医院新冠肺炎疫情防控档案的收集与利用工作探讨
——以青岛大学附属医院为例

文·徐淳

疫情防控档案是全国人民打赢疫情防控阻击战的真实记录。医院作为抗击新冠肺炎疫情的最前线，是各种形式、各种内容、各种载体防疫抗疫档案材料和数据的原发地和主要来源之一。疫情防控档案对医院开展疫情防控、临床诊疗、鼓舞士气、宣传正能量等方面具有重要价值。青岛大学附属医院（以下简称青大附院）作为青岛市救治新冠肺炎的定点医院，不仅发现并治愈了山东省首例患者，派出全省首个奔赴疫区医生，并且相继派出143名医疗队员驰援武汉。本文以青大附院为例，围绕如何做好疫情防控档案的收集与利用进行分析与探讨。

一、医院新冠肺炎疫情防控档案收集与利用的意义

医院在抗疫过程中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料、医疗数据、救治方案、宣传报导等，是医院抗击疫情、救治病患的重要历史记录，蕴含大量知识、经验和教训，对推动医院管理高质量发展具有重要意义。

医院疫情防控档案内容包含范围广，既有医院的决策部署文件、各类防控工作组构成、职责、工作方案、实施细则、院感防控举措要求、后勤保障、处置流程等，还有请战书、抗疫日记、英雄事迹、纪实报道等等材料；载体形式多样，既有纸质文件，也有电子文件；既有实体档案，也有反映抗疫历程的大量数码照片、视频资料等。对庞大的抗疫信息进行科学整合，不仅能够总结抗疫经验、借鉴资治，还能够有效促进医院提升应急反应能力。

医院疫情防控档案详细记载了患者病情及各项处理措施、患者体征状况及应对、专家会诊意见等等，汇集、分析这些数据对今后病患的救治提供了详实的参照，能够帮助专家全面准确分析新冠肺炎的规律和特点，确立更加切实有效的治疗方案。同时，这也是研究有效避免发生院内感染的第一手资料，为确定医院感染重点部门 、重点环节、重点流程、危险因素及相关干预措施及职业防护培训提供科学依据。

医院疫情防控档案是医院抗击疫情的真实历程和生动场景的写照，包含文字、照片、视频各种形式的档案材料，图文并貌，生动鲜明。全方位、多渠道、创造性做好抗击新冠肺炎疫情档案的收集、整理、编撰及利用工作，势必会激发广大医务工作者的斗志，增强必胜的信念。不仅为宣传医院文化理念提供素材，而且在潜移默化中对职工、患者和社会各界人士进行宣传教育，震撼心灵，引发共鸣，更好促进医患和谐，扩大医院影响力，有效提升医院文化建设，助力全面打赢疫情防控阻击战，扎实推进档案事业发展。

二、医院新冠肺炎疫情防控档案的规范收集

2020年2月，国家档案局紧急印发文件《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，并及时提请中办、国办转发《国家档案局关于做好新冠肺炎疫情防控档案工作的意见》，明确疫情防控档案管理原则，对做好疫情防控档案资料的收集、整理、保管、利用等工作作出整体部署，指导各地区各部门有序开展疫情防控档案工作。

（一）明确医院疫情防控档案的收集归档范围

青大附院档案科按照国家、省和青岛市档案局关于疫情防控工作文件材料归档范围的具体要求，在总结以往工作经验的基础上，制定医院内部抗疫档案材料归档分类方案及归档范围，能够有效保证医院疫情防控档案“应收尽收、应归尽归”。具体分为文件材料类、医疗诊治及技术类、宣传报道及荣誉类、书信日志及创作类、其他类共计五大类。其中，文件材料类主要包括医院建立疫情防控工作机构、协调机制、制度规定及医院有关疫情防控工作的重大部署、规定、通知、通告、简报，上级有关主管部门下发的相关工作部署、要求、规范、制度及上级有关部门来院检查督导工作的相关工作材料；医疗诊治及技术类包括接收、诊治确认和疑似病人过程中形成的治疗举措、方案、处置原则、病情监测、会诊情况汇报、相关医疗数据等；宣传报道及荣誉类包括各类新闻媒体、自媒体、社交媒体在采访过程中形成的纪实材料和各类医院宣传报道材料、获得的表彰及荣誉材料等；书信日志及创作类包括抗疫期间援鄂医疗队与家人的书信往来、心得体会、日记、“请战书”及相关文学创作等；其他类包括相关疫情防控工作的数码照片、音视频材料和实物等。

