基于ERP环境的 制造企业内部控制研究

胡艳萍

（中国葛洲坝集团第一工程有限公司，湖北 宜昌 443002）

ERP管理系统的成功引入，使制造企业能提高管理的有效性、降低运营成本，给制造企业发展带来了巨大的经济效益。ERP环境下，制造企业内部组织管理结构在一定程度上已经趋于趋向扁平化，企业内部资讯控制权的层次已经有着明显性的减少，内外部管理人员更加容易直接得到更多相关企业资讯，而这种资讯的快速流动也必定会在整个企业内部逐渐形成类似动态资讯工作室的氛围。本文以制造行业作为研究对象，首先界定内部控制与ERP系统的关系，分析该行业中的企业在ERP环境下的内部控制问题，并提出针对性的解决措施。

一、企业内部控制概念及与ERP系统的关系

内部控制指的是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。而ERP是在使用现代化的信息网络技术的基础上，以市场和客户的需求为中心，结合企业现代管理思想，从而达到内外资源优化管理的一种方式。ERP与公司的内部控制是相辅相成的关系，二者不可分割协调配合。ERP系统的应用给企业内部控制制度的落实带来了巨大的便利性，ERP有助于内部控制的实施，在内部控制实施过程中，借助ERP系统可以更加直观的了解目前公司的运营情况。同时借助ERP系统可以进行风险防控，及时发现公司内部控制存在的风险，依据内部控制的职能作用，尽早采取科学可行的措施防范风险。

二、ERP环境下制造企业内部控制存在的问题

（一）ERP下内部控制制度不完善

我国企业在ERP环境下，采购销售以及生产管理等多个流程中存在一些不足，如ERP系统下产品采购过多、生产过程成本虚增等，而造成这一问题的主要原因是内部控制制度不完善。很多公司内部在新增加ERP系统后，却尚未制定相应的内部控制机制，而现有的内部控制机制无法满足ERP环境下的需要。企业在ERP环境下，并没有制定科学合理的内部控制制度，对公司内部的管理力度不到位。在ERP系统内的各个流程、各个环节的运作过程中，企业没有详细的管理制度作为遵循标准。

（二）ERP下对员工内部控制培训力度不足

ERP系统作为企业现代化的产物，自应用到企业内部控制中，其目的是为了提高内部控制的运转效果，让企业管理更加科学，减少人工操作和控制造成的误差。而ERP系统也会涉及先进的信息技术，需要相关工作人员具备这方面的知识和才能。但目前很多工作人员尚未接触到ERP系统，自身业务能力不足，再加上员工培训不充分，难以真正的掌握该系统的使用。另外，ERP作为全新的系统，更新速度较快，对工作人员技术水平的要求较高，由于员工技术水平更新速度慢，导致ERP下内部控制无法充分发挥其应有的效能。而公司仍没有意识到这一点，对相关工作人员采取的培训力度不大，造成ERP下内部控制没有达到应有的水平。

（三）缺少风险管理机制

制造企业核心项目的运行会伴随一定的风险。而这些风险具有不可知性，也无法提前规避。只能提前预防或是建立健全完善的风险预警机制，一旦风险发生，要在第一时间处理，尽可能减少对企业造成的风险。ERP系统运作时会产生诸如网络风险、信息风险等方面的风险。但目前很多制造业在ERP环境下缺少风险管理应急机制，对ERP日常运作过程中的风险没有及时管控。

很多制造企业的监督机制仍然体现在线上数据的异常变动，但对于其他方面的监督尚不足，也无法及时发现和识别各项风险，更缺少对突发事件的处理能力。特别是制造业企业与高精尖企业的性质不同，对于ERP技术层面的认知有限，更缺少对系统风险的安全监督管理，无法及时识别风险，以及及时管控风险。再加上技术人员的内控意识较弱。使得内部人员利用计算机舞弊的可能性很高。但通过上述分析得知，很多制造业企业内部各层对ERP技术层面缺少认知，对于系统安全监督也无法做到面面俱到，更是造成整个系统会少数技术人员控制，会造成系统运维中产生漏洞。

三、ERP环境下优化企业内部控制的对策

（一）完善内部控制制度

首先，企业要完善内部治理结构。实现董事长总经理和监事会三者鼎立局面，三者相互牵制，避免董事长独揽大权。并且，一切经济项目的决策也需要有董事会监事会和董事长三者共同讨论得知。通过完善治理结构来保证企业内部的决策更加公正，符合市场经济的需求，也能够避免决策的失误性，更能在ERP环境下，制定出更加符合企业未来战略发展的政策。

