京津冀协同发展背景下人事档案数字化和人才服务信息化建设现状及对策研究

钱秀菊 刘娜 张晓东

（1.承德市就业服务局，河北 承德 067000；2.承德市社会保险事业管理局，河北 承德 067000）

近年来，随着社会经济的快速发展和互联网的不断扩张，京津冀一体化进程加快，鉴于此，国家主管部门必须加强管理，提高档案管理质量，适当引进先进的计算机技术；做好现场和对外沟通工作，完善相关服务和管理，不断推进人事档案数字化和人才服务信息化建设[1-2]。在京津冀协调发展背景下，已将人事档案信息化已作为所有信息管理的主要管理方式。电子档案的传输有两种方式：在线联网和离线[3]。为了确保档案的顺利移交，我们需要确保环境安全。近年来，中国更加重视人事档案管理，并发布了一系列支持和管理这些档案的策略，然而，当前人事管理中不可避免地存在一些问题。

一、实现人事档案数字化和人才服务信息化的意义

（一）有利于招聘工作效率和质量的提高

充分利用信息档案的大数据优势，不但可以获得更多流动人员的相关数据，而且可以扩大数据获取范围。例如，几乎所有的流动人员工作变动的相关信息和数据都会记录在人才市场数据库中，如某个行业、某家公司甚至某个职位，利用人工智能数据对优势进行分析有利于公司人力资源工作人员快速对合适的候选人进行筛选。

（二）有利于强化人才培养

实现人事档案数据化和人才服务信息化可以丰富人才培训工作形式。因为人事档案大数据可以和互联网连公司管理者连接，因此在对员工进行分析时可以借助电子数据进行分析，不但分析准确而且实现了以员工为中心[4]。通过对员工进行准确分析可以对员工的学习需求和定位进行快速辨别，从而制定出合理有效的培训方案，帮助员工快速达到工作需求。

（三）有利于对人才进行全面有效的测评

在职业测评领域中，人事档案数字化和人才服务信息化具有重要意义，利用人事档案数字化户数可以快速分析流动人员、从事岗位、工作领域以及工作时间等，进行分析之后，针对人才培训和绩效考核再进行分析，可以及时发现工作人员在工作中存在的问题和缺点，从而进行解决和改正[5-6]。借助信息化优有利于更快和更精准的进行信息采集，然后找到数据库中我们想要的信息和隐藏我们想要的信息，从而实现快速测评和得到理想的结果。

二、京津冀协同发展背景下人事档案数字化和人才服务信息化建设现状

（一）数字化标准不完善

目前虽然有很多企业已经对在实际人事档案管理中应用数字化技术引起重视，但因为对数字化技术应用起步等原因导致数字化人事档案管理的标准体系不完善。在实际进行数字化人事档案管理的过程中，没有根据实际需求修订和执行数字化保管、录入、扫描、传送和归档等规范和标准[7]。

（二）人事档案信息安全受到威胁

随着社会的进步和科学技术的发展，人事档案管理水平也在不断提高，逐步实现了数字化，不但有效提高了档案查找的效率，对于防止档案在保存和预览中损坏具有重要作用。但在如今大数据背景下，人事档案信息泄露的风险也更高[8]。电脑在黑客攻击下，人事档案信息可能会被盗用，入侵的病毒甚至还会损坏相关数据。总而言之，虽然现在保存和管理电子档案信息变得更加方面快捷，但对于档案信息安全的保护还需要继续努力。

（三）数字化和信息化技术落后

在过去，对于档案的查找通常都是使用传统的手工查找的方式，随着信息档案数量的不断增加，查找所需的信息档案也变得更加困难[9]。在实现人事档案数字化的过程中，不但要提高工作效率，同时也要提高工作质量。另外，在信息更新和安全管理方面也要有保障，为了使人事档案管理和提高人才服务质量，实现人事档案数字化和人才服务信息化是非常有必要的。

三、加强人事档案数字化和人才服务信息化的对策

（一）加强人事档案数字化的对策

1.重视并做好档案收集、整理和审核

在进行档案的日常整理中，为了便于后续核对工作的顺利进行，信息的准确性时首先要保证的，另外，对档案信息进行分类也是非常重要的，在进行档案序号编写时，要确保目录清晰；对于人事档案的核实，要对每一卷档案进行核实，在发现有材料信息缺损时要及时对接组织或者个人进行补充[10-11]。对于档案填写不规范和信息有重复记录的情况，要及时进行处理，确保每份人事档案资料的完整和准确。定期对人事档案进行检查和对管理工作进行监督，及时发现人事档案管理中存在的问题并进行解决，建立和完善长效工作机制，推动档案数字化的工作的全面开展[12]。

2.加强档案信息安全管理

首先，建立一个标准化的档案信息数据库，检查身份证，然后进行搜索和识别，以便将现有数据，如社会保障和准备基金，直接输入信息数据库；二是完善档案数据库操作系统，不断优化档案信息的分类检索技术，强化后台监控、核查、比对功能，更有效地改进纸质和电子材料的更正，确保档案数据的准确性和完整性；三是不断引进先进的数据技术，为档案信息的输入、更新和安全提供更有效的技术保障[13]。

3.加强档案信息安全管理

一是严格控制人事档案的录入、审核和归档，尽量将人事档案的存放地点与办公室分开，设立单独的档案室和录入室，避免和减少档案管理员以外的人员随意展示档案；其次，各人事经理和数字化施工人员需签订保密协议和承诺，明确各自的职责和工作内容；第三，加强对数据泄漏的处罚，制定相关规则和制度，防止数据泄漏，确保人事档案数字化管理系统建设项目的数据接口得到保护和关闭。同时，还必须禁止建立无线网络，统一扫描仪、服务器和其他设备；第四，定期检查和维护档案设施和系统，及时更换存在安全威胁的系统和软件。

（二）加强人才服务信息化的对策

1.构建统一完善的信息化建设标准

首先要制定信息技术统一应用规范，同时配套相应的人才信息化建设标准。其次，在进管理人才信息化系统运作时，为了实现信息共享，要充分利用互联网，以便人才服务工作效率和质量的提高。为了实现不同领域的分工合作，统一人才服务信息化建设的应用平台，这样也避免了资源重复收集。最后，在遵循“人性化”的基础上进行共性网络平台和信息检索系统的构建，大幅度提高了人才服务工作效率[14]。

2.构建信息技术专业机构

在进行信息技术专业机构的构建时，要从人才服务信息化建设的需求出发。在进行构建时，可以聘请专业的技术人员在进行指导，实现人才服务信息系统的监督、完善和更新以及实现对整体职员的具有针对性的专业培训。除此之外，为了实现长效运营机制，要有与之配套的统一化管理标准和规范。

3.利用信息技术创新和完善人才服务体系结构

为了能够有效提高人才服务机制的信息化水平，应该充分利用信息技术机制；对办公室的设备进行替换，尽可能地替换为信息化设备，例如将人工档案记录替换为计算机记录等，从而提高办公信息化水平。在进行人才资料的搜集、整理和管理是利用信息技术，从而提高工作人才服务工作效率。

结语

在如今数字化和信息化时代背景下，为了提高人事档案管理水平和人才服务工作质量，在人事档案管理和人才服务工作中应用数字化技术和信息化技术是大势所趋。实现人事档案数字化和人才服务信息化不但可以有效提高工作效率和工作质量，对于促进单位和企业发展具有重要意义，在京津冀协同发展背景下，更应该对建设人事档案数字化和人才服务信息化引起重视。