工程资料在工程管理中的重要作用

于德永

（即墨区房地产业发展服务中心，山东 青岛 266200）

一、工程资料的重要性

（一）工程进行的依据

工程资料包括前期施工环境资料的收集、各企业材料的价格和质量、图纸、人员安排表等。收集施工现场周围环境是设计的重要依据。设计人员需要根据土壤地质、水流和地下条件规划具体的图纸。各公司工业材料的价格和质量是企业投标的主要依据，企业需要根据这些资料采购原材料和预算资金。同时，施工过程中原材料的价格变化也是工程资料的一部分，是工程造价最终结算的重要依据。图纸是工人在具体项目实施过程中的工作计划，为施工方法和分工提供依据。通过图纸研究，技术人员可以划分区域，对工程的各个部分进行联合施工，提高了施工效率，缩短了工期，降低了工人的工资和费用。人员安排表主要是对工人的班次、开工时间、下班时间、节假日、加班时间等进行具体安排，使工人能够有条不紊地进行施工，为工人提供具体的工作时间，减少不必要的纠纷。因此，工程资料在项目实施中起着重要的作用。为工程设计提供前期必要的资料，为投标提供价格参考，为工人提供工作描述。如果没有工程资料，可能会出现设计图纸变更多，人员分布混乱，经过一些施工后整体不一致的情况。因此，必须重视工程资料的收集，为项目的具体实施提供依据。

（二）强化监管整理

其实项目信息化的过程也是一个对整个项目进行监管的过程。工程材料记录了人员流动、资本输出、材料使用、工程建设等。通过整理相关资料，监理人员可以大致掌握工程实施情况，间接监督工程建设，规范工作人员行为，提高工程建设速度。同时，工程资料是改进监理活动的基础。监管人员可以查阅相关记录，计算实际财务状况，并与账户记录进行比较，以了解项目。因此，工程资料可以加强工程监理。通过工程资料加强项目监管，可以有效控制资金流向，保证公司资金落实。如果不记录具体环节的执行情况，可能会导致监管困难甚至困难。因此，记录具体环节的执行情况是非常重要的。

二、项目施工中工程资料存在的问题

（一）日常档案资料管理不规范

理想情况下，在项目建设过程中，投入一定的人力物力进行档案管理，可以保证项目建设与档案管理进度同步。但在现实中，一些建设单位往往在工程竣工后集中人员收集整理档案。此时不仅档案整理困难，而且对于时间跨度大的项目，档案不完整的问题也并不少见。在档案与工程建设的整合和归档没有有效结合的情况下，档案的收集只满足质量和规范要求。经建设单位签字认可后，监理工程师不再提问。建设单位收回档案后，只按规范整理归档，没有充分发挥档案管理的作用。因此，从管理的角度来看，目前档案管理的规范化程度较低。

（二）工程档案管理制度不规范

许多企业普遍认为工程档案管理是一项可选工作，这项工作是否有效对企业利润的实现影响不大。因此，他们逐渐放弃了对这些工作的人力、物力和财力的投入。也有很多企业认同施工过程中的档案管理是否科学规范，对工程整体质量影响不大，导致他们在管理过程中放弃了对档案的有效管理，没有制定有效的管理制度。同时，在工程档案管理和监督方面，有关部门没有建立专门的档案管理和监督人员制度，建设监理单位为施工企业提供了各种优质服务，帮助他们在施工过程中控制工程质量、进度和施工技术。因此，监理单位在施工单位档案管理中也应承担相应的管理和监督责任，确保工程档案管理的全面性和有效性。

（三）项目档案管理人员素质低

工程档案管理人员是直接参与工程档案管理的工作者。他们的工作效率和综合业务素质对工程档案管理水平有很大影响，制约着档案管理建设的发展。在当前形势下，我国从事工程档案管理的员工不是经过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能和知识，管理人员在上岗前缺乏有效和系统的培训，不能有效执行管理制度的规定，施工企业没有采取有针对性的监督方法和有效的管理措施。

