数字档案在现代档案管理中的运用分析

谢歆琳

（桃江县地质环境监测站，湖南 桃江 413400）

结合现代化信息技术提升档案管理工作质量，能够有效实现档案管理工作模式的创新。目前在档案管理工作中存在很多问题，例如工作人员管理能力不足、没有认识到档案管理工作的重要性、忽视了数字化管理模式的应用等。因此政府部门以及企事业单位需要转变档案管理工作理念，认识到现代信息技术的应用价值，把该技术优势充分发挥出来，实现数字化档案管理模式。

一、数字档案管理模式技术应用价值

（一）数字档案管理符合时代发展需求

档案管理的资料内容，详细记录了政府机关部门和企事业单位的发展凭证，属于社会发展不可缺少的重要资料文献，为后续各项工作的开展提供重要参考依据。近些年来，我国现代化信息技术的应用越来越广泛，各行各业几乎都离不开信息技术的使用[1]。在档案管理工作当中应用信息技术优势，能够实现数字化档案管理模式。数字档案实现了数字化办公，属于无纸化的档案管理。数字化档案管理实现了档案管理工作的智能化，让整个档案管理工作流程更加简洁，方便，节省更多人工成本的消耗，有效提升了档案管理工作效率和工作质量。因此政府机关部门以及企事业单位都需要具备先进的档案管理工作观念，搭建出更加有效的大数据管理平台，采用数字化信息技术来实现档案管理，不断提升单位内部档案的应用效率，确保符合新时代发展需求。

（二）提升档案管理效能

数字化档案管理模式的广泛普及，能够有效减少在人为档案管理中出现的失误，还能够不断提升档案管理效能，实现档案管理工作的高效开展。在传统档案管理工作当中，需要整理的档案信息量比较大，企业要为其付出大量的人力、物力资源，无形中造成了较大的资源浪费。结合现代化信息技术的应用，则能够使用数字技术来代替人工完成各项工作，节省了劳动力的同时，也能够减少工作失误的出现，提升工作效率和工作质量。信息时代的创新发展，给档案管理工作带来了新的挑战，同时也指明了新的发展方向。现有档案管理工作人员需要认清数字化时代发展对档案管理工作提出的要求，创新档案管理意识和管理技能，根据在传统档案管理中存在的不足之处，结合现代化信息技术应用进行有效的创新和弥补，提升档案管理工作效能。政府部门以及企事业单位都要认识到档案管理工作人员个人能力提升的重要价值，不断强化档案管理人员的素质培养，这样才能够整体提升到管理水平。

（三）提升社会对于档案管理重要性的正确认知

完善的档案能够为社会发展提供有效的数据信息，为社会发展提供重要的基础保障，同时也为科学技术的创新提供了重要依据，可以说档案管理工作影响着整个社会的可持续发展。开展数字化档案管理模式，能够进一步提升社会人民群众对于档案管理重要性的认知[2]。当前社会中，一部分企业和群众忽视了档案管理工作的重要性，认为档案管理跟库存管理相类似，都属于后勤工作，仅仅只是把单位具有的文献资料，进行整理和保存即可，导致档案应用效率比较低。再加上档案管理工作内容比较复杂，工作量比较大，管理人员很难全面完善的顾及到所有工作细节，往往给档案管理工作留下很多安全隐患。利用数字化信息技术应用，能够搭建出更加高效的数据管理平台，让政府机关单位和企事业单位上下都明确地认识到档案管理的重要性，并积极主动参与到档案管理当中，遵守档案管理要求，做好档案的保存、保管和应用的工作。

二、档案管理数字化管理现存不足之处

（一）数字化建设进度不足

实现数字化档案管理工作，需要结合信息技术以及相关信息设备的应用。受到客观因素的影响，我国各个地区实现档案管理的数字化建设进度不足，没有把数字化管理模式贯彻落实到实处。首先一部分档案管理工作单位没有认识到数字档案管理的重要性，对于数字信息化管理平台的建设不够积极主动，没有及时的创新信息化管理设施，难以满足数字档案的管理需求。再加上一部分工作人员受到了传统档案管理工作模式的影响，没有积极主动学习数字档案管理相关技能，虽然具备了相应的设备，但是还在使用传统的人工管理模式，没有把数字化信息技术优势充分发挥出来。政府机关部门以及企事业单位仍然认为档案管理工作属于后勤管理工作范畴，没有做好相应的监督工作，导致当前档案管理工作，形式化比较严重、模式比较单一，数字档案整体建设进程比较滞后。

（二）数字档案的安全系数比较低

档案属于比较重要的文献载体，能够把社会发展中产生的大量信息详细记载下来，为后续工作的开展提供科学依据。目前数字化档案管理模式越来越普及，有效提升了档案管理工作效能，但是也带来了档案安全性问题。数字档案管理需要结合信息技术的应用，也就造成了不法分子可以利用网络漏洞入侵数据管理平台，盗取该平台中保存的数据和资源，威胁到档案的安全性和可靠性[3]。当前网络信息技术不断创新发展，需要人们对档案的数据信息安全性加强重视。档案很容易出现被删除、被破坏和外泄的情况，造成这一问题的主要原因是管理人员安全意识不强，在档案管理当中出现违规操作，个人职业道德不足，严重威胁档案的安全性和可靠性。例如，建筑企业单位内部的档案内容包含有城市基础信息、市政设施信息、水文地址信息等，是开展现代化城市规划、工程设计和工程施工的重要依据。如果出现数据信息被盗或者是篡改的情况，会严重威胁建筑工程的顺利开展，甚至会对城市的可持续发展造成直接影响。

