如何做好电子档案管理的保密工作

张懿宁

（齐齐哈尔市信用信息和营商环境监督举报中心，黑龙江 齐齐哈尔 161000）

在电子档案管理的过程中，大量的文件通过互联网发布和传播。电子档案通过网络传输的时候极易被泄露、改动、偷窥和篡改。除此之外，病毒可能会在电子档案发布、接收、保存和归档等某一环节中出现，办公自动化作为电子档案管理的一种重要形式，在如此恶劣的网络环境下，可以想象到一个小的疏漏就可能造成不可预计的损失。为确保电子档案信息安全，需要根据单位内部的具体状况，不断提高电子信息档案管理保密工作整体水平。

一、电子档案管理概述

（一）电子档案的优点

电子档案主要以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容尤为丰富。

（二）电子档案的缺点

电子档案虽然能够存储大量的信息，但是存储信息的载体却存在不稳定性，如果在存放过程中，受到外界环境影响而导致载体损坏，那么档案信息将一并损毁。此外，电子档案的安全性不如纸质档案，如果计算机遭到病毒或者黑客入侵，可能会出现档案信息被修改或者删除，并且很容易消除修改痕迹，档案信息的真实性将受到考验[1]。

二、电子档案管理的现实意义

（一）有利于实现电子档案资源综合利用

伴随着信息技术的深入发展，电子档案管理工作中充分融合现代化信息技术，通过档案管理系统和其他相关软件对档案开展管理、开发和运用。可以通过大数据技术开展电子档案管理工作，从而达到高效地开展电子档案立卷归档、传输和查阅、检索等工作，还可以充分满足新主体的各项要求，提高档案管理工作质量。此外，通过大数据电子档案管理工作可以降低档案管理工作中人工成本支出，从而可以集中处理档案工作。

（二）有利于节约档案管理成本，实现档案长久保存

电子档案作为数字化和数据化的展现形式，可以方便存储到硬盘和云储存系统、计算机等终端，很大程度上降低了档案管理费用。适合档案事业发展要求。由于传统纸质档案管理过程中对管理环境要求比较高，很容易受到害虫等物理和化学变化的影响，并不能长期保存，很容易出现损坏的情况。反之，电子档案有效的防止出现以上问题，可以长期保存到某个终端。与此同时，电子档案可以很快被复制和传送，方便单位开展其他业务活动[2]。

三、电子档案管理中保密工作存在的问题

（一）档案管理人员保密意识薄弱

在传统职业教育与岗位教育的影响下，大多数档案管理人员都能做到对电子档案不动口、不动手。但对电子档案的保密工作缺乏应有的重视。部分档案管理人员会利用公共计算机登录系统，查阅和传输文件档案，或将未设置访问权限的档案管理系统交由其他岗位人员临时管理。殊不知这些危险行为会增大档案信息泄露的隐患。

（二）电子数据安全性不足

面对电子档案不断发展背景下，在档案资料中涉及了较多的机密文件和信息，而不少电子信息管理系统缺乏较高的安全性能，同时通常借助第三方软件进行电子文档的保存和传递，因此使电子文档数据的安全性受到威胁。另外档案资料信息还会受到黑客等非法入侵者的攻击，使电子数据信息存在泄露、篡改以及损坏等风险，对电子档案数据的安全性造成严重影响[3]。

（三）档案保密技术落后

随着科学技术发展，网络环境的开放化与数据信息的共享化，这在一定程度上加大了档案保密工作的难度。现代信息技术在窃密领域的应用，进一步激化了窃密与反窃密之间的斗争，加重了单位电子档案管理工作的负担。与此同时，由于我国在档案保密技术研发方面的起步时间较晚，也使得档案保密技术的研发进度远远落后于网络开发进度，且档案信息安全防范能力也有待提高。

四、电子信息档案管理保密措施

信息时代的到来改变了传统的办公方式。电子档案快捷方便的特点给人们带来了更加高效的办公体验，成为工作中不可或缺的主要信息载体。但是电子档案也面临易篡改、删除、复制等缺点，其安全问题得到单位的普遍重视，电子档案的安全管理也成为档案学领域的研究重点。

（一）提高档案管理者保密意识

电子档案管理人员需要做好档案管理工作以及保密监督工作。管理人员在档案保密工作中扮演着不可忽视的角色，直接影响了档案安全。因此，应采取有效措施不断提高档案管理人员的保密防范意识，加强档案保密培训工作，工作人员应不断提升保密防范意识，坚持严谨的工作态度，不断提升档案管理人员的职业素养及业务能力。同时，从始至终做好档案管理保密工作，并在工作中积极渗透风险防范意识，努力规范自身行为，防止秘密信息泄露。档案管理部门也应合理利用互联网平台，高度重视电子档案保密工作，创新管理制度和管理方法，以此来不断提高电子档案管理的质量和效率。

