浅谈当前企业档案管理的重要性

阿亮

（西部钻探工程技术研究院，新疆 克拉玛依 834000）

企业的发展离不开企业的档案管理工作，采取与时俱进的现代化技术作为管理手段，有利于增强企业的档案管理能力，更新传统的企业档案管理方式，从而更好地适应社会的发展。目前，企业档案管理工作还处于发展阶段，如何打破固有思维、推进企业档案管理工作的现代化，是实现科学和规范的档案管理面临的重要问题。

一、企业档案管理工作现状及问题

（一）意识薄弱且缺乏重视

档案管理工作意识薄弱，主要原因有三方面。第一，领导意识薄弱。领导的档案管理意识和监督力度不够，对基本的档案工作没有全面的了解，各部门的相关管理人员对档案管理的认识过于模糊，档案和业务被剥离开来。第二，对档案管理工作不够重视。归档阶段过于粗糙，以至于资料不齐、积压，甚至出现文件资料流失的情况。第三，主观能动性较差。有的企业对于档案的管理工作太过敷衍，工作流于表面，常出现形式大于内容的情况，忽视了基础的档案管理工作，责任心不够强，无法做好档案管理工作。

（二）档案管理力量较为薄弱

企业档案管理人员多为兼职，业务能力、相应的责任心以及素质参差不齐，容易出现以下问题：第一，队伍不稳定；第二，岗位所需的储备知识欠缺，导致相关的管理不够完备和规范；第三，对工作内容的重要性欠缺认识，平时随随便便，不注重基础的收集、管理、归档等工作，年底临时突击，导致档案价值低，质量上不去；第四，业务素质不高，档案管理人员业务水平跟不上，任务质量低、往往出现材料不全、文件乱序、标题不准等问题，难以满足现代档案管理的需求。

（三）档案交接工作易被忽视

档案交接工作之所以被忽视，究其原因，还是由于领导意识不足，对档案管理工作不够重视，对交接工作的认识不够，片面地认为档案交接只是钥匙的交接，故而不过问相关的准备工作，甚至不参与档案监交，以至于交接工作不按流程、含糊不清、责任不明确，造成档案的管理脱节。

（四）管理与服务脱节

档案管理与服务脱节主要有以下几个原因：第一，缺失个别档案资源。因为保管不善或其他原因，个别档案出现不完整或断代的情况，相关的分管人员为了自己方便，就自行保管档案材料，拒不上交档案室集中管理，长此以往，就会出现某些重要材料损毁和丢失的情况。第二，重保管轻利用。在一些企业中，档案管理人员多注重档案的保存，而对于档案资料的一些应用却视若无睹，并未将档案当作一种资源，对其进行战略规划，以提高效率、降低成本，最终导致信息资源的闲置。

（五）档案管理信息化建设滞后

在现今发展极其迅速的时代，企业档案信息化建设已经成为必然要求。但是现在很多企业还是在用原始的人工手抄档案，不仅效率低下，也不利于科学化管理。要想实现企业档案管理信息化，企业就必须花费人力、物力、财力，配备相应的硬件设施，这样才能建立起企业档案的数据库，提高企业的竞争力。

（六）多媒体技术的整体应用不足

随着现代技术的发展，多媒体技术在档案管理工作中的应用十分重要，可以通过多媒体构建档案管理和视听阅览室等，并利用相关的计算机网络技术、通信科技和设备等为使用者提供相关的服务，以实现多媒体技术的整体应用。但目前多数企业在运用多媒体技术这一块仍存在问题，具体表现为缺乏相应的认识、经费来源不足、查阅习惯有待养成等。

二、企业档案管理工作的重要性

企业档案管理工作与企业的发展密不可分。企业档案详尽地记录了企业的经营状况，是企业经营的第一手资料，也是企业进行科学分析、风险评估、制定决策的支持性资料。企业档案管理服务于企业的发展，可以帮助企业提高科技储备能力、创新能力、抗压能力、抵御风险能力、企业信誉度等，有利于企业树立良好的形象，进一步开展相关工作，丰富企业文化，增强员工的归属感。

