当前档案机构改革若干问题探讨

白洁 邰喆

（通辽市地方病防治站，内蒙古 通辽 028000）

创新发展理念是前提，档案工作人员要充分利用好机遇，即国家环境向好、信息技术迭代发展、档案法规体系愈加完善、局馆分设等，同时也要关注发展过程中面临的挑战，即顶层设计与落地实施有效衔接、档案法规体系进一步完善、局馆高度协同以及信息技术纵深应用等，不断优化工作模式，关注档案工作精细化程度和智能化程度的提升，打造出更加符合时代发展需求的档案工作品牌。

一、档案机构改革概述

档案机构改革迈出第一步的时间为2018年3 月21 日，可追溯至中共中央印发的《深化党和国家机构改革方案》，其中强调档案机构改革要以国家治理体系和治理能力现代化为导向，以推进党和国家机构职能优化协同高效为着力点，通过科学改革，对职能配置实现针对性优化。档案机构改革体现为“一个改变”和“两个不变”。“一个改变”指档案局馆分开设置，自2018年3 月21 日起，档案机构改革工作逐步推开，截至2018年12 月，我国大部分地区档案局实现了职能优化配置，即档案行政管理部门承担档案行政管理职能，开展顶层设计、档案执法、档案宣传教育等工作。综合档案馆行使档案收集、管理和开发利用职能，主要包括利用档案资源进行爱国主义教育、公开档案信息等。“两个不变”指档案工作管理体制不变、档案工作职责使命不变。面对档案机构改革形势，档案工作人员要明确局馆职责，各司其职，充分履行好各项职能[1]。

二、新时期档案馆档案管理工作面临的新挑战

（一）档案信息资源建设面临的挑战

档案馆在推进档案信息化建设过程中应将档案信息资源建设作为重要方面加以有效落实。但从当前看，部分档案馆对于档案信息资源建设还存在重视程度不足问题，特别是部分档案馆的主要领导受到传统思想的束缚，认为档案馆工作应以档案信息资源的保管和利用为主，对于档案信息资源开发的重视程度不足，导致档案馆的档案信息工作仅局限在档案资源管理方面，忽略了对档案信息化建设以及档案工作信息技术管理。

（二）部分档案业务流程不够规范

当前我国档案馆档案业务流程整体较为规范，但仍有部分业务流程不够规范，主要集中于电子档案业务流程规范性不足。有的档案馆并未建立和收集电子档案，即使有的建立了电子档案流程管理，但本质上依然是实物档案的业务管理流程，并未实现与元数据的无缝衔接。随着我国互联网+技术的不断发展和完善，2018年国家档案管理规定中明确指出将业务、电子邮件、网页信息及相关社交媒体均纳入机关档案管理范畴，然而此类档案中存在大量的非结构化数据，且数据来源相对分散，所涉主体较为复杂[2]。

（三）档案精准服务面临的挑战

当前，随着经济社会不断发展，广大人民群众对档案服务也提出了更高要求，档案馆在精准服务方面应大胆改革创新。但从当前看，部分档案馆在档案精准服务过程中仍然属于被动导向模式。档案馆并没有树立“以用户为中心”的档案思想，在档案服务过程中更多是面向多数大众的一般性服务，并没有对用户信息和需求进行深入挖掘和整合，也没有了解当前广大人民群众对于档案馆信息资源建设的实际需要，对于广大人民群众档案信息需求动向掌握得不够全面，难以实现档案信息资源开发与用户需求的有效衔接，在一定程度上影响了档案馆档案信息服务质量。

三、当前档案机构改革后档案管理工作策略

（一）进一步完善档案法律法规

依法治国是党和国家治国理政的基本方略，而《档案法》是目前唯一一部与档案相关的全国性法律。从地方行政法规的内容来看，重复性的章程较多，覆盖范围不广，缺乏一定的可操作性，也不能很好地突出地方特色。在后续法律空白的情况下，仅仅依靠《档案法》和地方行政法规已不能应对复杂的档案管理工作。尤其机构改革后，档案行政执法和档案业务工作中难免会迎来新局面，面对新问题。若要彻底解决遇到的问题，将档案事业持续向好的局面发展下去，势必要将好的经验和需要解决的问题及时纳入法制的框架内，进一步推动建立和完善档案行政执法责任体系，不断加大档案行政执法监督力度，确保档案的立法和修订能不断适应档案事业发展的新形势和新要求。

（二）加大档案工作宣传力度，树立共享意识

首先，各级档案部门要牢固树立并积极践行“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念，主动把档案事业融入“四个全面”战略布局和“五位一体”总体布局当中，强化顶层设计，加强高位谋划，加大宣传力度，以改变一些领导对档案工作重视不够的现状；其次，要注重对专兼职档案人员的教育培训，提升档案职业能力和水平，要通过建立档案工作人才库、举办档案工作研修班、开展档案知识在线教育等途径，加强对从业人员教育培训的规划管理与监督指导，使其能够适应新形势下的素质要求，提高其创新开展工作的能力。

（三）强化信息化建设，努力在加速档案工作转型发展

上有新作为。继续推进各级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化工作，推进电子文件归档与电子档案单套管理，完善电子档案移交与接收管理制度，提升档案馆电子档案接收能力。加速数字档案馆（室）建设，鼓励条件具备的国家综合档案馆、机关档案室参加国家级数字档案馆测试和数字档案室评价，推进企业数字档案馆（室）建设。根据国家档案局试点工作要求及统一部署，推进省档案馆电子档案长期安全保管试点工作。完成省农业农村厅电子文件归档与电子档案管理试点建设，形成可复制的经验在省直单位推广。拓宽各类社交媒体档案利用渠道，扩大数字档案资源共享和惠民范围[3]。

