供应链环境下企业采购管理系统研究

崔彬彬

（1北京从尚国际企业管理服务有限公司，北京 100013；2五粮液集团宜宾安仕吉国际物流有限公司，四川 宜宾 644000）

一、引言

随着经济全球化影响力的不断扩大，供应链环境下的采购管理工作的作用越来越明显，在企业管理中的地位日益提升，企业管理层对采购管理工作也更加关注。但是由于实践经验不足，部分企业存在采购管理薄弱的问题，且依然采用粗放型采购模式，为了在短时间内弥补采购管理环节的漏洞，有必要对采购管理工作的优化和升级进行探讨。

二、供应链管理基本理论

（一）供应链的概念及特征

供应链指的是围绕核心企业的网链关系，其围绕核心企业，对资金流、物流以及信息流进行管理和控制，使产品从原材料制成最终产品，最终通过销售网络送达消费者。供应链管理将供应商、制造商、零售商以及消费者构成了一条功能网链。

供应链以网链的结构存在，其中网链的节点是各个企业，而这些节点围绕核心企业分布，各节点企业之间为供求关系，因此具备四个特征。第一个特征是复杂性。由于供应链上节点较多，且各节点还可根据企业性质、企业类型、企业规模等继续划分，比单个企业内部结构复杂得多。第二个特征是动态性。当前市场环境变化速度较快，企业之间的供求关系和利益关系也会发生变化，供应链结构时常处于动态变化当中。第三个特征是面向用户需求。供应链的形成主要基于市场需求，而市场需求的本质则是用户需求，供应链的作用就是通过各个节点企业的协调配合，提供能满足用户需求的最终产品。第四个特征是交叉性。供应链中的某个节点企业，可以是当前供应链中的某一环，也可以是另外一个供应链中的节点，众多供应链形成了交叉结构［1］。

（二）供应链管理的功能要素

供应链能够帮助企业高效地获取制造产品或提供服务所需的材料和半成品，因此具有协调配合的功能要素，包含五点内容。

计划：企业融入供应链之前，需要基于目前的实际状况，如现有资源、当前发展阶段、战略目标完成进度等，制定出合理的资源计划，对现有资源进行合理配置，提高资金使用效率，以满足客户对产品的实际需求。

采购：在采购环节，企业需要通过合理的采购策略选择出能为自身提供原材料或服务的供应商，并制定合理的流程，与供应商达成长期合作关系。

制造：该环节的目的在于对原材料或半成品进行生产加工，并且围绕成品进行质量检测、打包及配送前的所有准备工作。

物流：该环节是物流企业关注的重要环节，通过对用户的订单收据进行整理，建立配送网络，将最终产品配送到消费者手中。

售后：该环节是对产品售后的反馈服务，及时对用户提出的产品问题进行分析和解决，必要时要接收退回的产品，及时安抚客户情绪。

三、采购管理基本理论

（一）采购与采购管理

企业采购是指企业出于业务的生产需求，对市场信息进行调查研究，并结合自身实际需求，选择出合适的供应商，与之合作，使双方形成供求关系。而企业的采购管理与采购是存在一定区别的。采购是为了完成预设的采购目标任务而开展的实际活动，一般是指采购人员的工作内容。而采购管理不仅包括采购人员的工作内容，而且涉及企业其他部门的工作人员。该工作内容主要由企业采购部门负责牵头协调，其拥有调用企业内部相应资源的权力。由此可见，采购活动是关于操作层面的基本工作内容，而采购管理则是关于企业管理层面的系统工作内容，关系到企业各个部门的协调配合，因此具有明显的系统性。

（二）采购管理的目标与职能

企业采购管理的目标是在特定的时间内，尽可能降低采购成本，并提高采购材料的质量，以确保供应商能够为企业的生产活动提供足够的材料，保障生产目标顺利完成，进而为企业带来更大的经济效益。

采购管理有三大职能，分别是供应市场信息分析、供应保障以及供应商管理。供应市场信息分析是指企业要随时掌握市场信息动态，并对信息进行处理分析，然后及时将结果反馈给企业高级管理层，为企业制定下一阶段的决策提供参考依据。供应保障是采购管理中优先级最高的工作，能通过合理安排计划，确保企业生产活动的顺利有序进行。在工作过程中，不仅要注重产品的数量，还要确保产品质量符合生产标准。供应商管理是指企业通过与供应商协调沟通，建立和谐稳定的采购环境以及稳定长期的合作关系，为保障资源供应奠定坚实的基础。

