应用电子发票对企业财务管理的挑战探讨

崔卫萍

（中国石化销售股份有限公司 陕西宝鸡石油分公司，陕西 宝鸡 721000）

一、引言

随着信息技术的高速发展，电子发票适时诞生。相对于传统纸质发票，电子发票不用消耗纸张，可以通过网络在线认领、开票以及入账，最大限度地降低了企业在财务管理和会计核算方面的经营成本。并且电子发票在版式上与传统纸质发票完全一致，也具备相应的纳税人签章和防伪技术，因此2015年国家税务总局大力推行的电子发票，一定程度上促进了财务管理信息化的发展进程。但由于电子发票自诞生到现在只有5年左右的时间，在实际应用中也存在一定的问题，如标准不健全、档案管理难度大、存在安全隐患等。因此，随着越来越多的企业开始使用电子发票，企业自身和政府应当不断完善电子发票的应用，以使其更好地落地生根和发挥应有的作用。

二、电子发票的发展历程和价值

（一）电子发票诞生的背景

随着“互联网+”和相关信息技术的高速发展，我国很多企业选择通过电子商务渠道来开展业务，网络购物、在线支付已经成为社会常态。为了规范在线交易行为，同时解决在线购物开票麻烦的问题，杜绝电子商务企业避税、漏税行为，2015年国家税务总局发布了“互联网+税务”行动计划，提出要推动税务活动和信息化应用深度融合，加快税收现代化建设进程，在其中还将“互联网+电子发票”作为行动计划的重要内容。因此电子发票的产生和应用对政府和企业具有双重意义，一方面电子发票的产生可以帮助税务部门更好地对企业实施税务征收和监控；另一方面，电子发票也可以帮助企业规范经营管理，更好地预防经营风险。

（二）应用电子发票的意义

1.提高财务管理效率。与传统发票相比，电子发票在开具时所需的时间成本更少，环节更为简便。传统纸质发票在开具前需要大量时间对相关材料进行汇总、梳理和装订，要耗费大量的人力和时间成本，且票据都是手工开具，容易出现一些低级错误。而电子发票会伴随业务的实际发生自动生成，无论是便捷性还是准确性都有质的提升。

2.节约经营成本。纸质发票本身是有成本的［1］。从纸质发票的开具过程来看，需要购置税控机、开票专用的打印机以及配备相应的纸张，除此之外，发票的粘贴、录入和邮寄也会消耗大量的人力和物力。根据相关数据统计，一张纸质发票的成本在1～1.5元之间，在推行电子发票之后，一个大型电商企业平均每年能够节约1亿～2亿元左右的成本。

3.维护消费者的权益。在电子发票正式推行之前，为了避税、减少经营成本，在业务发生之后，某些企业存在不主动开发票的情况，这对国家和个人利益都造成了损害。随着电子发票的普及，国家能够及时征收税款，而个人能够通过平台自助查询、下载、打印消费产生的发票用于消费凭证或者报销等，在一定程度上维护了消费者的个人权益。

三、电子发票推行给企业财务管理带来的挑战

作为国家税务改革的重点内容，电子发票的推行降低了企业在发票管理方面的经济成本和时间成本，使发票开具变得更为便捷和高效。但需要指出的是，电子发票在给企业财务管理带来便捷的同时，也带来了一系列的挑战，主要集中在以下几个方面。

（一）重复报销难以识别

电子发票通常在业务发生时直接产生，一般由消费者直接要求之后发送到指定邮箱，具备可以重复打印的属性。不同于传统纸质发票只能报销一次的特点［2］，电子发票的源电子件掌握在消费者手中，如果重复打印、重复报销，在企业不存在可以快速、准确识别的方法的情况下会造成重复入账的风险，这是企业在财务管理中亟待解决的问题。

（二）发票档案管理难度大

如今，随着电子发票管理的日益规范，财政部和国家档案管理部门对电子发票的管理提出了新要求，即企业不能只保留电子发票打印件作为入账凭据，需要同时保留打印件的源电子凭证。然而在实际工作中，大部分企业在管理电子发票时，并没有做好与传统纸质发票的区分，依旧采取统一的管理方式，也没有建立针对电子发票管理的制度。对于电子发票尤其是电子发票的电子件的管理处于混乱无序的状态。