（四）档案馆工作规则应注重一体化建设

档案馆工作是一项复杂的系统工作，档案馆工作规则作为指引各项工作开展的重要依据，应与档案管理工作相契合并注重一体化建设。档案馆工作规则要将标准规范作为建设重点，要将纸质档案与电子档案进行区分，形成两套业务标准与技术规范，切实提升档案馆档案管理工作的水平和能力。特别是在档案信息化建设过程中要注重业务标准、技术标准、管理标准和评估标准制定的相关要求，确保档案馆所制定的各项标准和规范符合国家的相关要求，也切合档案馆工作实际，形成一体化的管理模式。

（五）流程优化，准确识别档案核心业务

档案馆业务流程优化及创新本身是个系统化的复杂工程，整个过程需尽可能控制成本，在数量众多的业务流程当中准确找出可切实提升组织性的核心业务流程，并在此基础上进行业务流程优化及创新。整个优化及创新操作的重点需集中于档案业务的前段控制层面，切实做好前期的归档规划，如设定好所需归档的范围、著录项及各环节质量标准、数据采集范围等。在规划文件形成之初，严格依照所设定程序来执行相应的规范管理，这样档案的分类、管理、著录等操作均将通过系统实现自动完成。整个业务流程由以往人工操作为主、计算机技术为辅转变为计算机技术为主、人工操作为辅的智能化运行模式，由此产生的档案管理效率必将大幅度攀升，最终实现档案文件归档即可入馆为用户提供便捷利用服务效果。

（六）主动适应改革，改变传统工作模式和习惯

机构改革后，地方档案局馆要主动适应改革，改变长期以来局馆合一的工作模式和思维惯性，档案行政管理部门今后应以依法行政、依法治档、依法监督、提升档案事业治理能力和现代化水平为总体目标，站在如何更好地推动档案事业整体发展的角度，围绕档案立法、顶层设计、行政执法、行政监督指导、宣传教育等方面开展工作，主要发挥宏观统筹协调和档案行政监管的作用，综合档案馆应思考作为文化事业单位，如何摈弃行政化，更好地发挥“五位一体”功能，突出公共性、服务性和开放性，提升专业化服务水平。档案学会应进一步克服行政化倾向，逐步承担更多的档案社会化服务内容[4]。

（七）局馆合作的协同性与高效性

1.坚持“党管档案原则”。新时期的方案工作，强调依法而治，突出“党管档案工作”基本原则，政府对档案工作起到统一领导作用，基于此，局馆合作方面，要进一步强调“党管档案工作”这一基本原则，按规定进行分级领导，明确局馆具体职责，推动工作有效落实。在当前和未来的档案管理工作中，工作人员都要注重推行和不断完善“从中央到地方、从档案形成部门到档案管理、监督部门的完备”的国家档案治理体系。档案行政部门要加强行政协调管理，实现统筹抓，共促进。

2.以改变促发展。局馆合一的管理模式已经不能适应新时代的方案管理工作需要，从局馆机构改革后，二者的关系出现了变化，职能也在一定程度上出现变化。档案局馆面临这一发展形势，还没有完全适应局馆分离的工作模式。为进一步提升局馆协同性与高效性，档案工作人员应进一步围绕“依法行政、依法治档、依法监督”三个核心，从现代化建设角度出发，再次明确局馆职责，形成二者协同并进的良好局面。

（八）推动多元化档案管理服务

档案数据管理创新是提高档案管理服务效率的基础。在“互联网+”的背景下，档案管理需要运用网络思维模式，在进行资源数据的管理中引入大数据管理理念，以及进行权限范围内的资源共享等。在进行档案管理中需要对资源等进行辨别和分析，目的是促进在档案数据等方面的真实性和全面性。在大数据运用的背景下，需要对档案等做好定性和解释说明，在档案管理中需要借助大数据等进行知识的挖掘和分析，运用科学的技术方法促进档案管理服务等方面的效率提升。在服务质量上，可以根据服务标准等确立档案的发掘知识，借助科学技术方法等促进档案管理的效率提升。在档案服务质量方面进行精准性匹配管理，通过用户大数据的分析，形成在服务方法和服务模式方面的精准性匹配。在档案多元化服务过程中主要是从适用目的、路径和服务的内容等方面进行论证。在进行档案管理服务的过程中需要建构奖惩机制，通过责任的划分，加大档案服务效率。在档案管理体系的建构中需要梳理定期管理，优化治理措施等方面的管控等。

（九）提升档案管理团队的整体素质

企业要提升档案管理团队的整体素质，当前众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素，档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业在选择档案管理人员时，要根据企业的实际情况选择，要考察上岗人员的工作能力，也要考察工作人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。

结语：面对新的发展形势，我国档案工作人员也在不断艰辛探索，推行了新档案法，进行档案机构改革，并强调围绕信息技术发展更加完备的电子档案。但是面对时代提出的转型发展要求，档案工作人员则要进一步立足本职、更新思路、走好当下档案管理之路，铺垫好未来档案工作之可持续发展根基。