（三）采购管理的重要作用

采购管理在企业管理工作中发挥着十分重要的作用，主要分为三点。首先，采购管理对成本控制有利。企业的经济效益与成本控制有密切的联系，企业选择的生产工艺、产品品质、材料数量、购买时间等因素不同，必然会导致实际成本花费不同，成本越高，经济效益自然越低，而企业能够通过采购管理工作，合理选择采购方案，控制以上成本因素导致的经济效益的下降。其次，采购管理对供应有利。企业可通过采购管理，加快原料和信息的流动速度，帮助企业在短时间内提高生产效率，大大缩短交货时间，提高客户满意度，获取更高的经济效益。最后，采购管理对销售有利。物资采购作为企业产品销售之前的先导环节，应当确保生产成品的品质和数量与市场实际需求相符合，使企业的经济效益最大化。

四、供应链环境下的采购管理

（一）传统采购管理

传统采购工作主要将重心放在供应商提供的产品上，以此为基础进行筛选，在满足交期与质量的前提下，企业格外重视不同供应商之间的价格，倾向于选择价格较低且产品质量较高的供应商建立合作关系。在具体操作方面，传统采购管理侧重于价格谈判，企业采购部门与供应商会在产品定价方面进行多次谈判，包括报价、询价及还价等内容。由此可见，传统采购管理模式具有一定的弊端，如无法全面评价供应商，存在一定信息差，有时过于考量价格，反而会忽略产品质量及供应过程中的风险。

（二）供应链环境下的采购管理

供应链环境下的采购管理，着重考虑市场的动态化需求，企业采购部门要随时获取市场的动态信息，从而对采购工作进行合理规划，按实际需求进行采购。供应链环境下的采购管理有两个特点，首先，按订单采购。供应链环境下的采购管理工作，通常以客户订单为驱动点，订单产生因客户需求而产生，因此按订单采购能准确反映市场需求，避免出现无效采购现象，减少资源浪费。其次，实施有效资源管理。企业能够通过采购管理工作，将事后把控模式转变为事中控制模式，减少传统采购模式带来的信息差，加强与供应商之间的信息沟通。供应商和企业共享库存数据，能提高采购决策过程的透明度，为后续合作打下良好的基础［2］。与此同时，下游客户也能通过与企业共享数据，使企业快速确认交期时间，从而提前规划好生产计划，确保企业准时生产。

五、供应链环境下采购管理战略研究

（一）企业采购战略

大型企业需要采购的产品种类较多，为了确保采购工作的有序进行，提高资源使用效率，实现企业制定的采购目标，企业要对需要采购的物资进行分类，可按照物资对企业的重要性进行分类，如在企业供应成本及生产方面产生的作用、给企业带来的供应风险等，按物资的种类进行采购。要根据产品的重要程度和供应市场的情况，选择不同的采购战略。

（二）战略合作伙伴供应商的采购战略

企业与供应商的战略伙伴关系，是一种双方共赢、互相信任、共担风险和利润的企业合作关系。双方在长期合作中，会将商业市场交易行为转变为两大企业体系的内部交易，实现双方内部资源的交换，促进双方企业资源的保值增值。从企业的角度来看，长期战略合作关系能使企业生产活动所需的原料数量和质量都得到保证；而从供应商的角度来看，长期战略合作关系能使供应商的产品稳定销售输出，不仅能使供应商获得稳定收益，还能促进整个供应链的稳定运转。

（三）重要供应商的采购战略管理

采购战略是从战略的角度审视采购管理工作，通过对某一特定产品进行分析，根据服务需求有针对性地制定采购战略。在供应链环境下，企业要充分甄别有效的采购机会，合理规避风险，化挑战为机遇，增强企业对外部环境的适应能力。从历史数据分析结果可以看出，企业对重要供应商开展采购管理工作是十分必要的，可使用SWOT模型对供应商的特征进行分析，找出不同供应商具备的优势和劣势，以及其能为企业找出的机会和风险等，从而制定针对性较强的采购战略。

