企业档案管理创新与实践

谢杰银

（国家管网集团海南天然气有限公司，海南 海口 570105）

企业档案工作是企业工作的重要组成。企业在项目建设、生产运营、科研、产品、管理等过程中形成的大量档案资料，构成了企业信息资源的重要内容，记录着企业发展壮大的经历与历程。但是，长期以来，企业档案工作却始终未能尽如人意，企业档案工作被置于企业工作的边缘，档案部门和档案工作人员多成为机构精简、人员裁剪的主要对象，纸质档案与电子档案的管理未能很好加以协调与均衡，档案信息化建设的程度与效率也不高，阻碍了企业发展的进程。随着企业的不断发展、壮大和成熟，一些企业已开始认识到这些问题，他们纷纷着手强化本单位的档案工作，实现着档案建设与管理上的发展和创新。

一、海南LNG 公司档案工作概况

国家管网集团海南天然气有限公司（下称“海南LNG 公司”）负责建设的海南液化天然气（LNG）站线项目（下称“海南LNG 项目”）是海南省规划建设的重点能源项目，主要负责LNG的接收、储存、气化和管道输送业务。在海南LNG 项目建设过程中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案资料统称为海南LNG 公司档案。从类型上分，主要有党群类、行政类、经营管理类、生产管理类、产品类、科技类、工程建设类、设备类、会计类和特殊载体类等档案，它们是公司各项工作活动的真实记录与原始凭证，是业务工作查考、决策研究的原始凭证和重要依据，也是公司资产的重要组成部分。

自工程开工以来，随着海南LNG项目的不断推进，档案数量也随之增多，海南LNG公司围绕档案建设与管理积极开展了一系列管理创新活动与实践，并取得了显著成效。

二、海南LNG 公司档案管理创新

海南LNG 项目由接收站工程、港口工程及输气管线工程三部分组成。接收站工程建设2 座16 万立方米的LNG 储罐及其配套的卸料、储存、气化、天然气外输等设施。港口工程建设1 座可停靠26.7 万立方米LNG 船舶的接卸码头以及1 座3000 吨级工作船码头。输气管线工程新建输气管线113公里，输气能力达到138 亿立方米/年。设置5 座站场和4 座线路截断阀室，其中新建站场2 座，改扩建3 座。新建输气管线将与海南省环岛天然气管网相连接。

海南LNG 项目建设规模大、工程工期长、工作界面交叉多、参建单位多；形成的工程档案数量多、档案专业性强；档案工作人员专业水平不一。档案管理工作渗透在项目建设的每个阶段、每个环节。因此，在项目建设过程中，海南LNG公司积极探索档案工作新思路，创新档案管理工作新模式。牢固树立全员参与意识，以建章立制和队伍建设为根本，以全程管控为核心，坚持档案工作管理与工程建设同步，推动档案管理工作在新的起点上创新发展。

（一）转变观念

观念是行动的先导，实施档案管理工作的创新，首先要转变档案工作管理理念。海南LNG 公司没有陷入只重视工程进度、工程质量，不重视档案的传统观念，而是结合公司发展与要求，适时转变观念，牢固树立档案管理与工程建设同等重要的思想。工程开工前，公司领导高度重视档案工作，建立和完善了档案工作协调机制，在档案管理制度化、规范化、档案人力、物力、财力的投入、档案人员的培训等方面做了大量工作，保证了档案工作正常有序的开展。

（二）全员参与

在科学管理理念的指导下，海南LNG 公司按照“统一管理，分级负责”原则，成立了由分管领导主管、总工程师专业把关，综合管理部为归口管理部门的档案工作领导小组，负责项目档案工作的领导、组织和协调；在此基础上，组建了由各参建单位档案人员参与的档案管理网络，将设计、施工、监理等参建单位纳入网络，实行责任到人，任务到人。工程档案涉及工程建设的各个环节，贯穿于始终。因此，树立全体参建人员的档案管理意识，强化档案收集、整理工作的共同参与意识，为工程竣工资料的形成、编制和验收工作营造了良好氛围。

（三）建章立制

俗话说“没有规矩，不成方圆”。由于海南LNG 项目规模大、工期长、形成的资料多、特别是参建单位多，为加强档案工作的科学管理，实现档案工作的规范化、标准化和制度化，海南LNG 公司根据国家相关法律法规，并结合公司实际，相继制定了文件材料的收集、整理、归档、保管、利用等各项规章制度和管理办法，使档案工作有章可循、有据可依。公司不仅注重自身档案管理工作，同时还注重项目参建各方的档案管理工作。将档案管理纳入招标文件和合同条款，用合同手段约束项目参建各方加强档案管理工作。

（四）信息化建设

随着信息化技术的不断发展，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。随着海南LNG 现代化管理和信息化的不断推进，对海南LNG的档案管理工作提出了新的要求。为实现项目档案的电子化、信息化管理，海南LNG 公司购置了专业档案管理软件“兰台档案管理系统”。该软件不仅具有录入、检索、鉴定、统计、利用、编研等功能，而且可以链接电子版原文，实现原文查询、全文检索和利用等功能。兰台档案管理系统的运用，为档案归档、利用提供了技术支持和保障。

（五）队伍建设

档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。海南LNG 项目参建单位多达39 家，档案人员的业务水平参差不齐。为提高档案人员的专业知识水平和基础业务能力，公司通过多种形式和途径开展档案业务培训，提升专、兼职档案人员的业务技能。