（三）档案管理人员素质不足

想要实现数字化档案管理模式，管理工作人员需要具备基本的档案，管理工作知识和技能，熟练的应用信息技术和计算机技术来完成档案管理，利用档案信息化管理平台，保障档案内容更加安全可靠。当前一部分档案管理工作人员受到传统观念影响，忽视了数字化档案管理的重要性，带动着下层管理工作人员也认为档案管理工作不重要，没有积极主动地进行档案管理工作的创新，并不符合时代发展需求，并且档案应用效率较低，没有把真正的档案价值发挥出来。

三、信息时代数字化档案管理有效措施

（一）搭建出数字档案管理平台

社会各行各业发展已经离不开信息技术的应用，在当前的发展背景下，想要实现档案的数字化管理，需要首先搭建出完善的数字档案管理平台，在其中引入云计算技术的应用，把数字化管理技术优势充分发挥出来[4]。政府机关单位以及企事业单位内部负责进行档案管理的工作机构，需要认识到数字化档案管理的重要性，并顺应时代发展需求创新档案管理观念。针对数字化档案管理平台建设加强资金支持，实现档案管理工作模式的创新。政府部门要以身作则首先参与到数字化档案平台建设过程中，保障数字化档案管理系统的正常运行。政府部门以及企事业单位要充分利用云计算技术优势，在系统当中制动出一系列的操作指令，让用户能够利用网络搜索引擎来查找自己需要的信息和资料，实现数字档案的有效利用。例如政府部门以及企事业单位可以在该平台当中，调取不同地区的档案内容。云端统计数据库可以根据档案使用人员的搜索指令，查找相应的档案资源为其进行提供，实现了档案资源的有效共享，也有效提升了数字化档案的管理效能。

（二）在数字档案管理平台中完善功能模块

根据当前档案管理现状，政府部门以及企事业单位需要认识到数字档案管理的必要性，优化数字档案管理系统[5]。首先需要确保数字档案管理平台，能够具备自行检索功能，在后台设置检索功能和检索模块，确保使用者能够在平台当中输入关键词即可完成档案资料的检索和查询。需要确保数字档案管理平台能够具备检索词汇的定位功能，使用关键词即可弹出相应的关联信息内容。政府机关单位以及企事业单位要结合自身数字档案管理平台的不足之处，完善查阅、检索功能、筛选功能，提升档案管理平台的检索工作效率。用户在进行档案资料查阅时，可以根据自己检索的词汇进行精准的二次化检索和定位，减少档案查阅过程和使用过程的时间消耗。结合现代化信息技术的应用，收集和管理电子档案内容，充分发挥出文件扫描和文件传输功能优势，提升电子档案建档和分类效果。同时数字化管理技术还能够实现纸质档案和数字档案的同步优化管理，确保档案的管理和存储更加安全可靠。

（三）针对数字档案管理人员进行技能培训

政府机关单位和企事业单位要打造出专业的档案管理人才团队，积极跟当地的高校合作，形成校企合作基地，做好优秀管理，人才储备工作[6]。组织现有的档案管理人员参与到培训教育当中，确保工作人员能够详细理解数字化系统的运行原理，具备基础的档案信息化管理知识，能够熟练的应用数字化信息技术进行档案管理，并正确的处理系统运行中出现的突发情况。政府部门以及企事业单位需要做好档案管理工作团队的绩效考核，形成健全的绩效考核工作机制，把薪资水平和绩效考核系数结合在一起，激发管理人员的工作积极性，主动参与到档案管理工作当中。

（四）做好档案的安全管理工作

在信息时代安全管理工作开展尤为重要。需要把安全管理工作贯彻落实到档案管理的始终，针对于管理人员、管理场地、管理设备等方面提出精细化的管理要求，及时发现在工作中出现的安全隐患，采取有效措施进行处理和解决[7]。例如要限制现有档案管理人员的权限，不能利用职权之便来违规的查阅档案内容。一旦发现在工作中出现类似行为要严肃的处理。内部档案管理人员需要互相之间约束和监督，强化安全管理工作意识，并做好档案的保密工作。档案管理需要具备规范的数字档案密件处理工作，利用抽取密件的管理方式确保数字化密件档案管理更加安全可靠。针对于带有密字的文件要严格按照保密管理要求进行处理。

结语

综上所述，结合现代化信息技术实现数字化档案管理，是档案管理工作必然发展趋势，因此政府机关单位以及企事业单位都需要及时响应时代发展号召，应用信息化技术优势，强化档案管理工作质量。建设出数字化档案管理系统，完善该平台的管理模块，做好人力资源的技能培训，满足现代档案管理发展要求。