三、解决方法

（一）保证工程档案资料管理质量

要求项目档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要统筹规划，各项目单位需要对施工情况进行严格记录，并按照相关记录规范填写资料。比如录音的时候一定要用黑笔，所有的表格都要按照规范来画。涉及的照片资料不能与原件和文字绑定，需要复印后才能绑定；所有记录的资料必须由上级领导签字，项目领导进行初步审核。如果资料有问题，需要重新记录。资料合格的，由项目负责人提交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行二次审核。有问题的资料应返还给项目负责人，并明确标注错误内容和修改意见，以便资料重新整合时更加方便；合格资料由企业统一回收，按项目类型和项目名称进行记录，并及时录入计算机，形成档案电子索引，便于以后的信息查阅。

（二）积极建立健全建设项目档案管理制度和体系

在新的历史发展时期，许多工程项目单位逐渐认识到档案管理的重要性，开始寻求档案管理的效率和质量。最重要的一点是，建设项目档案管理系统也已提上日程，注重提高档案管理人员的管理意识和创新意识，逐步培养档案管理的思维和理念，全面提高工程项目建设中资料和信息的收集、整理和归档。在进行档案管理的过程中，必须实行专职负责，实现档案管理的专业化和统一化，理顺档案管理的流程和脉络，明确档案管理人员的岗位职责，进一步规范和约束档案管理行为。同时，建设项目档案管理人员必须努力工作，在工作中注意总结和掌握高效的工作方法，理顺档案管理流程，最大限度地实现档案管理工作的规范化和标准化，确保每一项档案管理信息都能及时准确地归档和查阅。此外，在新的历史发展时期，要重视信息采集系统的建设和发展，将现代信息技术引入建设项目档案管理，充分发挥其优势，不断创新工程信息采集方法和手段，有效促进工厂建设项目档案管理的制度化和规范化。

（三）加强思想认知，进一步扩大档案管理的范围

各项目组和领导要增强思想认识，深刻认识项目档案管理的重要性，高度重视项目档案管理在实践中的发展，提出要求，有效解决发展中的实际问题。同时，将项目档案纳入项目建设技术和管理程序，明确责任并落实，合理科学地配置各种资源，严格遵循基本准则，即项目建设和档案管理不能脱节，两者要积极同步推进。简单来说，在项目建设的整个过程中，必须有档案管理人员的参与。比如从项目开始，就要及时将相关工作材料归档，纳入档案管理。在这一阶段的工作中，很多材料非常重要，需要及时收集、整理、审核，进入档案管理流程。项目建设完成后，相关文件资料应进入档案管理程序，将项目档案管理与整个项目充分整合。在此过程中，要特别重视工程建设的合同管理和监督管理，发挥约束机制的作用。在签订合同的过程中，要对归档材料的数量和属性有一个大致的了解，基本确定每一类合同材料的归档时间。在工程承包质量保证金中，它涵盖了与保证金相关的工程建设档案的相关内容。如果在归档过程中发现相关寄存信息缺失，将不会严格按照管理制度进行受理和归档，并积极发挥档案管理的重要作用，重点发挥监督和规范功能。此外，项目建设档案管理也应纳入项目建设计划，以确保项目立项、建设、验收和检查之间的同步，档案管理的重要性可以体现在整个项目建设过程中。

（四）提高工程档案管理人员的能力

施工企业缺乏对档案管理人员的全面培训，导致业务能力不足。管理能力可以从管理人员的单位层面和个人层面两个方面提高。单位在聘用新人员负责档案管理业务时，应当对管理人员进行专业技能培训，增强他们对档案管理知识的理解，帮助他们提高工作质量。管理者在工作过程中，要不断加强业务知识的学习和积累，不断自学，有利于提高综合业务能力。在学习过程中不断总结，要及时纠正一些消极的思想，为以后提高工作质量和效率打下基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作的实际需要和时代发展的要求，积极取得与档案管理相关的职业资格证书，证明自己在档案管理行业具有相应的能力，这也可以引起施工企业领导对档案管理的重视，促进档案管理的稳步发展

结束语

随着建设业的快速发展，施工企业也面临着巨大的挑战。企业在发展过程中要注意各环节的均衡发展。工程档案管理在企业管理中起着重要的作用。越来越多的施工企业在管理过程中重视工程档案的管理。他们从自身实际出发，运用科学的管理方法，构建有效的管理体系，提高管理者的职业素质，促进行业的可持续发展