其次，要加强预算管理力度。预算管理作为内部控制中的核心部分。是对企业经济项目运行中支出的一个整体管理，将支出控制在一定规范内，避免支出过多而造成企业不必要的风险。特别是在ERP系统引进后，一方面是帮助企业快速实现战略目标，另一方面也是帮助企业经济项目的正常运转，更是对预算的一个控制。特别是在ERP环境下，企业的采购生产和销售都会通过系统记录。也能够时时刻刻监控企业对于各方面的开销和支出，方便管理者的了解，也能够对预算进行调整。因此，企业管理者需要加强预算管理力度，将预算管理观念贯穿到整个制造企业工作的始终。加强对内部财务部门工作的审视。

最后，财务部门的工作人员应熟悉ERP系统的操作运转，在ERP环境下更好地进行预算管理，严格控制每笔支出的开销，若是发现额外超支的部分，需要立即记录并上报。确保经过完善后的预算管理，能够符合市场经济对制造业企业发展的需求，也能够保证企业内部经济项目的合理开销。

（二）促使员工掌握ERP操作技术和知识

加强员工对ERP相关操作的认知，是ERP环境下制造业企业内部控制的又一优化措施。通过上述分析得知，很多员工由于自身业务能力不足或是年龄稍大缺少对ERP的了解。造成对ERP认知错误，甚至操作中会存在差错。对于各个层次和各个部门员工的培训，不仅体现在相关模块简单化的培训，帮助其了解日常工作的流程，更是要将员工的工作内容与企业未来的发展战略和经济项目相结合，保证员工每一次技能的提升都能够帮助企业快速的提高经济效益和目标的实现。特别是在引入ERP系统后，在员工培训过程中，更是要让员工熟悉ERP各个端口的操作。让其熟悉不同模块之间的关联点以及关键控制点，在此基础上熟悉自己的操作，这样才能够做到系统全面的学习和能力的提升，也能够保证操作人员在接受ERP系统的培训后，能够对相关工作得心应手。

对于高层管理者而言，也需要培训ERP的关键技术，提高专业技能，全面预算管理以及ERP管理授权等等。对于ERP方面的培训，高层管理人员并非短期能够达到。预期的效果而需要长期的坚持，因此对高层管理者的培训也不急于一时，而需要以长期且持续的培训来不断提高管理者的业务能力。此外，企业管理者还可以将ERP培训效果与管理者个人绩效相挂钩。通过奖惩来激发管理者的培训积极性，也能够更好地让企业内部工作人员掌握ERP使用和操作。

（三）加强风险管理机制

加强风险管理控制是ERP环境下，企业内部控制优化的又一策略。企业管理者需要意识到风险与机遇并存。但竞技项目运行过程中势必会存在一定不可知的风险。特别是在引入ERP系统下，更有可能出现操作错误或是员工内部舞弊以及网络黑客盗取等多种风险。由于ERP系统有着复杂性特点，其顺利运行也需要硬件与软件的配置以及网络系统安全维护。因此，要分别从以下几个方式来避免这种突发事件发生，并提高企业对于风险的预警能力和处理能力。

其一，当业务流程出现巨大变更时，信息系统的管理者也需要授权给相关工作人员进行重新地整理并审核，需要设置密码，设置全新的访问权限，而新设置的名单也需要经过相关主管的认可，特别是要对账号实施保密措施，避免网络黑客盗取，影响企业的经济运转。

其二，要创建用户角色，并在授权时要完全考虑到授权审批的情况，对授权审批情况严格把关，在授权审批的时候应注意权责分离，如将货物及资金账面上的流动情况由一个人负责，但库房内的实体货物及现金等则需要另外的人来承担这份工作内容。这样做是为了防止工作人员投机取巧，私自挪用公款或货物，然后再在账面上做手脚，从而可以顺利瞒天过海，损害公司的合法权益和整体利益。

四、结论

在市场经济高速发展下，企业内部控制更是要迸发出新的活力，帮助企业早日实现战略目标，提高经济效益。如何通过有效内部控制制度和信息管理系统，及时发现企业所存在的风险，并加以规避，则是企业管理者需要解决的重要事情。本文基于ERP环境下，对企业内部控制问题进行研究。认为制造企业应在内控制度、员工培训、风险管控等方面加大管理力度，本文的结论为企业管理者提高理论借鉴。