浅谈政府采购项目财务管理的发展探讨

黄健

（广东科技报社有限责任公司，广东 广州 510057）

自改革开放以来，各级企业不断优化自身的管理模式，并将提升自身综合实力与内部管理水平作为下一阶段的发展目标。财务管理是各级企业为获取最大利益化不断优化与创新的管理模式[1]。在政府采购项目中，企业采购不仅需要满足政府公共服务活动的需求，同时也要全面展现政府较高的服务水平与流动资金调转顺畅的现状，并且以法定方式、程序、方法来采购劳务、货物、工程。而如何降低企业的制造成本、采购成本及管理成本来提高综合管理能力及核心竞争力已经成为各个外包企业不得不考虑的问题。其中最为有效的方式便是实行供应链管理，而供应链之间的竞争体现在如何加强供应商的项目资金管理。

一、政府采购项目财务管理

政府采购项目财务管理中，对于采购程序的规范性需进行适时补充与优化，而且由于外包采购方的业务量都相对庞大，因而各部门需明确分工，将采购程序进行核对与调整，确保政府采购业务顺利、有序、高效地进行，同时外包采购方还需专门派人负责采购环节，建立一套完整且独立的采购程序。与此同时，外包采购方还需为财务部门正确组织会计核算，以便于采购部门及时了解政府采购的动态情况，为其提供最有利的采购条件。采购的程序通常先会得到财政预算批复，待整理及收到准许条件内的采购资金后，便要与采购部门和财务部门商讨，确定采购项目最后的资金支出量，并将其与预算资金相比较，满足最低资金量需求。采购需求部门也需提交政府采购需求表与审核需求表，才能提交政府采购需求表，而在采购需求部门接受政府采购服务后，便可办理资产验收等手续，最终外包采购方财务部门依据财政入账通知书和采购发票验收单等登记入账[2]。

采购环节中所涉及的财务控制最有效的手段便是核查各种凭证，从正确性入手，审查订票、运费等等各类凭证，重点审查凭证数额、公司等等，辨别真假，若是凭证与实际信息不符则立即扣押或拒付，待其手续完备后方可货到出款，以确保政府采购的规范运行。政府采购所涉及的面较广，在采购环节中所出现的事务较多，而采购部门内部的财务管理模式也具有差异性，因而政府必须加强政府采购的财务管理，而外包采购方也应将采购环节中涉及的各方面事务简单有序化，使得政府采购真正为外包采购方的资金管理服务[3]。

二、供应商项目财务管理影响因素及优化策略

（一）供应商项目财务管理影响因素

1．内部因素

为了实现对项目财务的管理，首先要从供应商内部进行分析。供应商接到外包项目后，会受到许多因素影响。部分供应商在外包政府的采购计划时，可能受到以往采购思想的局限性，通常会浪费大量的时间及精力，或对项目管理要求及体系要求的不熟悉，导致交付进度变慢，为双方带来损失。采购员可有效决定采购活动的失败或成功，如素质较低的采购人员可能出现失职行为，不仅可导致成本变高，还会让公司蒙受不必要的损失。随着信息系统应用逐渐深入，采购员可利用现代化信息技术工具，建立采购系统数据库，利用大数据对采购项目历史信息进行分析，分析历史采购数据及如今采购物品单价，进而进行有效的财务管理，提高决断的准确性。

其次，部分供应商财务管理未按照相关法律、法规展开工作，导致工作随意性较大，运行不规范，严重影响了会计工作的真实性。同时，还体现在预算执行不严格，随意增加预算外费用等套设资金情况。部分企业供应商尚未创建起完善的监督约束体系，将大部分精力投入采购，且忽视了对财务的监管。会计核算时并未有效反应项目成本，没有按照相关建设内容及标准进行核算，一定程度上造成了成本不实[4]。

2．外部因素

项目的外部因素对财务管理有直接影响。供应商控制着采购成本，对项目的成功及企业的日常经营有深远的影响。同时，国际环境、经济技术、政治法律、文化因素等方面都会对采购产生相同的影响。因此在进行采购项目时，完成采购前的市场调查必不可少。若在采购一些发展较快的物料供应项目时，可针对行业特点制订采购计划，进而降低采购成本。