（三）存在安全隐患

电子发票的开具和传递主要依托计算机和互联网进行，伴随着电子发票的应用领域和覆盖范围越来越广泛，一旦网络、电力出现故障，就会给电子发票的使用带来困扰。同时，如今开放的网络环境也对电子发票数据和内容的安全提出了挑战，如果不法分子利用网络漏洞篡改电子发票，就会给企业的财产造成损失，这也对企业的网络安全维护能力提出了挑战。

（四）业财一体化管理尚未在各类交易模式下实现

电子发票产业改变了过去只能由销售方开具发票的情况，这一模式在如今的许多电子商务网站中已经得到了普遍应用，消费者可以根据需要在电子商务平台选择合适的时间开具发票。但目前这种应用模式主要集中于B2C 的交易模式，B2B 交易中尚未广泛应用。因此，未来企业应当积极探索，在各类交易模式下实现“业务—财务—税务”一体化管理。

四、应对电子发票给企业财务管理带来挑战的具体对策

（一）搭建电子发票管理系统

对于如何避免电子发票重复报销、反复入账这个问题，目前的主要方法是人工将当前报销的电子发票和已报销的电子发票进行比对查验，但这种方法需要大量的人力资源进行长时间的对比和收集，且随着电子发票的增多，比对查验的难度和人员的工作强度会逐渐加大。因此，企业应当借助信息化手段，通过构建电子发票管理系统来进行发票比对查验，同时建立完善的数据库，对已报销的发票做好记录与分类，提高发票查验、对比的便捷度。

（二）规范电子发票档案管理

做好电子发票的档案管理，首先要深入领会国家档案局和财政部的要求，将电子会计凭证纳入日常财务管理的范畴；其次要结合企业内部的日常管理流程，建立健全电子发票管理制度，规范电子发票收集、递交、保存的格式及方式；最后将电子发票的管理细则融入企业的日常工作，业务部门应当做好电子发票真实性的初步查验，财务部门应当做好电子发票的审核，对于填报信息不正确、不完整的，及时要求经办人更正［3］，对于符合规定的电子发票，则及时进行报销，保留电子原件，以备后续使用。

（三）做好网络安全防范

网络技术的高速发展往往伴随着网络安全隐患，如何保障电子发票开具、传递、保存中的安全是企业亟待解决的问题。一方面，企业应当聘请专业人员建立一套财会信息安全系统，保障电子发票使用过程中的安全；另一方面，要做好对当前财会人员的培训和教育，提高其对信息安全的重视度，并积极开展对财会知识和计算机知识的学习，以应对可能出现的各类电子发票信息安全问题。除此之外，企业日常开票的计算机要保证专机专用，定时进行安全维护和数据备份。

（四）积极打造“业务—财务—税务”一体化模式

为了打造“业务—财务—税务”一体化的管理模式，企业首先要借助新一代信息技术搭建交易平台，完善业务办理、自主开票等模块内容，打通企业、银行、税务孤岛，探索B2B 领域内电子发票应用的深度，推动电子发票开具，在全交易模式下实现及时性和准确性。其次，企业必须从管理层到基层员工都提高对电子发票的认知度，明白开具电子发票过程中的要点和规范事项，尤其是财务管理部门要率先做好表率，牵头推动税务积极融合业财管理模式，打造真正的“业务—财务—税务”一体化模式。

五、结语

推动电子发票的运用既是信息化时代对我国企业财务管理提出的新要求，也是我国税务改革的重要内容，关乎个人报销和税务征收，对于促进我国财税发展具有重要意义。为了应对电子发票对当前企业财务管理提出的新挑战，企业首先应当自上而下深刻认识推行电子发票的意义，认真落实政策指示，做好电子发票信息系统建设，同时对电子发票运用过程中产生的网络安全隐患做好防范，加强对财务专业复合型人才的培养，推动财务管理观念向智慧化、信息化方向转变。实现“以票据为核心”的发票管理模式向“以信息为核心”的发票管理模式转变，积极应对电子发票应用过程中产生的困难和挑战，把挑战转化为机遇，真正发挥电子发票应有的作用。