（一）为企业的发展提供保障

随着市场经济体系的不断发展与完善，企业的数量呈上升趋势，规模也在不断扩大，而由于企业的发展需要，企业所存的档案数量也在不断变多，企业的档案管理工作也变得更为复杂，相应的管理压力也在不断攀升。

（二）促进企业文化建设

企业文化关系到企业的形象，是企业发展的内在动力，也体现了企业的核心竞争力。档案作为一种记录资料，是对企业文化的记录、保存和延续，是企业文化的载体，企业通过科学开展档案管理工作，可以使优秀的企业文化得以存续，并不断发挥其作用，推动企业的发展。因此，科学有效地开展档案管理工作不容忽视。

（三）有利于企业的发展

企业档案管理工作是企业发展的动力。随着企业的不断发展和完善，企业对档案管理的应用越来越广，其程度也越来越深。信息化档案管理是企业档案管理的重要工作，随着时代的发展，信息化的管理越来越重要，建立档案的信息化系统也显得十分必要。信息化档案系统的建立为档案的管理提供了便利，提高了企业档案管理的效率，使得企业相关的档案信息被充分运用到相关工作中，完善了企业的内部运营机制，使档案管理工作可以更好地服务于企业，进而促进企业的发展，为企业的发展提供源源不断的动力。

三、探索企业档案管理工作新模式

（一）加强档案管理制度的建设

企业的发展离不开企业档案的管理，完善档案的管理工作，建立现代化的制度，进行企业的档案管理工作是目前企业必须开展的工作内容。档案管理工作的顺利和高效开展，要求企业充分了解自身的实际情况，做到具体情况具体分析，针对性地制定相应的管理制度。同时，要明确档案管理工作的基本流程，确认每一个相关环节，档案的信息建立、保存、使用等环节都必须落实，以达到档案管理工作的目标，并确保其规范化进行。

（二）加强档案管理的信息化建设

社会的变化推动了经济的发展，而经济的发展使得信息化技术应运而生。信息化技术的普及、推广以及应用已成为当下的发展趋势，随着其范围和深度的不断扩大和增加，企业在档案管理中有必要加强档案管理的信息化建设。

（三）对档案管理机制适当创新

企业的档案主要记录了企业的各部门信息，如人事调动情况、特殊技术人才信息等，当中涉及的一些信息在相对应的机构工作中具有不可替代的参考价值。传统的档案管理工作呈现形式往往较为单一，各个部门间的独立性较为突出，部门间缺乏互动与交流。在其他部门眼中，档案管理部门就是储存企业文件的地方。在当前的环境条件，这种传统的观念必须被打破，企业需加强各部门之间的联系，促使档案管理工作发挥其效能，为各个部门开展工作提供方向和指导，将各部门紧密联系起来，这样才能充分发挥档案管理工作的价值。

（四）加强档案管理队伍建设

档案管理工作的主体是档案管理人员，想要充分发挥相关人员的主体作用，就必须进一步加强企业档案管理队伍的建设。加强档案管理人员队伍建设的具体做法有以下几点：第一，适当加强培训。加强对档案管理人员的培训主要可分为三个步骤：首先，引导员工全面了解档案管理工作的环境，并熟悉相应的业务内容，为后期档案管理工作的开展打下坚实的基础；其次，对重点问题进行针对性分析，对于具体的实施过程，要详细讲授工作过程，并引导相关人员学习和训练，可采用老员工带新员工的方式；最后，注重查缺补漏，通过模拟情景，让员工进行实训，并安排相关人员监管，及时发现问题和不足并进行沟通，必要的话还要进行回笼培训，以确保参训人员达到要求，掌握相关工作技能。第二，考核测试。为确保培训的质量，在基本的培训完成后，需设置相关的考核测试活动，通过具象化的考评环节，进一步确认培训人员的培训情况，确保达到预期的效果。

四、结语

企业档案管理工作的开展，会影响企业的运营情况，因此，要通过多个方面来完善企业的档案管理制度，使档案管理更好地服务于企业，这是企业可持续发展的重要保障。