（二）供应商项目财务管理优化策略

1．供应商对项目进行财务管理优化可保证采购按照一定有序的方式进行

对项目进行全面的预算管理，可帮助供应商对项目成本进行有效的控制，对相关人员起到制约及管理的作用。供应商要想做好全面预算管理，就首先要转变传统管理理念，对需要采购的物品列出清单，基于实际情况安排采购人员进行方案设计，同时召开会议对方案进行讨论，选出最合格、实现程度最高的方案。最后安排合格的采购人员进行采购，以实现高质量的财务管理。换句话说，供应商进行预算管理时，不仅可对不同采购物品进行有效的选择，还可最大程度上提高项目完成度，充分保证了采购的有序性。因此，项目的全面预算管理与供应商项目财务管理明显相关。

2．构成全方位的财务监控体系

项目管理的重点部分是财务管理。以往部分实例表明，供应商在采购项目方面出现纰漏的原因多是财务管理监督体系不完善，导致财务人员工作不细致、不认真。这证明当前的财务监控体系有一定问题，不仅会影响此次采购任务，还可能会对今后的其他项目造成影响，因此需要进行改善。全面制定监控制度可通过全方位管理供应商投入的人力资源、时间、资金等，进而增强企业财务管理的有效性，确保企业在市场竞争中的优先地位。

3．除了进行财务预算管理及构建全方位财务监督体系之外，推进财务管理的落实亦十分重要

财务管理人员的素质可直接影响到财务管理的优劣。良好的财务管理员可自行提高财务管理能力，并积极进行自我监督、自我反思，这也是供应商完成项目的重要保证。而采购员的素质与供应商的工作效率亦有明显关系。一个合格的供应商不仅会对员工的积极性进行赞赏，还会积极开展项目，以提高财务管理人员及采购人员的积极性。比如，供应商可根据采购人员及财务管理人员特点制定有效机制，将财务管理的理念落实到相关工作岗位，并帮助员工在心中形成一个动态的、积极的管理体系。此外，供应商还要积极调动员工创造性，鼓励员工说出自己内心的想法并不断调整业务能力及思想素质，并安排财务管理人员与采购员进行交谈，以帮助财务管理高效运行。

三、供应商采购项目资金管理措施

（一）小额采购及大额非经常性采购

小额采购涉及的金额不太高，数量较少，但是供应商在采购物品时需保证采购价格不高于市场零售价格。采购人员可通过当面询价或电话询价的方式对多家店铺报价进行分析，同时回顾以往物品采购价格以及网页查询一般采购价格，进而在快速落实项目设计的基础上，完满完成采购项目。

大额或非经常性采购可采用分析成本法。采购人员通过分析供应链的成本结构分析总成本。由于大额非经常性采购货品的特殊性，采购人员需根据采购具体项目时间安排进行采购，若供货周期不理想导致项目无法如期完成，不仅会损失供应商的信誉，还会造成政府项目进度失控。

（二）进口商品

采购人员在采购进口商品时，需要自行查询相关采购信息，不仅需关注税费扣除情况及报关流程，还需对进口商品的汇率等进行适当的选择。此外，在选择物流方式时，采购人员可在符合项目成本预算的基础上，选择合适的物流代理。

四、结束语

政府采购项目财务管理关乎着国家和民众的根本利益，在现代化社会中，财务管理制度正在不断优化与创新，连接着政府日常政务活动与公共服务活动开展的需求，相对于政府采购工作来说，若是采购项目财务管理中的任何环节出现纰漏便会极大浪费国家资源，扩增财政支出。因而政府结合现阶段财务项目管理薄弱环节后，需尽快明确关于财务采购项目财务管理的制度与流程，并在外包采购方的辅助下，加强监督与机制优化。

提高供应商财务管理监督意识并完善相关制度可有效保证成本，节约采购资源、提高采购效率。提高对项目资金的管理包括在采购人员、采购时间、采购成本等进行控制，单次降低采购成本而不顾及其他项目环节的利益无法得到有效财务管理。所以在进行项目财务管理时，不能只对采购货物的价格进行考量，还需考虑货源充足性、供货速度及服务质量。同时，供应商不能只从成本上提高对项目资金的管理，还要从整个项目来判断成本降低的收效。因此，供应商可通过合理管理项目资金保证政府采购的利益最大化。