从“学生基本信息汇总表”中提取对应信息填入“基础表”中，直观呈现详实的学生信息。按照函数语法表达要求，信息提取步骤如下：在“基础表”的B2 单元格中，对照相关要求与规定，插入函数“=vlookup(A2，学生基本信息汇总表！A:B,2,0)”，使得B2 单元格的内容转变为对应的学生姓名信息；运用自动填充柄工具，下拉填充到表的最后一行；以此类推，完成从“学生基本信息汇总表”中提取学生信息的任务。

又如，在打印学生成绩单时，明确学生的基本信息与成绩情况尤为关键。在Excel 中列出“学生基本信息汇总表”与“学生成绩汇总表”，通过vlookup 函数进行多表整合，从而提取成绩单中所需的各项信息。设计带有学号字段的成绩单空白表格，从“学生基本信息汇总表”与“学生成绩汇总表”中分别提取学生信息，如姓名、专业、学制、入学时间、课程成绩等。提取基本信息：在空白表格确定B2 单元格，输入学号信息，插入函数“=vlookup(B2，学生基本信息汇总表！A:M,2,0)”，即可得到有关信息；以此类推，在各个单元格内插入对应的vlookup 函数，便可逐一得出其他信息。提取课程成绩：在空白表格中确定C5 单元格，从中输入学生成绩信息，在单元格中插入函数“=vlookup(B2，学生基本信息汇总表！A:Q,3,0)”，按键确定即可得到学生该项课程的成绩；以此类推，可以逐一得到学生各项课程的成绩信息，实现学生成绩单的快速整理和打印[5]。

3 vlookup函数的应用实例

已知“学生信息库”共计4713 人，利用vlookup 函数，从中提取参加数学竞赛的300 名学生的身份证号码。在“学生信息库”的选定区域中，精确查找指定学生的姓名，从而返回该区域中对应的身份证号码一列，获取相应的号码信息。

具体步骤如下：

（1）打开文件“学生信息库”。

（2）找出参与竞赛的300 名学生信息统计表，确定对应身份证信息的F 列位置，在F2 切换光标。

（3）点击“函数分类”，选择vlookup 函数，打开折叠面板。

（4）如实填写折叠面板的内容。在lookup_value 编辑框中，选择列有学生姓名的单元格信息；在table_array 编辑框中，用鼠标选择“学生信息库”工作表中的“$H$1:$K$****”（*对应表中相关栏目）区域；在col_index_num 编辑框中，输入身份证信息序列号；在range_lookup 编辑框中，输入逻辑值Flase。

（5）移动鼠标，当鼠标指针显示为细十字形时，双击获取所有参赛学生的身份证号码信息。

4 vlookup函数应用于学生信息管理的注意事项

结合vlookup 函数的实际功能，在学生信息管理的实际运用中需要注意以下几点事项，充分发挥提高信息管理效率的作用。具体的注意事项如下：

4.1 明确函数运用要点

（1）要求查询对象是在制定查询区域的首列位置。依据vlookup 函数的语法规则及参数说明，注意按照规定要求明确查询的对象。例如，在学生成绩表中查询总分，需要比对查询对象的姓名，位于B 列当中，以便精确查找总分信息。此外，判断函数是否处于无法正确运行状态时，一般依据参数是否是“A:J”、“C:J”，据此提高信息查询的准确度。

（2）要求引用查找的单元格格式与查找原表格的数据格式保持一致，避免无法准确查找相关信息。如果在查询过程中并不清楚引用方式，可以使用绝对引用的方式引用，避免引用查找的单元格格式与数据格式不一致，确保引用数据区域精准性。

（3）要求明确vlookup 函数的局限性。例如，在找到查询对象进行定位检索时，理性处理无法检索出位于查询对象左侧数据信息的情况，同时有效运用查询对象右侧的相关信息，为提高信息管理效率奠定良好基础。

4.2 解决查找区域的固定问题

在学生信息管理工作中，使用vlookup 函数时通常会固定table_array（对象所在的数据表），意味着不同的lookup_value（查询的对象）要使用相同的查找区域，然而当其他单元格复制查询公式时，由于相应的查找区域会出现变动，可能导致查找的信息准确度有所降低。在学生信息管理中应用vlookup 函数，解决查找区域的固定问题显得至关重要。我们可以在引用的查找区域前，使用符号$来固定该查找区域，避免查找区域随查找位置的变化而不断改变，降低相对引用的影响程度。

4.3 使用函数处理重名问题

当处理大量学生信息时，或有可能发生学生重名问题，一定程度上影响着学生信息管理工作的顺利展开。借助vlookup 函数的各项强大功能，通过使用类似“学号”的唯一性数值作为查找值，便于有效解决这一问题[6]。

此外，在实际工作中我们可能碰到无法确定唯一性查找值的问题，这种情况下建议手工查询，通过逐一排查重名学生可以避免出现差错。具体步骤如下：先利用合并计算功能建立“重名学生信息库”，再使用vlookup 函数查询对应姓名的对应重复信息。借助vlookup 函数的反向查找、模糊查找、多项查找等功能，确定待查找的姓名中哪些是重名学生，逐一排除并做好标记，节约时间的同时能够有效提高查找效率。

5 结束语

综上所述，Excel 中的vlookup 函数具有强大的查找功能，丰富了Excel 办公软件的实用功能。在学生信息管理工作中，vlookup函数的表现十分优秀，可以实现不同数据库之间的信息共享，大大提升了学生信息管理的效率，降低了差错的可能性和工作人员的负担，提高了学生信息管理工作的精准度。