1.“走出去”

项目建设期间，海南LNG 公司先后派出包括承包商、监理单位在内的档案人员，参加档案主管部门组织的档案专业知识培训班多达50 人次。组织公司内部专、兼职档案人员先后参加海油系统内组织的档案专业知识培训班达20 人次。

2.“请进来”

为提高所有参建单位档案人员的专业知识水平，2013 年1 月，海南LNG 公司特邀省档案局专家到现场授课培训。

为规范竣工文件的编制，严把档案专项验收关，2013 年6 月，海南LNG 公司特邀省档案局的专家上门授课培训并进行业务指导。通过专家的现场指导，实际操作，互相观摩，统一了竣工档案样本，明确了各参建单位竣工资料整理标准，也为项目档案顺利通过上级主管部门的验收打下良好的基础。

3.观摩学习

为进一步提高档案人员的业务素质，提升工作质量和管理水平，海南LNG 公司派出档案人员赴福建LNG 观摩学习其先进管理经验和做法，以指导海南LNG 项目档案管理工作。

4.开展档案先进评选活动

为进一步提升海南LNG 项目各参建单位档案工作的综合能力和业务水平，激励各参建单位档案工作者以更高的工作热情扎实做好档案管理工作，2013 年5 月，海南LNG 公司在所有参建单位中组织开展了档案先进评选活动，并对先进获得者进行了表彰。通过“评先进、树典型”的方式，激励更多的档案管理工作者创优争先，提升档案管理工作水平。

5.举办档案知识竞赛

为进一步提高海南LNG 和各参建单位文档人员的专业理论水平，增强全体参建人员的档案意识，2013 年8 月，海南LNG 公司在每年开展的“安康杯”职业竞赛活动中，增设了档案专项知识竞赛活动。档案知识竞赛活动不但使档案工作者加深了对档案知识的了解,提高了档案人员的业务素质,也使很多不从事档案工作的人员了解了档案工作的重要性,达到了宣传档案工作的目的,推动了档案管理工作再上新台阶。

（六）全程管控

海南LNG 项目档案具有规模大、数量多、专业性强、形成过程动态化等特点，项目档案管理工作渗透在项目建设的每个阶段、每个环节，档案资料的形成、收集、整理、归档必须从源头抓起，贯穿于项目建设过程的始终。因此，在项目建设过程中，实施了前期介入、中间控制纠正、后期质量把关的管理模式。

1.前期介入

在项目建设初期，海南LNG 公司就制定了工程档案管理办法，细则等制度文件，并下发至各参建单位，指导各参建单位过程文件的管理和竣工文件的编制，并根据工程进度同步修订补充，动态完善。

2.过程控制

为实现档案管理与工程建设同步，海南LNG 公司采取了细化整个建设流程，分解每阶段工作步骤的措施，明确每个阶段收集、整理、立卷归档资料的内容和顺序，强化过程管理。

（1)实时跟踪节点

在工程开工之初，公司项目组就出台了《单位、分部、分项工程的划分》，根据工程划分及各单项工程的分部分项完工节点，明确每个结点中的归档内容、归档时间及文件质量要求，落实对工程项目资料的跟踪、监督、检查、业务指导等工作，将档案工作与工程建设完全融合。

（2)统一档案标准

海南LNG 项目参建单位多，档案资料的形成标准难免不统一，会直接影响竣工档案的质量。针对这种情况，公司在工程开工之时，制定了文件统一标准，对参建单位制发《项目文档管理细则》、《竣工档案管理细则》等业务执行依据文件，详细规定项目档案的形成、积累和管理等要求，明确设计、施工、监理及建设等单位在档案工作中的职责及分工范围，工程项目的归档内容、归档时间、数量和质量以及相应的检查、控制及审查措施，为施工阶段大量档案的归档与管理打好基础。

（3)同步检查指导

为实现档案管理与工程建设同步，海南LNG 公司建立了档案巡检制度，即业主和监理档案人员采取定期和不定期抽查方式对承包商的档案资料进行检查和专业指导。每月定期召开项目档案专题会议，就存在的问题提出整改措施，并形成会议纪要下发至参建各方，以便各参建单位的领导及时了解和掌握本单位的项目档案管理现状，加强督导。同步检查指导确保了档案整理的规范性、内容的完整性、文件的齐全性，为竣工资料顺利移交和档案验收打下良好的基础。

3.后期质量把关

为规范竣工文件的编制，提高档案整理质量，海南LNG 公司推行项目档案预立卷及首件档案认可制。公司要求各参建单位按照竣工文件编制要求开展首卷档案的预立卷归档，由公司档案人员及技术负责人对预立卷和首件档案整理工作进行现场指导，直至首件档案通过检查认可，并以此作为后续档案的整理样本。通过现场指导，实际操作，切实规范参建单位档案整理质量，从而进一步严把项目档案质量关。

4.与工程建设同等表彰

为提升海南LNG 项目各参建单位档案工作的综合能力和业务水平，激励档案工作者以更高的工作热情扎实做好档案管理工作，海南LNG 公司在每年开展的“安康杯”职业竞赛活动中，增设了档案知识竞赛和档案先进评选奖项，将档案管理工作与工程进度、工程质量同等表彰，这在工程建设史上是一个创新。