（二）健全安全防护制度

在档案信息化建设过程中，提高档案信息利用率的同时，需要对档案信息的安全性加强重视。因此在数字化背景下，需要对档案数据安全防护制度进行健全和完善，并在档案信息化建设过程中，从资金、管理、技术等方面，对系统安全保障等内容进行充分考虑，从而使保障制度进一步完善。其次在档案管理信息化建设时，还应对人力资源及各类机械设备加强运用，使安全风险管控力度强化，档案保密工作水平提高。另外需要对档案数字管理系统应用范围及方法进行科学管理，其中涉及内容有：信息库备份、客户权限控制以及对入侵检测及数据加密等技术加强应用，使网络安全问题得到有效解决和处理，对黑客攻击行为进行有效防范，使档案安全性切实提高[4]。

（三）加强安全管理力度

1.完善电子档案信息权限管理和审批机制

对电子档案系统中的所有权限要进行合理的划分，对于敏感信息的读取、查询要应用权限管理的方法，限制其共享范围。对于电子档案的收集、整理、存储、提供利用、销毁各个环节，要严格履行审核和审批机制，各级人员相互制约。电子管理系统要根据查阅人员的涉密级别对其进行开放，对于没有达到涉密等级的人员需提交申请，由其直属领导进行审批。

2.建立档案信息安全责任制

电子档案的易变性和不稳定性决定了电子档案信息必须有专人进行全程监管。建立单位风险防范机制，对于发生电子档案失泄密情况造成严重损失的情况，务必要追查责任人，严肃处理。只有通过“各守其责、各司其职，”的联合统一防护，在日常工作中，持续增加电子档案的安全保障能力，通过实践的反馈，也可以促进安全责任制的完善和提升。

（四）重视硬件与软件管理

1.软件与硬件设施要匹配

为了确保电子档案管理工作顺利稳定运行，应当提供与之相匹配的软件与硬件设施，以此确保大量信息被有效收集、存储以及传递，实现档案管理的科学化与智能化效果。在此过程中，各级企事业院校单位应当运用现代化技术，将整理保存好的电子档案备份处理，依靠刻盘的方式对电子档案进行永久性储存；要加大资金投入与制度鼓励，注重对相关技术实施研究和开发，以此提升计算机系统管理能力。

2.要定期更新、维护电子档案管理硬件设施

要按照自身的经济状况，采购实用性较强的计算机设备。通过加强软件、硬件设备的管理力度，可以为电子档案管理工作创设良好的工作环境，确保电子信息录入及时准确，存储更加安全且查询更为便捷。

（五）提升网络安全技术水平

第一，防火墙技术。现阶段的电子信息档案管理工作中，信息系统建设需要高度重视防火墙设置的科学性及合理性，这可以最大限度抵御网络环境的负面影响，有效控制非授权的外部访问。同时，防火墙技术也可起到预防病毒的作用，避免病毒直接入侵计算机系统，保证电子信息档案管理的质量。

第二，加密技术。电子信息档案传输、存储及应用的过程中，加密技术发挥着十分重要的作用，合理利用加密技术可以有效避免电子信息技术传输中所产生的信息窃取风险，同时，充分利用加密技术也可以确保信息使用及管理的安全，防止发生严重的信息泄露问题。

第三，设置访问权限。设置访问权限的主要目的是防止非管理人员调取并篡改电子信息档案。设置访问权限后，可有效预防外部访问问题，避免黑客对电子信息档案系统的侵害。

第四，备份技术。电子档案备份能够立足软件与硬件及人工备份等多个角度，采取多层备份措施来有效减轻由于档案丢失所产生的负面影响。电子档案存储中应高度重视存储的多元化特征，纸质档案应与电子档案同时保存。

（六）提升电子档案密级

根据《保守国家秘密法》第16 条“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者上级机关应当及时解密”，单位定密归口管理部门对在保密期限内不需要继续保密的档案应及时办理变更密级手续。对于单位原始定密产生的档案，档案部门每年可对已到保密期限的档案进行逐份审查，登记造册提供给单位定密归口管理部门，定密归口管理部门组织相关专业技术人员对已到保密期限的档案进行判定和取舍，由单位保密工作领导小组做最后审查，对于需要解密降密的及时办理解密、降密手续。对于派生定密产生的档案，单位定密归口管理部门应积极与上级单位沟通协调，最大限度地保证派生定密产生的档案资料及时调整密级，避免出现“重保轻用，利用不足”的现象[5]。

（七）提升专业化的电子档案管理工作人员专业水平

培养专业化的电子档案管理工作人员，解决档案管理工作中的问题，引导着单位员工树立正确的档案工作意识，加强对档案工作的重视。因此，要在单位内部培养专业化的档案管理人员，通过开展专业知识培训、招聘专业化的高素质人才，构建电子档案管理高素质专业服务团队。单位中原有的档案管理工作人员，需要紧跟时代发展的脚步，在工作中不断提高自身专业能力，吸收借鉴国外的优秀档案管理经验，促进单位的档案管理更加先进[6]。

结束语

综上所述，单位档案是单位在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录，是单位知识资产和信息资源的重要组成部分。在电子化、数字化转变过程中，电子档案信息安全保密成为重点关注内容。在实际保密管理中，部分安全问题逐渐显现，电子档案管理存在一定保密问题，因此，围绕电子档案信息保密展开研究是极有必要的，可有效保障电子档案的信息安全，促进各领域的稳定发展。