（二）提高医院疫情防控档案工作效率与质量

充分利用青大附院档案工作管理网络，与宣传部门密切配合，建立各职能部门兼职档案员、各临床业务科室宣传员全方位、全覆盖的网格化工作机制。青大附院档案科专职档案人员全程参与，指导各职能部门兼职档案员做好疫情防控档案材料的收集和移交，各兼职档案员根据归档要求，担负起收集和初步整理各类疫情防控档案工作的责任。同时，加强与各临床一线业务科室宣传员、援鄂医疗队宣传员保持密切联系，整体协同作战，建立连动机制，有效提升团队作战能力，获取第一手资料，确保医院疫情防控档案收集齐全完整，真实、全面、完整记录医院在抗击疫情的各个方面。

（三）全过程、多渠道、多类型收集医院疫情防控档案

在强化责任意识、档案意识的同时，将档案工作贯穿于医院防疫抗疫的整个流程，打破之前按年度归档的要求，确定疫情防控档案作为重大事件档案材料，不受时间限制，可按阶段、按专题快速集中归档，重要疫情防控材料、电子文档、数码照片、音视频材料可即时归档，并加强对由文字、照片、视频等组成的社交媒体档案、网页信息资料的收集与整理。在收集档案的过程中，多措并举，统筹推进，除了常规收集渠道外，注重一线抗疫材料的收集，确保疫情档案的真实性、完整性、原始性，为真实记录与还原青大附院人众志成城、奋力抗击疫情的历程奠定基础。

三、医院新冠肺炎疫情防控档案的创新利用

（一）及时整理、汇编、发布，提供有效利用，助力抗疫

档案保管的最终目的是为了利用，开放档案、开展服务是档案工作中的中心环节。医院疫情防控档案的内容和载体具有广泛分散且数量庞大的特点，如何从井喷式的信息中，整合出有利用价值的材料，及时提供决策依据和参考，青大附院档案科采取边收集、边整理、边筛选、边汇编、边发布的策略，及时跟进疫情变化和医院重大决策部署，整理、编撰《印记·白衣执甲——2020年青岛大学附属医院抗疫资料汇编》。全书以档案材料形成时间为主线，分为《援鄂篇》和《青岛篇》。前者由壮士出征、先进事迹、书信日志、处置战果四部分组成。记录了疫情突发，“白衣战士”临危受命，驰援武汉等一系列可歌可泣的动人场景。后者记录了青大附院人为打赢疫情防控阻击战忘我工作，科学救治，舍小家为大家的真实历程。全书包含央视新闻、青岛日报、青岛新闻网、大众网、半岛新闻等多家媒体共计316篇报道材料，1207张珍贵的抗疫照片。该书详实记录了青大附院防疫抗疫的许多宝贵经验和可歌可泣的英雄事迹，从“一线”医护、患者、“逆行者”及家属、医疗技术支持、后勤保障等多个角度展现了为抗疫取得最终胜利，所进行的艰苦卓绝的努力，客观、全面地记录这场没有硝烟的战争，受到省、市档案馆和医院领导高度评价。目前，已被山东省档案馆和青岛市档案馆收藏。

（二）以电子文件档案综合管理平台为依托，建立青大附院防疫抗疫专题数据库

医院疫情防控档案来源广泛、内容庞杂、载体形式多样，只有在前期进行甄别、筛选的基础上，才能在今后的利用工作中更加有的放矢。一是对不同价值的档案进行分类管理，有借鉴和利用价值的重要防疫抗疫档案，实行纸制档案、电子档案“双套制”保管，即对纸制版的档案进行扫描，并与电子文件档案综合管理平台在数据库中相挂接，这样能够保证快速、有效地查找对应的档案材料，及时提供利用和参考。二是重视数码照片、音视频档案的管理。对前期收集的1207张珍贵的抗疫照片及相关音视频档案制作分类目录索引，并与电子文件档案综合管理平台相挂接，做到查找精准、调阅便捷。三是系统、规范地收集、整理防疫抗疫过程中各类档案材料，加大对数据进行整合、分析、统计的力度，建立针对性强、更有价值的专题数据库，助力医院事业发展，提升档案工作影响力。