六、供应链环境下采购管理运作层研究

（一）组织结构扁平化

传统多层次、金字塔状的管理结构降低了企业不同管理层级的沟通效率和执行效率，冗杂的管理结构设计使企业中下层难以及时对管理决策作出反应。与此同时，企业高层也无法快速获知基层工作的实际反馈。在采购管理工作方面，企业各层级人员无法快速响应市场和客户需求，也就无法针对市场变化进行合理的调整，无疑增大了市场运营风险。而在信息化背景下，企业可对组织结构进行扁平化处理，减少纵向管理层次，削减作用较小的职能部门，将部分决策权下放到基层当中，从而提高企业管理效率。

（二）采购管理流程设计

在采购管理工作中，不仅需要实现组织的扁平化，而且需要协调好各组织部门的工作，完成对采购管理流程的再设计，要做好组织部门与外部环境的协调工作，具体可从两个方面入手。首先，企业内部信息与订单信息协调同步，应当注重采购需求信息与订单信息的协调一致，通过信息协调及时获取市场中的潜在需求，生产部和物料部根据市场需求制定生产计划和物料组织计划，业务流程随着以上计划的变动而发生改变。其次，内部资源战略协调。除了外部市场需求会对企业采购管理造成影响外，企业的物料采购还会受到内部资源的限制，如企业当前的采购计划金额超过采购资金预算，那么企业财务部和仓储部就会对采购需求和订单业务发出预警信息。

（三）采购管理系统研究

采购管理工作涉及采购、生产、仓储、销售等活动，涉及企业、供应商、消费者等主体。首先，企业会与下游消费者进行沟通交流，从而确定当前的市场需求信息，如产品价格、数量、交期、质量等，通过数据信息分析，制定市场需求报告。其次，企业还会与上游供应商进行交流，结合市场需求，向供应商提出自身的采购要求，包括物料质量、数量、价格、交期等信息。从系统整体上分析，第一，需要明确下游市场需求，第二，需要明确企业自身所具备的资源，第三，需要整合上游供应商信息，三个节点互相作用、互相协调，能促进供应链的稳定运转，减少各节点的经济损失。

（四）采购管理人才队伍建设

采购管理人才队伍建设工作可分为两个方面。首先，在思想层面上，企业要使采购人员明确采购管理工作是企业业务活动的重要组成部分，提高采购人员对采购管理工作的重视度。其次，在业务技能方面，企业要对采购人员进行纵向和横向技能培训，纵向培训是指提升采购人员个人专业素养，横向培训是指进行跨部门采购管理团队的构建，针对采购业务范围不断扩大的现状，实现采购活动的专业化分工。

七、供应链环境下采购管理技术保障层设计

（一）采购管理信息系统设计目标与原则

随着信息技术的成熟和普及，企业将信息技术与采购管理相结合已成为必然趋势。信息系统设计的目标主要是通过信息系统强大的信息收集和分析能力，实现办公系统自动化、信息传递无纸化，极大地提高企业内外的沟通效率，打破原有的信息孤岛的局面。要强调实用性原则、统一性原则和安全性原则。实用性原则是指信息系统要与采购业务紧密结合，帮助采购人员提高工作效率；统一性原则是指系统设计要采用统一的国际标准和工业标准，无须转换完成数据传输，满足其他系统连接的需求；安全性原则是指该系统要能确保数据库中信息数据的安全，可提供安全防护措施［3］。

（二）采购管理信息系统总体架构

企业能通过信息系统硬件设施和软件配置，实现与上游供应商和下游消费者的沟通交流，并将外部数据信息传输到企业数据库当中，实现对企业内外采购信息的管理。首先，企业应建立供应商和客户管理信息系统，外部供应商和消费者可访问企业的信息管理平台，实现彼此的信息数据交换，企业要对这些数据信息进行存储和管理。其次，企业还要建立内部信息管理控制中心，完成采购管理需求分析、订单计划及物料验收等工作，该控制中心还可对信息系统中的数据进行管理维护，为企业各部门工作的开展提供数据信息支持。

八、结语

在当前的经济环境下，各企业之间的市场竞争压力日益增大，引入供应链管理这一新型管理模式，能够有效提高企业管理的整体水平，增强企业的市场核心竞争力，帮助企业解决采购管理环节中存在的问题。因此，企业应当认真学习采购知识理论，加强采购人才队伍建设，分析总结采购管理的日常经验，将采购管理的战略与实践结合起来，使其成为企业与供应商长期合作的保障。